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Il existe plusieurs moyens pour les salariés de faire des dépenses en entreprise. Mais aucune n’est aussi efficace que l’utilisation de cartes bancaires d'entreprise !
Pour autant, il n’est pas si facile de se repérer parmi la multitude de cartes bancaires professionnelles existantes. Alors pour vous aider à choisir la meilleure solution pour votre entreprise, nous avons décidé de faire un état des lieux des options à votre disposition !
Carte de débit, carte de crédit, carte prépayée ou carte de paiement virtuelle, ce sont les quatre meilleures cartes bancaires professionnelles disponibles sur le marché.
Si vous êtes chef d’entreprise et que la gestion quotidienne des dépenses de vos collaborateurs est un casse-tête, alors cet article est pour vous !
À quoi servent les cartes bancaires d'entreprise ?
Les cartes de débit, cartes de crédit, cartes prépayées ou cartes de paiement virtuelles sont toutes de potentielles cartes bancaires professionnelles.
Ces 4 types de cartes bancaires font déjà partie de notre quotidien, mais depuis quelques années maintenant elles font également leur entrée dans le monde professionnel.
Ces cartes bancaires professionnelles permettent aux entreprise de garder le contrôle sur les dépenses de leurs salariés, tout en les rendants plus agiles et autonomes dans la gestion de leurs achats.
Autrement dit : Fini les notes de frais, bonjour les cartes bancaires professionnelles !
Vous avez peur de laisser tomber la bonne vieille note de frais pour passer à la carte bancaire d'entreprise ? Vous y gagneriez pourtant sur tous les tableaux (temps, énergie et argent).
Grâce à nos conseils, vous allez désormais pouvoir faire le meilleur choix pour votre entreprise, en fonction de vos dépenses et besoins. Suivez le guide !
La carte de débit
Une carte de débit ressemble rigoureusement à une carte bancaire classique. Les montants sont immédiatement prélevés sur votre compte bancaire.
Elle vous permet de régler vos achats en ligne ou sur le terrain, et possède la plupart du temps un système d'assurance. En fonction des établissements bancaires, vous pourrez adapter le plafond de paiement ainsi que les services associés.
Pratique en apparence, nombreux sont les Responsables Financiers qui se mordent les doigts lorsqu’elle est égarée, bloquée, expirée ou lorsqu’elle arrive à expiration.
Tout d’un coup, ce sont, par exemple, tous les abonnements mensuels de vos logiciels SaaS qui cesseront de fonctionner. Vous devrez alors faire face au chômage technique général...une situation que les chefs d’entreprise préfèrent éviter !
Et ce sans compter le temps qu’il faudra attribuer à la gestion avec la banque et la mise à jour sur l’ensemble des sites internet où les coordonnées étaient renseignées.
La carte de crédit
La carte de crédit est certainement la solution la plus couramment adoptée par les chefs d’entreprises. Séduits par le débit différé, ce sont également des cartes de crédit à la consommation, ou renouvelables (dites « revolving »).
Elle s’accompagne aussi d’une importante gamme de services complémentaires et d’assurances, et ne comporte presque jamais de commissions liés à son utilisation.
Elle est la soeur (presque) jumelle de la carte de débit, car son fonctionnement est relativement similaire.
Elle se heurte aux mêmes inconvénients, et ne rend pas toujours facile le suivi des dépenses pour l’entreprise compte tenu du débit différé.
Enfin, à moins de posséder une carte par collaborateur, comment faire pour régler les dépenses quand le collègue détenteur de la carte est en voyage d’affaires ?
Il est temps de découvrir de nouvelles solutions plus adaptées, plus souples et plus opérationnelles au quotidien.
La carte prépayée
La carte de paiement prépayée permet de fixer un plafond de dépenses à l’avance, et ne nécessite donc pas d’autorisation de découvert.
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Cependant, certains aléas professionnels impliquent parfois d’effectuer des dépenses imprévues, c’est pourquoi cette solution n’est pas toujours la plus souple d’utilisation.
Elle peut être matérielle ou virtuelle, à usage multiples ou unique, valide en France ou à l’étranger, et doit être rechargée par un référent désigné.
Certaines solutions SaaS proposant des cartes prépayées simplifient la récolte des justificatifs de frais, permettent de suivre les paiements en temps réel et d’inclure automatiquement les informations dans votre comptabilité. Elles sont donc un gain de temps précieux pour les DAF et équipes financières.
La carte de paiement virtuelle
Nous y voilà. Une carte virtuelle est une solution dématérialisée et sécurisée permettant de régler vos achats en ligne, et simplifier vos déplacements professionnels.
Elle possède un haut niveau de sécurité grâce à l’utilisation d’un numéro de carte à usage unique. Face à la multiplication de la fraude bancaire en ligne, vous voilà maintenant bien protégé !
Sachez qu’il est également possible d’opter pour un usage récurrent, dans le cadre d’un abonnement par exemple.
Certains outils en ligne permettent de générer un nouveau numéro de carte pour chaque nouveau paiement.
La réservation de vos titres de transports, nuits d’hôtels, locations de voitures etc, devient un jeu d’enfant.
Il est également possible de contrôler le montant maximum de dépense pour chaque collaborateur, et rend le processus et contrôle bien plus simple pour l’équipe financière et comptable.
De nombreuses plateformes proposent aussi le transfère automatique des informations dans vos logiciels comptables. Les justificatifs de frais appartiennent au passé, et la vie de vos collaborateurs en déplacement devient tellement plus simple !
Chacune de ces cartes, à leurs niveaux, permettent aux équipes finance des entreprises de garder le contrôle, tout en rendant les employés plus autonomes dans leurs achats.
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Faustine Rohr-Lacoste
Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.
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