Pourquoi et comment centraliser la gestion des dépenses au siège de l’entreprise ?

Vous éprouvez des difficultés à consolider les dépenses par nature de tous les sites, agences ou boutiques de votre société ? Connaissez-vous l’intérêt de centraliser la gestion des dépenses au siège de l’entreprise ?

Cette organisation présente de nombreux avantages, tant pour l’équipe finance que pour le dirigeant et les collaborateurs en local. Sa mise en place doit suivre quelques grands principes pour une bonne efficacité et sans briser l’initiative des salariés.

Enfin, avec des outils performants vous gérez le processus de la chaîne achat de A à Z et centralisez les dépenses aisément.

1- Gestion décentralisée des dépenses : inconvénients pour une entreprise multisites

Votre entreprise grandit et vous disposez de plusieurs magasins ou agences, voire des bureaux à l’étranger ? Avec une organisation morcelée, des décisions en local, des outils informatiques disparates, etc., vous éprouvez de la difficulté en tant que DAF à y voir clair et c’est bien normal.

1.1 - Conséquence de l’absence de politique et de processus achat groupe

La gestion des dépenses décentralisée correspond souvent à un vide sidéral en matière de règles d’achats ou de notes de frais. Chacun fait ce qu’il veut, quand il veut, avec les risques que cela induit, surcoûts, litiges, rejet de dépenses, etc. Par ailleurs, la société ne tire pas profit des négociations fournisseurs à l’échelle du groupe. C’est dommage d’acheter des billets d’avion auprès d’une compagnie aérienne pour visiter les filiales et de ne pas bénéficier de ristourne annuelle.

1.2 - Difficulté pour maîtriser la piste d’audit fiable sur le plan fiscal

La réglementation fiscale impose depuis quelques années la mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF) pour tous les achats et frais de l’entreprise. Ce processus consiste à tracer les flux de la commande jusqu’au contrôle de la facture. Il suppose des procédures écrites et une documentation détaillée. En centralisant les dépenses, vous facilitez la PAF et limitez le risque de redressement fiscal.

1.3 - Manque de visibilité sur les engagements d’achat et le suivi budgétaire

En empilant les donneurs d’ordre, les valideurs, voire les systèmes informatiques, avoir une vision d’ensemble consolidée des engagements reste difficile. Comment savoir aisément alors le niveau de consommation du budget par nature de charges ? Comment prendre rapidement des décisions pour les dirigeants ?

1.4 - Complexité dans le suivi comptable, analytique, budgétaire et consolidé

Quant aux services comptabilité et contrôle de gestion, avec un pilotage décentralisé des dépenses, ils sont sous l’eau. Les imputations analytiques restent manuelles et manquent d’harmonisation. La vérification des justificatifs peu fluide et complexe prend du temps. Le suivi budgétaire et la consolidation comptable exigent de nombreuses saisies.

Telmo Vieira, RAF de Wild Code School, société de formation qui dispose de 24 campus en Europe, l’explique très bien dans son témoignage. Avant d’opter pour l’application Spendesk, il dit : « j’avais sur mon bureau des piles de justificatifs et de factures envoyés par les Campus Managers. Ils avaient avancé de l’argent et je ne pouvais donc pas me permettre de les faire attendre leur remboursement trop longtemps ».

2 - Centraliser la gestion des dépenses au siège de l’entreprise : les avantages

Inversement, centraliser la gestion des dépenses au siège comporte de nombreux intérêts pour les entreprises multisites. Quoi de mieux pour favoriser le développement de la société que de disposer d’une vision globale et d’optimiser les coûts, tout en laissant de l’autonomie en local !

2.1 - Les atouts pour les gestionnaires de l’entreprise

Les comptables comme les contrôleurs de gestion apprécient la centralisation de la gestion des dépenses. Elle s’accompagne en général de processus digitalisés qui fluidifient la transmission des informations.

2.1.1 - Une consolidation des données uniformisée avec de multiples axes d’analyse

En définissant des règles uniques pour toutes les boutiques, agences ou magasins, l’entreprise simplifie le contrôle des justificatifs et l’enregistrement des factures d’achat. Tout se gère dans un seul outil, avec les mêmes imputations analytiques pour une consolidation rapide en quelques clics.

2.1.2 - Un pilotage des budgets facilité et des reportings automatisés

La centralisation de la gestion des dépenses permet de définir des règles d’élaboration budgétaire applicables à toutes les entités. Le suivi des coûts réels et des engagements respecte cette logique. Les équipes de la finance évitent ainsi la consolidation manuelle des données de chaque restaurant, magasin ou boutique. Les reportings s’automatisent. Du temps se dégage pour leur analyse.

2.2 - Gestion centralisée : avantages pour le management

Le directeur commercial, des achats, des opérations, etc., tout comme le directeur général, tous ressortent gagnants avec une politique qui centralise la gestion des dépenses au siège.

2.2.1 - Consultation aisée des reportings groupe

Vous recherchez les coûts engagés en nuitées d’hôtel fournisseur par fournisseur ? Vous souhaitez disposer d’une répartition des notes de frais par nature de dépenses pour tous les sites ? En décidant de regrouper la gestion des achats, vous bénéficiez de réponses rapides à ce type de questions.

2.2.2 - Management des équipes avec une politique de dépenses claire et partagée

Avec des règles de dépenses claires et connues de tous, la maîtrise des coûts s’améliore automatiquement. En les paramétrant dans les outils de gestion centralisée des dépenses, l’entreprise s’assure de leur respect.

Les plafonds autorisés pour les repas ou nuits d’hôtel comme les frais de roaming à l’international par exemple empêchent les excès. Vous évitez aussi les contestations voire les rejets de notes de frais. Pour le manager d’une équipe commerciale disséminée en France ou le responsable des opérations d’une chaîne de restaurants, c’est un réel confort.

2.2.3 - Gestion simplifiée des achats et de la négociation avec les fournisseurs

Pour les managers transverses de l’entreprise, directeur des achats, DRH, directeur commercial, etc., piloter les charges c’est aussi négocier avec les fournisseurs. Décider de centraliser la gestion des dépenses au siège, c’est une manière de les aider dans cette tâche. Grâce aux reportings centralisés et automatisés, ils disposent de toute l’information financière par fournisseur, par nature de dépenses, comparée au budget.

2.3 - Avantages d’une gestion centralisée pour les collaborateurs sur les sites

Les personnes autorisées à effectuer des dépenses sur chaque site, boutique, agence ou dans les bureaux à l’étranger ont aussi beaucoup à gagner avec la centralisation du processus achat. Ainsi Robin Marandet, DAF de Onepark, une société qui utilise Spendesk pour la gestion centralisée de ses dépenses en multisites, nous précise : « en plus, c’est une solution qui plaît vraiment à toutes nos équipes ».

2.3.1 - Connaissance de la politique de dépenses dans l’entreprise

Les collaborateurs n’ont plus de doutes avec un système de gestion centralisé des dépenses. Ils connaissent la politique pour les notes de frais comme pour les autres achats nécessaires à leur activité locale.

2.3.2 - Réalisation des dépenses fluide et simplifiée

Pour regrouper la gestion des dépenses au siège de l’entreprise, vous optez en général pour une application qui digitalise les notes de frais et qui comprend des cartes de paiement. Ces processus donnent de la souplesse aux collaborateurs. Ils n’ont plus à transmettre des justificatifs papier pour se faire rembourser.

Fini aussi la carte bancaire au nom du responsable que l’on garde sous clé dans le coffre ! Avec les cartes de paiement affectées et paramétrées pour chaque entité, les salariés des sites effectuent leurs achats ponctuels ou récurrents simplement.

2.3.3 - Accès à des reportings des dépenses standardisés pour toutes les entités du groupe

Évidemment, chaque site en France ou bureau à l’étranger dispose du détail des dépenses aisément. Il suit les engagements par rapport au budget affecté à son entité en temps réel.

3 - Comment mettre en place la centralisation des dépenses au siège de l’entreprise ?

Notre guide complet pour une meilleure gestion des dépenses en entreprise vous explique comment procéder pour organiser au mieux le processus et accompagner la croissance. Dans cette dernière partie de l’article, nous insistons sur les axes à travailler pour centraliser le pilotage des dépenses et des achats.

3.1 - Définir une politique de dépenses pour l’ensemble de l’entreprise

Commencez par définir et harmoniser les règles applicables aux notes de frais comme aux dépenses professionnelles à gérer en central. Vous clarifiez ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas. Vous limitez aussi le risque de fraude et maîtrisez mieux les aspects fiscaux. Cette politique de dépenses et de notes de frais sert ensuite à paramétrer les plafonds, autorisations, etc., dans l’outil informatique qui pilote le processus.

3.2 - Choisir le type d’achats à négocier en central avec les fournisseurs

Dans toute entreprise, certaines dépenses professionnelles présentent un intérêt à être pilotées en central, d’autres non. En plus des notes de frais, passez en revue tous les postes de charges et types de fournisseurs pour déterminer ce que vous intégrez dans la centralisation. Par exemple, votre entreprise peut confier les déplacements à l’international à une agence de voyages avec qui elle négocie les meilleurs tarifs, remises annuelles, etc.

Parfois, les collaborateurs sur site réalisent librement des achats ponctuels de petites fournitures dans la limite d’un budget alloué. Ils utilisent des cartes de paiement physiques. Dans ce cas, la centralisation de la gestion des dépenses signifie uniquement un pilotage des flux financiers avec un outil commun à tous les sites.

3.3 - Conserver de l’autonomie aux collaborateurs quand c’est nécessaire

Les outils de gestion comprennent des cartes de paiement physiques ou virtuelles ? Des règles de fonctionnement communes existent ? Centraliser la gestion des dépenses de l’entreprise au siège ne signifie pas forcément la perte d’autonomie de chaque collaborateur ou acheteur sur site.

Découvrez le témoignage complet de Camille Doubey, contrôleur de gestion chez Ages et Vie, société de colocations de personnes âgées. Cette entreprise utilise l’outil Spendesk. Sa politique centralisée des dépenses laisse de la souplesse aux auxiliaires de vie de chaque site. Autonomes, ils gèrent avec la solution informatique tous les achats réguliers nécessaires pour les personnes âgées dont ils ont la charge.

3.4 - Adopter les bons processus et outils informatiques

Pour réussir la centralisation des dépenses professionnelles de tous vos sites, le choix de l’outil qui vous accompagne dans le pilotage des flux s’avère crucial.

3.4.1 - Les caractéristiques des applications idéales pour les entreprises multisites

Vous êtes confronté à une croissance des affaires, avec le rachat ou l’implantation de nouvelles agences ou boutiques physiques ? Choisissez une solution complète, digitalisée et simple à prendre en main. Vous pourrez la déployer rapidement sur d’autres entités.

L’application retenue doit permettre le pilotage des notes de frais au format électronique avec leur contrôle, remboursement et comptabilisation en automatique. Optez pour un outil de centralisation des dépenses qui comprend divers systèmes de cartes d’entreprise, physiques ou virtuelles. En écartant la carte bancaire classique, vous facilitez la gestion des droits et du turnover dans les équipes locales.

Privilégiez également un logiciel connecté aux autres applications de l’entreprise et notamment à la comptabilité. Vous fluidifiez au maximum le processus et évitez la ressaisie. Vous effectuez aussi les imputations analytiques en automatique. Avec la gestion budgétaire, vous complétez parfaitement le traitement financier.

3.4.2 - Le choix de Spendesk pour gérer toute la chaîne des dépenses en entreprise

Chez Spendesk, notre mission principale consiste à faciliter la gestion des dépenses en entreprise, processus souvent fastidieux. Notre plateforme offre une solution complète pour centraliser les dépenses par le siège tout en conservant de l’autonomie aux collaborateurs sur les différents sites. Notre application en ligne comporte 7 applications en une :

• cartes de paiement virtuelles ou physiques ;

• gestion des notes de frais ;

• pilotage et contrôle des factures d’achat fournisseur ;

• circuits de validation ;

• budgets ;

• automatisation de la précomptabilité et interface avec la comptabilité ;

• reportings des dépenses, notes de frais et achats.

En choisissant Spendesk, vous bénéficiez d’une centralisation des dépenses de l’entreprise au siège. Le contrôle et la validation s’effectuent en ligne conformément à la stratégie d’achats définie. Chaque montant est affecté à une ligne budgétaire. Vous consultez en temps réel les engagements comparés au budget. Le reporting consolidé multiaxes apporte du confort aux décideurs comme aux financiers.

Centralisation de la gestion des dépenses pour toutes les entités : simple et efficace avec Spendesk

Bien gérer une entreprise multisites en France ou à l’étranger, c’est notamment piloter judicieusement les dépenses. Pour aider le développement et la croissance de ce type de société, équipez-vous du meilleur outil du marché en choisissant Spendesk.