Logiciel ERP : 3 questions pour choisir la solution parfaite

Pour un chef d'entreprise, le choix d'un logiciel ERP est crucial, particulièrement pour les petites et moyennes entreprises qui grandissent. Les fournisseurs et indicateurs à suivre se multiplient, la prise de décision implique de nombreuses pièces mouvantes

Les meilleurs ERP vous permettent de piloter les fonctions vitales de sa société selon une articulation et une logique communes afin d’opérer la transformation numérique de votre structure de manière concrète et précise.

Voici les 3 questions à se poser avant de faire son choix !

Pourquoi implémenter un ERP dans son entreprise ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning), également appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré), permet de gérer, de simplifier et de rationaliser l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise.

Pourtant, de nombreuses entreprises réussissent à fonctionner sans avoir besoin d'un ERP.

Une PME peut très bien avoir une activité florissante, suivre sa gestion des stocks grâce à un logiciel dédié, développer sa relation client avec un CRM tout en travaillant avec un cabinet de gestion comptable externe pour le suivi fiscal et la production de tableaux de bord.

Cela se complique quand les flux d'informations se multiplient, impliquant de mettre à jour les informations sur plusieurs outils et la perte d’informations importantes entre un service et l’autre au sein de la structure :

• le changement de l'adresse d'un des clients qui n'est pas reporté auprès de la comptabilité

• une rupture de stock dont l'équipe commerciale ne serait pas informée

• un besoin d’accroissement de production - et donc de main-d'œuvre.

Ces problématiques engendrent souvent des incohérences et des duplications d'informations clés pour l'entreprise.

Qu’il s’agisse d’un double de la tenue des stocks ou des bases de données client, l’entreprise s’expose à des processus métiers complexifiés, voire même des sanctions en vertu du RGPD s’il s’agit de données personnelles.

Quels sont les avantages d’un ERP ?

Netsuite, SAP, Oracle, Sage, Cegid... Les solutions ERP sont légion.

Qu'elles soient "On-premise" (licence progiciel achetée et implémentée dans l'entreprise) ou en mode SaaS (Software as a Service, facturé sous forme d'abonnement), chacune d'entre elles ont leur spécificité.

On s’intéresse alors à 3 critères clés pour comprendre les besoins et les avantages sur lesquels on peut compter lors du paramétrage d’un ERP.

L'ERP est adapté à votre métier

C'est sans doute le critère le plus important : si l'ERP ne peut tenir compte des spécificités de votre activité, alors passez votre chemin, quand bien même la solution est proposée par une multinationale ayant pignon sur rue.

C'est d'autant plus important que la mise en place d'un ERP suppose des améliorations, des configurations et des déploiements continuels, qui seront discutés avec l'intégrateur.

Vos relations avec l'intégrateur, qu'il soit indépendant ou commissionné par l'éditeur, et sa capacité à adapter le progiciel à vos besoins spécifiques, sont un gage de réussite.

Et cela passe par une connaissance approfondie de vos process métier.

L'ERP sera facilement adopté par vos collaborateurs

Un ERP doit en effet faciliter et rationaliser les flux d'informations dans l'entreprise. Pour cela, on peut opter pour un ERP spécialement conçu pour son secteur d’activité.

La plupart de ceux-ci sont construits autour d’un système ERP Open Source et modifiés afin de convenir à un type d’entreprise précis.

On compte quelques avantages clés pour ce premier type d’ERP :

• L’adoption sera plus aisée auprès des équipes, qui comprendront tout de suite les champs et les données utilisées.

• Le logiciel pourra (si les ressources de développement y sont allouées) comprendre la gestion commerciale, le support client, tout cela dans une base de données unique et mise à jour en temps réel.

• Grâce à un cahier des charges rigoureux, votre ERP pourra regrouper un grand nombre d’utilisateurs et comprendre la gestion d’entreprise dans son ensemble (ce qui comprend notamment la gestion de projet et la gestion de production.

Cette première catégorie s’applique plutôt aux grandes entreprises, qui peuvent prendre le temps de développer la solution en interne.

Les éditeurs de logiciels ne sont pas en reste et disposent de l’expérience et d’une batterie d’outils, tout en ayant la flexibilité d’apporter des développements spécifiques à leurs solutions de gestion.

La plupart des solutions de gestion ERP modernes sont ce qu’on appelle des ERP cloud, c’est-à-dire des logiciels (comme la suite Google) auxquels on accède depuis un navigateur. Les avantages sont là aussi nombreux :

• Les mises à jour du logiciel se font sans téléchargement (donc sans délai)

• La prise en main de l’outil de gestion bénéficie des recherches en expérience utilisateur de l’éditeur de logiciel

• Les intégrateurs peuvent vous accompagner dans l’implémentation de votre projet ERP - Spendesk peut même vous les recommander.

L'ERP peut aussi proposer d'interfacer des logiciels internes à l'entreprise qu'il est difficile de remplacer, et les intégrer dans un système d'information plus large.

Ces systèmes clé en main peuvent permettre aux petites entreprises, qui n’ont pas nécessairement les ressources de développement pour la conception d’un logiciel propriétaire, de tirer leur épingle du jeu.

L'ERP peut facilement évoluer avec vos besoins

Implémenter un ERP est un processus lourd qui impactera l'entreprise sur le temps long.

Aussi, il convient de choisir une solution qui puisse s'adapter à toutes les configurations possibles :

• Traduction dans d'autres langues pour une utilisation dans vos filiales à l'étranger.

• Facilité à intégrer de nouveaux outils, comme un logiciel de gestion de paiement en remplacement d'un système de notes de frais, etc.

• Prise en charge des questions de supply chain et GPAO (Gestion de la production assistée par ordinateur)

À mesure que votre structure grandit, l’ERP devra être en mesure de s’adapter. Selon le rythme de croissance, il peut également être avisé d’en changer. Un ERP convenable pour une TPE devient un poids dès que le nombre de fournisseurs et d’utilisateurs change.

Votre base de données accessible via l’ERP doit pouvoir accommoder des champs analytiques très divers, faisant de votre organisation financière une entité capable de produire des rapports précis et taillés sur mesure pour vos objectifs.

Et ensuite ?

Une fois que vous avez déterminé les points précédents, vous devriez être en mesure de faire une short-list des solutions qui vous intéressent.

Là encore, ne vous arrêtez pas à un coût initial, mais essayez de prendre en compte tous les coûts additionnels :

• Coût de l'intégrateur

• Coût des développements envisagés

• Coût de la maintenance rapporté à la qualité de service, puisque le moindre dysfonctionnement peut engendrer des coûts encore plus importants.

L'autre point primordial tiendra dans le choix de votre intégrateur, c'est-à-dire la personne ou l'équipe qui sera en charge d'implémenter la solution, d'assurer la formation interne et de faire le lien entre votre entreprise et l'éditeur pour essayer d'apporter des améliorations.

Les entreprises optent pour moitié pour des intégrateurs indépendants et, pour l'autre, pour les intégrateurs des éditeurs.

Un intégrateur d'éditeur aura l'avantage d'être commissionné par l'éditeur, et pourra sans doute demander plus facilement des modifications et des améliorations.

A contrario, un éditeur indépendant pourra être très pointu sur votre métier, et vous aider à faire le bon choix, car il connaît plusieurs solutions, dont la meilleure adaptée à votre entreprise.

Retenez surtout que vous allez sans doute entretenir une collaboration longue et régulière avec l'intégrateur et son équipe.

Autant que vous soyez en phase !

Le choix d'un ERP est une étape cruciale du développement d'une entreprise, puisque c'est autour de ce progiciel que toute l'activité va pouvoir se déployer.

Il convient donc de prendre son temps avant de faire son choix, et de bien réfléchir aux usages envisagés, à court comme à moyen terme.

Arrêter son choix demande donc une réflexion approfondie sur le métier, la politique commerciale et les objectifs à atteindre.

Vous êtes utilisateur de l'ERP Netsuite ou souhaitez découvrir comment mieux synchroniser les données de votre stack avec l'outil phare édité par Oracle ? Eva Tourki, Finance Manager chez Spendesk, vous propose un tour d'horizon :