Stratégie achats : la méthode pour construire une politique achats sans angle mort

Construire une stratégie d’achat (ou politique d'achat) efficace est une étape clé de la vie de l'entreprise. Levier de croissance, elle permet d'améliorer simplement vos performances en augmentant vos marges tout en optimisant vos coûts.

La croissance de votre activité vous oblige à repenser de manière durable la manière de gérer vos achats. Le rôle de cette fonction est déterminant dans le bon fonctionnement de l’entreprise, sachant que les achats représentent en moyenne 60 % du chiffre d’affaires ! Loin du simple opérationnel, le métier d’acheteur a acquis ses lettres de noblesse et revêt aujourd’hui une réelle dimension stratégique.

Qu’est-ce qu’une stratégie d’achat ?

Une stratégie d’achat désigne l’ensemble des étapes consistant à optimiser les processus d’achat au sein d’une entreprise : choix des bons fournisseurs, référencement des produits, centralisation des achats, négociations, traitement de l’opération et réception sont autant d’actions à mettre en œuvre de manière ordonnée pour parvenir au meilleur résultat possible.

La Direction Achats, lorsqu'elle met en place sa stratégie d'achat doit faire en sorte de toujours respecter le triptyque "Qualité - Coût - Délai". Aucun de ces éléments n'est négligeable !

Le Responsable Achats doit déterminer les objectifs spécifiques par type d'achats (directs ou indirects) et ainsi performer. Pour cela il doit connaître les objectifs de l'entreprise, la politique de dépense en place et les besoins récurrents des équipes.

Votre croissance va de pair avec celle de votre organisation interne. La nécessité d’acheter des biens et services en quantités plus importantes auprès de vos fournisseurs vous oblige à adopter une gestion des achats pertinente. Cela afin de formaliser la contribution de cette fonction à la performance globale de l’entreprise.

Pour être le plus performant possible et établir une bonne stratégie d'achats, voici les étapes à suivre :

Cartographier les achats

Lorsque la Direction Générale demande à la Direction Achats de mettre en place une stratégie d'achats efficace, il faut dans un premier temps faire l'état des lieux. Pour cela il faut :

• Collecter des données brutes (ex: la liste de fournisseurs actuels).

• Cibler les meilleurs interlocuteurs.

• Cartographier les options retenues.

• Segmenter les comptes fournisseurs.

Une fois que tout cela est identifié, la Direction Achats est enfin capable d'y voir plus clair pour mettre en place un process rigoureux et efficace. Il est alors temps d'analyser chacune des dépenses et les classer par familles d'achat. Cela permettra de mieux estimer la répartition du budget.

Analyser les dépenses et élaborer des stratégies

Il est temps d'effectuer une analyse pertinente des dépenses de la Direction Achats en utilisant les méthodes les plus adaptées :

• Le diagramme de Pareto, qui considère que 20% des causes sont responsables de 80% des occurrences dans une entreprise. Résoudre les problèmes nécessite de concentrer votre action sur ces causes principales. Concrètement, cela se traduit par la classification de vos achats en distinguant plusieurs catégories, en les listant selon les économies que leur optimisation peut apporter.

• La matrice stratégique de Kraljic permet de cartographier le portefeuille d’achats de l’entreprise. Elle met en parallèle l’importance de chaque famille d’achats et la complexité du marché fournisseur. On distingue les achats directs (stratégiques pour le busines de l'entreprise) et les achats indirects (ex: entretien des locaux, matériel informatique, etc.). Les bons process d’approvisionnement permettent à l’entreprise de se différencier dans un secteur concurrentiel.

La bonne gestion des achats directs et indirects nécessitent surtout de :

• Sécuriser l'approvisionnement.

• Assurer l’efficacité de la transmission des informations.

• Chercher à améliorer constamment la qualité de la relation client avec les fournisseurs.

• Se tenir informé des évolutions du marché et des offres de la concurrence pour rechercher de nouvelles opportunités plus intéressantes.

Il convient dès lors d'approcher le marché avec une étude comparative, et ce, pour chaque gamme de produit recherché. Pour aussi scrupuleux que cela puisse paraître, il en ressort une méthode pourtant constante :

• Informez-vous des prix moyens

• Observez leur évolution au fil du temps (il existe peut-être des saisonnalité, des tendances à la baisse/hausse?)

• Assurez-vous du cadre légal encadrant les échanges

• Identifiez clairement les processus à votre disposition

N’oubliez pas de déterminer les indicateurs qui permettront d’évaluer les changements réalisés.

Adopter une stratégie

Evidemment, il n'existe pas une stratégie unique applicable à l’ensemble des achats, mais bien plusieurs méthodes et stratégies à utiliser en fonction des catégories d’achats. La coexistence de ces stratégies constitue la bonne vision de l’optimisation de la Direction Achats. Sa stratégie doit aussi dépendre des besoins et du degré de maturité de l‘entreprise.

La mise en place d’une politique stratégique d’achat est donc une question centrale qui requiert la mise en place d’un processus parfois lourd et fastidieux pour les responsables. Il faut aussi et surtout que cette stratégie d'achats soit connue de tous les salariés de l'entreprise. Il est également nécessaire qu'elle soit en adéquation avec la politique de dépenses de l'entreprise, mise en place par la Direction Administrative et Financière.

Mettre en oeuvre et démocratiser votre politique d'achat

Une fois défini et cadré, votre plan d’action est prêt à l’emploi. Pour cela, il vous faut :

• Intégrer vos nouvelles initiatives dans les clauses ou les conditions générales de vos contrats.

• Expliquer à vos fournisseurs les motifs de votre démarche.

• Déployer concrètement vos nouvelles dispositions dans votre politique d’achat et le tableau de bord de votre entreprise.

In fine, ce processus est particulièrement utile et efficace pour accompagner la croissance de votre entreprise, optimiser sa rentabilité financière et la productivité de ses équipes.

Spendesk permet une optimisation de la mise en oeuvre de la politique d’achat grâce à un tableau de bord simple et centralisé.

Avec cette solution de gestion des dépenses, vous définissez votre propre processus de validation des achats pour garder le contrôle.

Vous suivez en temps réel l'ensemble des dépenses de vos équipes depuis le tableau de bord, et assignez un code projet ou client à chaque achat pour faciliter le suivi des budgets.

Chaque achat est automatiquement catégorisé par nature et transmit à votre logiciel comptable instantanément.