Contrôle fiscal en entreprise : comment se préparer et éviter le pire

Vous venez de recevoir en fin d’année un avis de vérification fiscale  et votre entreprise va faire l’objet d’un contrôle ? C’est une époque propice à l’envoi de ce type de missive par l’administration, afin d’éviter la prescription d’une année. Vous allez donc accueillir prochainement l’inspecteur pour le contrôle de la comptabilité et de vos diverses déclarations fiscales.

En cas de contrôle fiscal, il ne s’agit pas d’improviser.

Commençons par examiner en quoi consiste un contrôle fiscal en entreprise en France et comment il se déroule. Regardons ensuite pourquoi se préparer vous sera d’une aide précieuse et peut vous permettre d’éviter le pire.

Enfin, nous vous listons nos meilleurs conseils pratiques pour réussir la préparation de cet audit de l’administration fiscale.

1 - Qu’est-ce qu’un contrôle fiscal en entreprise ?

Toutes les sociétés et entreprises individuelles peuvent faire l’objet d’une vérification de leur comptabilité, dans le but pour l’État de prévenir et d’intervenir en cas de fraude fiscale. Examinons quel est l’objectif poursuivi par le fisc et comment fonctionne un contrôle fiscal en entreprise.

1.1 - Définition et objectif du contrôle fiscal

Toutes les entreprises sont soumises à diverses déclarations de revenus auprès de l’administration fiscale. Le fisc possède un droit de regard sur les données remontées, déclaration de TVA, déclaration d’impôt société ou sur le revenu, CVAE, etc. Ainsi, la direction générale des finances publiques (DGFIP) organise des audits appelés contrôles fiscaux afin de rechercher les manquements à la réglementation fiscale. Elle classe ensuite ces anomalies entre erreurs involontaires et délibérées.

1.2 - Les différents types de contrôles fiscaux

La première possibilité consiste en un contrôle sur pièce. Cet examen de routine s’effectue souvent sans que le contribuable soit informé, surtout si rien ne lui est reproché.

Quant à la vérification de comptabilité, avec le développement des comptabilités informatisées, deux types de contrôles fiscaux coexistent. Soit, l’inspecteur se déplace dans les locaux de l’entreprise pour réaliser ses vérifications à partir de la documentation mise à disposition. Soit, il procède à l’audit comptable à distance depuis son bureau. Cet article se concentre sur ces deux modes de contrôle fiscal.

1.3 - La prescription du droit de reprise de l’administration fiscale

Le livre des procédures fiscales prévoit aux articles de loi n° L168 à L189 les délais dans lesquels l’administration française peut rectifier les erreurs ou omissions découvertes lors d’un contrôle fiscal. TVA, impôts locaux, impôt sur le revenu etc. pour chaque impôt ce droit de reprise diffère. Pour l’imposition des revenus et du chiffre d’affaire des entreprises, il s’élève aux trois années précédentes, soit la fin de la troisième année qui suit celle de l’imposition.

De même, le rôle de l’administration fiscale est de vérifier la bonne foi des entreprises, surtout quand celles-ci bénéficient de dispositifs de crédit d’impôt. En cela l’examen de comptabilité, plus courant, peut aussi être observé par Bercy et le service des impôts.

1.4 - Comment se déroule un contrôle fiscal en entreprise ?

Ce type d’audit ne constitue jamais une réelle partie de plaisir. Pour autant, comprendre les étapes et le fonctionnement d’une vérification de comptabilité permet grandement de s’y préparer, tant physiquement que mentalement.

1.4.1 - En amont du contrôle : avis de vérification et préparation

Le courrier recommandé vient d’arriver, il vous annonce le déclenchement de la vérification de votre comptabilité. Notez que le contrôleur doit attendre au moins deux jours ouvrés après la réception de l’avis pour démarrer son intervention. Ce délai minimum vous permet de vous organiser et de contacter un conseiller éventuellement. Vous en profitez pour rechercher et vérifier tous les documents issus de vos comptes bancaires indiqués sur l’avis de vérification fiscale.

1.4.2 - Les travaux de contrôle

Lors de la première entrevue avec l’inspecteur, vous prenez connaissance de l’ensemble des pièces justificatives demandées ainsi que du calendrier des jours de présence du vérificateur dans l’entreprise.

Avec la digitalisation croissante, souvent vous avez accès à une plateforme sécurisée pour y déposer les documents numérisés et fichiers exigés. Ainsi, le vérificateur peut effectuer une partie du travail de son bureau et se rendre périodiquement dans l’entreprise pour des contrôles ou échanges sur les documents reçus.

À l’issue des vérifications, le contrôleur vous fait part de ses remarques lors d’une réunion de synthèse. C’est l’occasion si vous le jugez utile d’apporter des éléments complémentaires ou des objections. Parfois, il est prudent d’attendre.

1.4.3 - Proposition de rectification et suite à donner à la procédure

En l’absence d’infraction ou d’omission à la législation fiscale, le contrôle prend fin. Dans le cas contraire, l’entreprise reçoit une proposition de rectification. Vous disposez de 30 jours pour y répondre. Vous pouvez demander un délai d’un mois supplémentaire. Si vous acceptez le redressement envisagé, l’administration vous envoie la mise en recouvrement pour le complément d’impôt dû. Si vous contestez, le fisc doit répondre à vos observations.

2 - Pourquoi est-ce important de préparer un contrôle fiscal ?

La proposition de rectification établie par l’inspecteur comprend toutes les anomalies qu’il a détectées lors de ses vérifications des pièces comptables. Un manque de communication ou une interprétation erronée peuvent engendrer un surcoût financier, sans oublier parfois des pénalités pour mauvaise foi. Plus vous préparez l’audit en amont, plus vous maximisez vos chances de réduire le redressement fiscal.

2.1 - La préparation, une contribution à votre sérénité, disponibilité et proactivité

Devoir répondre sur le gril à des questions de l’administration fiscale n’aide pas à se sentir serein. Or, votre comportement, votre zénitude et votre disponibilité proactive jouent vraiment en votre faveur. En anticipant au mieux l’audit, vous l’abordez plus tranquillement. Votre interlocuteur sera alors dans de meilleures dispositions.

2.2 - L’anticipation permet de mieux préparer les réponses aux questions

En passant en revue les éléments requis par le contrôleur, vous les auditez vous-même avec un regard neuf. Expert de la comptabilité et fiscalité d’entreprise, en tant que directeur financier, faites-vous aider par votre responsable comptable. Essayez ensemble d’anticiper les questions et pensez aux réponses à apporter. Un document manque à l’appel ? Préparez votre réponse ou continuez vos investigations avant la venue de l’inspecteur.

2.3 - La révision des comptes peut conduire à corriger les erreurs

Un contrôle fiscal d’entreprise se prépare finalement toute l’année si vous disposez d’une organisation bien rodée et de procédures testées par le contrôle interne. Votre maîtrise de la réglementation fiscale contribue aussi à éviter les chausse-trappes. Profitez des clôtures de bilan, du dossier de révision interne ainsi que des audits des commissaires aux comptes pour vérifier vos processus. Aujourd’hui, le droit à l’erreur instauré par l’administration permet d’anticiper et de faire corriger des anomalies dans vos déclarations.

2.4 - Éviter les risques majeurs et limiter le redressement

Préparer un contrôle fiscal d’entreprise permet de tenter de limiter les risques de redressement. Éviter le pire consiste à se prémunir du rejet de comptabilité ainsi que des pénalités pour mauvaise foi.

2.4.1 - Rejet de comptabilité

L’administration fiscale peut rejeter votre comptabilité si elle ne respecte pas le principe de valeur probante. C’est le cas si elle comporte de nombreuses irrégularités graves et indiscutables ou si elle s’avère insincère et ne reflète pas la réalité des résultats. C’est en quelque sorte la pire situation pour une entreprise, car le fisc va se charger ensuite de recalculer lui-même les bénéfices imposables.

2.4.2 - Mauvaise foi ou manquement délibéré

La notification du redressement fiscal comporte en général des pénalités de retard. Elle peut aussi comprendre des majorations selon la qualification de l’infraction, notamment en cas de manquement délibéré. Pour éviter autant que faire se peut ces amendes élevées, prenez garde par exemple à ne pas reproduire les mêmes erreurs que celles signalées lors du contrôle fiscal précédent.

3 - Comment préparer au mieux le contrôle fiscal ?

Concrètement, voici quelques actions à mener. Vous mettez ainsi le maximum de chances de votre côté quand surgit un contrôle fiscal dans l’entreprise.

3.1 - Un travail permanent dans les services comptables

Passer avec succès un contrôle fiscal ressemble à une course de fond et non à un sprint. La sincérité, la fiabilité et la conformité de votre comptabilité avec les obligations fiscales exigent un travail professionnel. Les sociétés disposant d’un contrôle interne pertinent ainsi que de collaborateurs aguerris et habiles à manier le chiffre, réussissent mieux l’exercice.

C’est un des rôles du directeur financier de PME d’organiser ses services afin de minimiser les redressements fiscaux. Gérez soigneusement l’archivage des justificatifs et factures. Passez en revue et actualisez vos pistes d’audit fiable. Vérifiez le fichier des écritures comptables (FEC). Effectuez une veille documentaire correcte. Écoutez les mises en garde des experts-comptables et des commissaires aux comptes.

3.2 - Examen de l’avis de vérification

Commencez par vous assurer que l’avis reçu contient bien toutes les mentions obligatoires prévues au BOFIP, sous peine de nullité de la procédure. La charte du contribuable doit être jointe au courrier.

3.3 - Décider de se faire accompagner par un expert fiscal ou pas

Posez-vous la question. Avec votre connaissance de votre entreprise, ses zones à risques, ses imperfections le cas échéant ainsi que son secteur d’activité, le recours à un conseil extérieur est-il pertinent ? Expert-comptable de la société ou expert fiscal, vous pouvez le mandater. Il répond alors au vérificateur, en lieu et place du dirigeant, de la première visite à l’entretien contradictoire de synthèse.

3.4 - Choix et nomination du ou des interlocuteurs internes à l’entreprise

C’est au dirigeant de choisir les interlocuteurs de l’entreprise qui répondront aux inspecteurs. Il peut s’en charger lui-même, au risque de ne pas pouvoir traiter seul les questions précises qui surgiront. Sinon, il peut mandater, en dehors des conseils évoqués précédemment, une ou plusieurs personnes de la société.

Nous recommandons de limiter le nombre de personnes habilitées. Nommez en plus du dirigeant, le DAF et/ou le responsable comptable. Le reste de l’équipe finances peut préparer les documents sans rencontrer les inspecteurs. Cette méthode permet de mieux maîtriser l’ensemble de l’information écrite ou verbale communiquée pendant le contrôle.

3.5 - Préparer les informations demandées par l’inspecteur

Soyez méthodique dans la préparation et la transmission des données aux contrôleurs. Ne donnez jamais d’originaux. Répondez aux demandes sans en rajouter. Conservez pour toutes les années contrôlées, la copie exacte des documents communiqués. Notez les commentaires effectués par les vérificateurs, ils vous serviront ultérieurement.

Si des informations manquent, négociez un délai supplémentaire. Si les documents semblent définitivement perdus, restez honnête. Si c’est le cas, dites qu’un dégât des eaux a emporté les factures d’immobilisations des années 1990.

3.6 - Préparer l’accueil des contrôleurs dans les locaux de la société

Pensez à l’avance à la pièce où vous recevrez les inspecteurs. Hors de question de les installer dans un cagibi sombre au sous-sol ! Leur laisser des jours durant la grande salle de réunion de l’entreprise ne constitue pas non plus une bonne idée. Le bureau attribué doit être confortable, mais sans excès, accessible, mais pas collé au service comptable ni ouvert à tout vent sur le hall d’accueil.

3.7 - Maintenir une attitude cordiale, ouverte et proactive avec l’inspecteur

Tout au long du contrôle fiscal dans l’entreprise, conservez une attitude positive et proactive. Les inspecteurs effectuent leur travail et la relation doit demeurer professionnelle. L’issue de la vérification dépend en partie de la qualité du contact que vous nouez avec eux, même quand ils travaillent à distance et que vous échangez par mail.

Le contrôle fiscal en entreprise fait partie des dossiers qu’un DAF est amené à gérer plusieurs fois dans une carrière. En agissant avec professionnalisme chaque jour de l’année et en préparant l’audit avant la venue du vérificateur, les directions financières maximisent leur chance d’éviter un redressement fiscal conséquent.