8 astuces pour mieux contrôler les dépenses de vos salariés

En ligne ou sur le terrain, les employés dépensent de plus en plus. Concrètement, entre 2016 et 2019, les dépenses liées aux déplacements professionnels ont augmentés de 218%, pendant que les frais d’abonnements en ligne ont eux connus une hausse de 268%.

Dans un tel contexte, il est nécessaire que l’équipe administrative et financière puisse garder le contrôle sur l’intégralité de ces dépenses, et ainsi s’assurer de la bonne santé financière de l’entreprise.

Contrôler les dépenses de vos équipes est important, et stratégique, pour trois raisons :

• Les coûts de fonctionnement de l’entreprise seront mieux maîtrisés.

• Vous serez en mesure de faire de la comptabilité analytique.

• Vous récupérerez l'ensemble des justificatifs de dépenses.

Comment réussir à mieux contrôler les dépenses de vos salariés ? Voici nos 8 conseils !

1. Fixer un budget par types de dépenses

Par le biais de votre politique de dépenses, informez vos collaborateur du montant maximal autorisé par salarié sur chaque poste de dépense :

• Nuit d’hôtel

• Repas

• Matériel informatique

• Fournitures

• Etc.

Une fois ces différents budgets fixés, expliquez à vos salariés que s’ils engagent plus que le montant indiqué, ils ne pourront pas être remboursés.

2. Imposer un délai de soumission des notes de frais

Sur le même principe, définissez un délai maximal de remboursement des frais. De la sorte, vous allez pouvoir récupérer tous les justificatifs de dépense en temps et en heure. Fini la chasse aux reçus !

3. Mettre en place des procédures strictes

Impliquez les salariés dans la maîtrise de leurs dépenses. Pour cela apprenez leurs à suivre un processus de gestion des frais méthodique et rigoureux, pour ne pas dire stricte.

Stricte ne signifie par pour autant complexe ! Faites en sorte qu’il soit simple et intuitif en utilisant par exemple des formulaires pré-remplis et en informant des documents à fournir pour être remboursé.

4. Centraliser la récupération des justificatifs

Pour ne pas perdre un temps considérable sur la réconciliation des justificatifs avec leurs dépenses, imposez vos règles :

• Les reçus papiers doivent être mis dans une bannette prévue à cet effet.

• Les justificatifs PDF doivent être envoyés par mail à l’équipe financière.

N’oubliez pas de communiquer cette même adresse mail à vos fournisseurs et prestataires afin qu'ils y envoient directement leurs factures.

5. Centraliser le suivi des abonnements

Entre les achat de mots-clés sur Google Adwords de l’équipe marketing, les abonnements LinkedIn Premium des commerciaux ou encore AWS pour les développeurs, suivre les abonnements de toute l’entreprise est bien compliqué...

En optant pour une solution simple et performante comme Spendesk, vous pourrez centraliser l’ensemble des abonnements, récupérer automatiquement chaque facture et même suspendre un abonnement en quelques clics.

6. Fournir un moyen de paiement adapté

Si vous souhaitez être réellement performant en contrôle des dépenses des salariés, la meilleure des options est de leur fournir des moyens de paiement simples et sécurisés, pilotés depuis une même plateforme web :

• Les cartes physiques prépayées : créditez un certain montant pour permettre à vos employés de dépenser dès qu’ils en ont besoin et dans le respect de votre politique.

• Les cartes virtuelles : allouez un certain budget à vos salariés qui pourront ainsi faire leurs achats en ligne, ponctuels ou récurrents, en toute sécurité.

7. Traquer la fraude à la note de frais

Une étude de la société KDS révèle que la fraude aux fausses notes de frais concerne près de 15% des entreprises et qu'elle leur coûte en moyenne 700€ par salarié et par an.

Pour éviter que cela n’arrive, la meilleure solution reste encore d’abolir purement et simplement la note de frais. C’est un format qui est trop facilement falsifiable, alors autant ne plus l'utiliser et choisir à la place des moyens de paiement plus modernes et sécurisés dont nous parlions précédemment.

8. Digitaliser ses processus

Identifiez tous les processus qui prennent trop de temps, ne sont pas assez efficaces, et digitalisez-le :

• Vous passez trop de temps à courir après les justificatifs ?

• La gestion de vos abonnements est un calvaire ?

• À la fin du mois vos données ne se synchronisent pas facilement ?

• Vous n’arrivez pas à suivre qui dépense quoi ?

Une fois modernisé, ces processus ne seront plus aussi chronophages et vous pourrez vous concentrer sur ce qui compte vraiment !

Vous l’aurez compris, la digitalisation de manière générale devrait régler (presque) tous vos problèmes. Elle devrait également vous aider à reprendre le contrôle sur tous les achats de vos employés. Pour approfondir le sujet, téléchargez notre dernier livre-blanc :