Gestion des notes de frais : coût réel vs. coût caché

L'intégralité du processus de gestion des notes de frais représente un coût élevé pour les entreprises.

Depuis le suivi des dépenses jusqu'au remboursement du salarié en passant par le traitement et l'enregistrement, l'opération coûte cher. Aussi bien en coûts directs mais également en coût cachés. Malheureusement, les entreprises le sous-estiment bien souvent.

Qu'en est-il vraiment ? Combien vous coûte une note de frais ? Quelles sont les solutions qui existent pour pallier ce problème ? C'est le thème de cet article.

Quels sont les coûts directs d'une note de frais ?

La note de frais est coûteuse en soi car tout le monde dans l'entreprise est impliqué dans sa gestion et perd du temps (donc de l'argent) :

• Le salarié : il remplit la note de frais, réunit les justificatifs de paiement, transmet l'ensemble à son manager.

• Le manager : il passe du temps à valider et à vérifier chaque note de frais.

• Le comptable : il vérifie les informations, les justificatifs, que toutes les preuves de paiement sont bien présentes et enregistre la note de frais.

• L'équipe finance : elle prend en charge le remboursement.

La gestion de la note de frais entraîne donc une perte de temps. Beaucoup de temps perdu même, car selon une enquête réalisée par Lucca, une seule note de frais requiert au moins 30 jours de traitement !

• J0  : le salarié remplit sa note de frais, pour une durée moyenne de 20 minutes.

• J+3 : 3 jours après, il faut compter près de 10 min au manager pour la valider.

• J+10 : la vérification, la saisie et l'enregistrement comptables interviennent déjà 10 jours après et nécessitent 10 min par note de frais.

• J+20 : l'ultime étape du contrôle et du remboursement se joue ainsi à plus de 3 semaines après le début de l'opération et prend au moins 10 min.

Le traitement de A à Z d'une seule note de frais s'étale donc sur 20 jours pour une durée de 50 minutes en moyenne.

Imaginez qu'il y ait la moindre erreur dans le traitement (date erronée, montants inexacts...), dans ce cas l'opération prendra 18 minutes de plus.

Selon l**'Etude : HRS et la GBTA chiffrent le coût des notes de frais**, on estime qu'il faut revoir une note de frais dans 1 cas sur 5.

Combien coûte vraiment le traitement des notes de frais ?

En additionnant l'ensemble des personnes impliquées et le temps passé, cela revient à  27€ par note de frais pour l'entreprise.

En effet, il faut prendre en compte d'une part le salaire moyen en France (2238€) et d'autre part le nombre d'heures de travail annuel (1646 heures).

Ramenée à une autre échelle, l'opération peut coûter près de 500€ par mois pour une entreprise d'une centaine de collaborateurs.

Mais il n'y pas que les coûts directs, des coûts cachés et pourtant bien réels existent aussi.

Quels sont les coûts cachés de la note de frais ?

Est-il vraiment nécessaire qu'un commercial passe autant de temps à traiter une note de frais ?

Non bien entendu, et il s'agit pourtant d'une réalité.

Un salarié a bien mieux à faire que "perdre" du temps sur une tâche qui n'est pas productive, et l'empêche de travailler sur d'autres projets à plus forte valeur ajoutée pour l'entreprise.

L'insatisfaction des employés est un autre coût caché.

Une insatisfaction voire même une frustration, car ils doivent avancer les sommes nécessaires pour mener à bien leur mission et attendre que l'employeur les rembourse.

Une situation qui peut même les mettre en difficulté financière lorsque les dépenses représentent 25% à 30% du salaire.

Et à être trop insatisfaits voire mécontents, le risque en trame est celui de la fraude à la fausse note de frais.

Une fraude qui s'élève en moyenne à 730€ par an et par employé.

Comment réduire les coûts cachés des notes de frais ?

D'ordinaire, les entreprises s'attaquent à la partie visible de l'iceberg en cherchant à réduire les coûts directs : billets de train, nuits d'hôtel, repas...

Mais en réalité, il serait bien plus efficace de :

• Tendre vers le zéro papier : en finir avec les justificatifs et notes de frais "papier" permet d'éviter les erreurs, d'accélérer tout le process et donc de diminuer drastiquement le temps passé.

• Opter pour des outils digitaux : afin de gérer une dépense, de régler les achats, de récupérer et de compiler les justificatifs et factures. Les solutions de Spendesk sont d'ailleurs idéales !

Vous l'aurez compris, les notes de frais peuvent vite vous coûter très cher, en coûts directs comme en coûts cachés.

Alors, au-delà d'initier une vraie politique de dépense réfléchie et suivie par tous, vous doter d'une solution de gestion des dépenses s'impose vite comme une obligation.

Vous donnerez alors à vos collaborateurs l'opportunité de consacrer leur temps à ce qui compte vraiment, et ainsi accompagner au mieux la croissance de l'entreprise.