Comment créer et scaler sa Direction Administrative et Financière ?

Que votre entreprise démarre à peine ou bien qu’elle soit déjà en hyper-croissance, la création et évolution de la Direction Administrative et Financière est une question légitime.

En effet, afin d’accompagner la croissance de votre entreprise, il ne faut pas sous-estimer le rôle de ce département.

Mais par où commencer ? Et quelles sont les bonnes pratiques pour faire évoluer son équipe administrative et financière ?

Ce sont à ces questions et bien d’autres qu’ont répondu deux experts du sujet : Frédéric Chabrol, Directeur Administratif et Financier de Swile, et Fabien Dawidowicz, (ex-)Directeur Administratif et Financier de Spendesk lors du webinar "Comment créer et faire évoluer sa Direction Administrative et Financière ?".

Au cours d’un webinar, ils sont revenus sur leurs parcours, mais ont aussi donné leurs astuces et conseils pour construire une Direction Administrative et Financière puissante.

A noter que tous deux ont pour particularité d’être arrivés dans des entreprises où il n’y avait pas encore de DAF en activité.

Dans cet article, vous trouverez les informations clés à retenir de ce webinar, ainsi que le replay en fin d'article !

Premiers pas dans une nouvelle entreprise

En tant que Directeur Administratif et Financier, l’arrivée dans une nouvelle entreprise est particulièrement importante.

Il faut dès le début avoir les bons réflexes pour maximiser votre réussite à ce nouveau poste. A ce stade, nos deux experts vous conseillent de :

1. Comprendre la vision du CEO ainsi que le Business Model de l’entreprise. Pour se faire, organisez un temps d’échange ensemble. Cela sera l’occasion pour votre dirigeant(e) de détailler son idée, sa volonté derrière la création de l’entreprise, mais aussi les valeurs clés autour du produit/service vendu.

2. Rencontrer les responsables de chaque département. Demandez à chaque manager de vous présenter son équipe et sa structure. Une fois ces informations connues, il sera plus simple d’évoquer les différents coûts associés à l’équipe (autant en termes de dépenses que de profits).

3. Identifier et comprendre les différentes métriques. Une fois tous ces éléments bien présents dans votre esprit, il est temps d’établir des KPIs afin d’obtenir un reporting le plus clair et stratégique possible. Puis, avec l’aide du comité de direction, vous pourrez établir si le pilotage de ces KPI se fera au mois, au trimestre ou à l’année.

Évidemment, ces conseils valent pour deux types de situations : lorsque la Direction Administrative et Financière existe déjà au sein de l’entreprise, ou lorsque rien n’a encore été mis en place.

Mais dans ce second cas, il faudra évidemment se concentrer d’autant plus afin de construire des bases solides pour la Direction Administrative et Financière.

Lorsque l’on part de 0 en termes d’équipe Administrative et Financière, c’est souvent le CEO qui est en charge de ces tâches, ou bien que cela était externalisé.

Peu importe la raison de la création de la DAF, il faut établir tous les processus pour accompagner la croissance de l’entreprise.

Les clés pour réussir la création de sa Direction Administrative et Financière sont simples. Il faut toujours garder à l’esprit deux éléments :

• Dans un premier temps, il faut établir la théorie, en déterminant correctement la temporalité de l’organisation à mettre en place. C’est-à-dire quand et comment mettre en place un nouveau processus.

• Dans un second temps, on passe à l’opérationnel avec la reprise en main des fonds et de la trésorerie, puis en mettant en place les premiers éléments de reporting.

Au fur et à mesure, cette organisation va se développer, se consolider, s’améliorer, mais ces deux éléments permettent déjà d’établir très précisément : où on en est à l’instant T et ce qu’il y a à faire.

L’importance de la communication

Afin de faire le lien entre la Direction Administrative et Financière et le reste de l’entreprise, la clé est véritablement la communication, par l’écoute et la pédagogie.

En effet, chaque service à un langage différent, et comprendre les termes de chaque équipe vous permettra de vous adapter et ainsi exprimer vos besoins de la manière la plus compréhensible possible.

Nos deux experts vous conseillent donc :

• D’apprendre à écouter afin de comprendre et capter le besoin de chacun.

• De vous exprimer, et expliquer vos thématiques financières, dans le langage de l’équipe.

• De garder à l’esprit que tout le monde ne comprend pas le langage financier pur.

En prenant en compte ces différents éléments vous allez véritablement évangéliser la Direction Administrative et Financière au sein de votre entreprise. C’est tout à votre intérêt d’être compris de tous.

La force d’une bonne DAF c’est la qualité de sa communication avec les autres départements.

Ce sont ces éléments qui vont faire de l’équipe Administrative et Financière, non pas une fonction support, mais vraiment un partenaire stratégique au sein de l’entreprise, un Business Partner.

Devenir un bon Business Partner au sein de votre entreprise

Qu’est-ce qu’un Business Partner ?

Nous avons commencé à répondre à ce point au cours de la partie précédente. Mais d’après l’expérience de Fabien Dawidowicz et Frédéric Chabrol, le Business Partner est identifiable selon trois critères :

1. Il a la capacité à faciliter la vie des autres. Dans le cadre du Directeur Administratif et Financier, il fait en sorte que chacun puisse avancer dans ses missions quotidiennes sans sentir que la finance ralentie l’activité, mais qu’elle est bien un levier de l’activité.

2. Il est force d’anticipation sur des décisions clés de l’entreprise, ou du moins sur les risques que pourrait encourir l’entreprise.

3. Il est vecteur de communication, mais aussi force de conseil pour les membres du Comité de Direction et les employés.

Comment faire pour être un bon Business Partner ?

Être un bon Business Partner est assez simple si vous avez suivi ce que nous avons présenté en première partie d’article. Pour rappel, il s’agit de :

• Connaître l’ensembles des activités de l’entreprise et missions de chaque équipe.

• Avoir de la visibilité sur les risques possibles liés à l’activité de l’entreprise.

• Mettre en place des processus afin de palier à ces risques identifiés.

Mais aussi :

• Recruter des profils talentueux et complémentaires, comme un comptable qui va gérer l’opérationnel au quotidien, et un contrôleur financier qui va gérer l’analyse des données.

Sur quels outils s’appuyer pour accompagner la croissance de l’entreprise ?

Avant même de considérer l’utilisation ou non d’outils, il faut savoir s’il est plus intéressant d**’internaliser ou externaliser les tâches** de l’équipe administrative et financière.

La réponse à cette question va dépendre de plusieurs éléments : la taille de l’équipe administrative et financière et de l’entreprise en général, des besoins, et surtout le budget que vous dépensez pour cette mission.

Si vous décidez d’utiliser des outils, alors c’est que vous avez décidé d’internaliser au moins certaines tâches.

Ces outils ont été conçus pour faciliter votre quotidien, en prenant en charge des tâches à faible valeurs ajoutée ou particulièrement complexes.

Depuis plusieurs année, la simplification est partout dans notre vie privée, il était donc normal de la voir aussi arriver dans le monde professionnel.

Les Directeurs Administratifs et Financiers de Swile et Spendesk ont pour habitude d’utiliser plusieurs outils pour simplifier leur quotidien :

• Excel (évidemment, il reste l’outil n°1 de la DAF)

• Notion pour la gestion de projets et l’échange d’informations.

• Sage en tant qu’ERP.

• Uplaw pour la gestion des documents légaux (ou bien Equify).

• Yousign pour la signature de documents électroniques (contrats, récapitulatifs d’AG, etc).

• Periscope Data pour l’analyse des données.

• Spendesk pour la gestion des dépenses professionnelles de toute l’entreprise.

• Swile pour la satisfaction des employés (nouvelle version des titres restaurants).

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Les questions des participants

En amont et pendant ce webinar, nous avons reçu de nombreuses questions. Nous l’avons dit précédemment dans cet article, le partage d’informations et la communication sont importants. C’est pour cette raison que nous avons regroupé ces questions/réponses par thématique :

Création et évolution de la Direction Administrative et Financière

Comment organiser un service administratif et financier pour une création de poste en partant de 0 ou quasiment ? - Lassounkoro Ibrahim Silué (Ideria France)

Comme vous avez pu le voir dans cet article, la partie “Premiers pas dans une nouvelle entreprise” répond à votre question. Fabien et Frédéric sont tous les deux arrivés chez Spendesk et Lunchr à un moment où il n’y avait pas encore de Direction Administrative et Financière à proprement parlé. Ils ont alors rencontré leurs CEO respectifs et responsables d’équipes, afin d’établir des processus simples et efficaces. Il est important de construire des bases solides pour permettre à l’entreprise de se développer au mieux.

Votre rôle vous impose t-il souvent de freiner les idées, la créativité de votre CEO ? - Frédérick Janssens (entreprise non renseignée)

Pour Fabien, la réponse est claire : il ne faut jamais freiner la créativité du CEO ! Par contre il faut évaluer les risques autour de cette créativité. Mais si cette créativité reste dans le domaine d’activité de l'entreprise, alors les risques seront moindres. Et bien au contraire, accompagnez cette créativité. En soulignant toutefois les risques qu'il serait possible de rencontrer sur le chemin. N’oubliez pas que c’est cette créativité du CEO qui fait aussi la croissance de l’entreprise !

Comment faire évoluer la fonction financière au sein d'une startup qui scale ? Quelles priorités ? Comment faire évoluer le reporting ? - Nada Taouani (Paylead)

Lorsque l’on souhaite scaler son équipe financière, surtout dans une entreprise en pleine croissance, il faut s’assurer d’avoir la main sur le cash. Une fois que cela est fait, il faut garder à l’esprit deux éléments: le rythme et le timing. En effet, ne créez pas trop vite des processus trop lourds et trop complexes. Et concernant le reporting, n’oubliez pas d’identifier et suivre les risques potentiels. Dans une startup qui scale, les risques sont nombreux, alors assurez vous d’être prêt(e) à agir en toute situation !

Quelles sont les spécificités pour les petites entreprises ? Comment mettre en place des processus financiers sans nuire au besoin de flexibilité et de rapidité ? - Deborah Lehiany (Patchwork)

La communication ! C’est véritablement la clé pour mettre en place des process financiers qui ne vont pas nuire à la flexibilité ni à la rapidité de l’entreprise. C’est d’ailleurs important d’intégrer cette valeur dans l'ADN de l’entreprise. Sans une bonne communication et une bonne écoute, vous ne serez pas en capacité de faire le lien entre toutes les équipes. Ensemble vous irez plus loin, alors faite en sorte que la communication autour des valeurs et objectifs de l’entreprise soient clairs pour tous les employés.

Gestion de l’équipe Administrative et Financière

Quels sont les types de profils que vous recrutez dans votre équipe financière et pour quelles tâches ? - Mathieu Mattei (Ovrsea)

Quelle composition pour une team Finance efficace en fonction du stade de la boîte (20-50-100-250...) selon vous ? - Robin Iss (Upflow)

Quelle est selon vous la structure d'une équipe financière dans une start-up en croissance ? Equipe type ? - Sarah Huot (Talent.io)

Comment composer son équipe ? - Myriam De Tournemire (Eutopia.vc)

Quelles sont les principales ressources (humaines, IT, etc.) nécessaires ? - Grégoire Rossi (Stationord)

Ces 5 questions étant sur la même thématique, voici une réponse commune:

Il s’agit d’une question que le DAF doit se poser au quotidien. Recruter les bons profils n’est pas une tâche simple. Pour sa part chez Lunchr, Frédéric a recruté deux personnes pour l’accompagner. L’une en charge du contrôle de gestion (l’analyse des données) et l’autre sur la partie comptable (plus dans l’opérationnel). Ces deux nouvelles recrues vont permettre de consolider la structure de la DAF et accompagner l’hypercroissance de l’entreprise. Ce sont également les profils que Fabien a recruté chez Spendesk. S'il n'y avait que deux profils à recruter pour commencer, ce sont bien ceux-là.

La fonction DAF/RAF dans une startup peut souvent inclure la dimension RH également. A partir de quelle taille y-a-t-il la nécessité d'avoir un "vrai" DRH ? Ou conseillez-vous d'avoir quelqu'un en prestation externe que l'on peut contacter pour des questions plus sensibles ? - Clément Patfoort (Peas and Love)

D’après Fabien Dawidowicz, le palier de 50 employés est clé. Jusqu’à 50 le DAF est capable d’encadrer les différentes missions plus "RH". Mais au-dessus, à partir de 80-100 employés, c’est là que la question va véritablement se poser. Les changements fonctionnels vont être plus nombreux au sein de l’entreprise. Frédéric Chabrol ajoute que cela va aussi vraiment dépendre de l’activité. Par exemple Lunchr est énormément basé sur son équipe commerciale. Les besoins en recrutement sont donc une thématique clé pour eux, depuis le début. Et justement, comme pour Lunchr et Spendesk, lorsque l’entreprise est en hyper-croissance, il est important de créer une DRH, de mettre en place une politique de rémunération (avec les avantages qui en découlent) et d’internaliser rapidement la paye.

Business Partner

Le Business Partner doit-il forcément être de la DAF ? - Borgia F. Adotevi (MDE Business School)

Concrètement, tous les employés sont des business partners, ce n’est pas uniquement au DAF qu’incombe ce rôle. Toutes les équipes doivent être business partners les unes des autres pour accompagner la croissance de l’entreprise. Le partenariat est omniprésent autour du business et tout le monde doit véritablement travailler main dans la main.

Outils

Quand internaliser la compta et/ou mettre en place un ERP de type NetSuite, Sage, etc ? - Guillaume Loudenot (Yousign)

L’internalisation de la comptabilité et la mise en place d’un ERP va vraiment dépendre du volume des flux. Lorsqu’il y a un gros volume à gérer, l’utilisation de ressources en interne devient une nécessité. LA bonne pratique est de connecter votre outil comptable à votre base de données.

Quels outils pour construire des modèles de forecast (autre qu'Excel) ? - Yann Berger (Legal Place)

Autre qu’Excel, c’est compliqué...c’est véritablement l’outil qui reste la base de la base ! C’est l’outil le mieux pensé pour le controlling, et on l’utilise en général qu’à un dixième de sa capacité. C’est sûr qu’il faut un certain temps de paramétrage, mais ça reste un super outil. D’ailleurs, tous les outils financiers et comptables s’appuient sur un Excel géant en quelques sortes, sur du SQL.

Comment automatiser les tâches à faible valeur ajoutée ? - Yohann Yjjou (Reezocar)

Aujourd'hui, le marché regorge de solutions SaaS qui ont pour objectif de simplifier votre quotidien. Comment ? Tout simplement en prenant la responsabilité de gérer les tâches à faible valeur ajoutée à votre place. Cela vous permet de gagner du temps, de l'argent et en productivité sur des tâches plus stratégiques.

Concernant la trésorerie, comment vous organisez-vous ? Quels sont vos outils ? - Cyrille Romera (eBikeLabs)

Aujourd’hui, Frédéric de Lunchr a recours à des webservices pour la gestion de sa trésorerie. Ces outils lui permettent de suivre l’état des fonds de l’entreprises, puis de télécharger ces données afin de les analyser par la suite. Demain il souhaite utiliser l’outil Kyriba pour centraliser et faire remonter toutes les lignes bancaires dans une même interface, mais aussi faire des prévisionnels de trésorerie. Cette solution s’intégrera parfaitement avec SAGE 1000, l’ERP utilisé par Lunchr. La solution Lucanet peut aussi tout à fait vous accompagner sur la gestion de la trésorerie.

Selon vous, l'internalisation de la comptabilité (surtout pour l'analytique qui est la base du reporting) devrait se faire à partir de quelle taille ? Ou quel tour de financement (série A/B) ? - Yann Berger (Legal Place)

Déjà se poser la question du tour de financement est une très bonne chose. Le point de rupture sur la qualité du reporting que vous devez effectuer vous permettra d’identifier le bon moment pour internaliser la comptabilité. En effet, il va falloir établir un certain degré de reporting à cette étape et si l’externalisation de la comptabilité pose problème, c’est alors le bon moment pour internaliser. Un expert comptable externe n’est pas aussi réactif qu’une ressource interne et peu vite coûter cher quand les besoins augmentent.

Indicateurs de réussite

Quels indicateurs suivez-vous ? Évolution CA / rentabilité / taux de pénétration du marché ? - Patrick Eymann (ECPS)

Quel type de reporting financier/comptable faites-vous ? Quels sont les KPIs que vous suivez ? - Adrien Prot (Wavy)

Quels sont les gros focus d'une bonne direction financière ? Recouvrement client, cash, reporting ? - Sarah Huot (Talent.io)

Ici la réponse est commune à ces trois questions :

C’est une question très compliquée, car chaque équipe administrative et financière va suivre ses propres KPIs. Pour Fabien et Frédéric, qui sont tous les deux dans une startup en pleine croissance, le suivi va se faire au mois et ils vont donc suivre le MRR (monthly recurring revenue), le cash, le prévisionnel des mois à venir, etc. D’un mois à l’autre, les éléments à analyser peuvent être diamétralement différents. C’est pourquoi un suivi mensuel est obligatoire dans un contexte d’hyper croissance. Ce qui n’est pas le cas dans les grands groupes, où les reportings sont annuels.

Comment suivez vous l'évolution de votre documentation juridique ? PV d'AG ? Evolution du pacte/des statuts ? - Cyrille Romera (eBikeLabs)

Chez Lunchr et Spendesk ils utilisent Uplaw qui est une solution SaaS qui gère le secrétariat juridique et toute la partie data-ification des levées de fonds. Toute la documentation juridique (statut, TVA, contrat, etc) est au même endroit, ce qui permet de trouver les informations clés en quelques clics et suivre en temps réel les données. Mais il existe aussi d’autres outils, comme Equify par exemple.

Pour ce qui est de la signature électronique des documents, elle est désormais autorisée et reconnue par la réglementation européenne. De supers solutions existent et sont recommandées par nos experts: Yousign et DocuSign.

Autres

Recommandation de lectures ? Vos bouquins inspirants ? - Nathalie Rayon (NRCO Expertise)

Nos deux experts vous recommandent deux livres :

• The Hard Thing About Hard Things par Ben Horrowitz : Ben Horrowitz (créateur d’un fond d’investissement) retrace son parcours et les difficultés rencontrées lors de la création d’entreprises, de la construction des équipes, etc. Ils donnent toutes ses astuces pour lever ces bloqueurs et construire des entreprises qui fonctionnent.

• The personal MBA par Josh Kaufman : Chaque chapitre de ce livre répond à une problématique de DAF ou manager. Pendant presque 10 ans il a répertorié de nombreuses informations, par exemple l’organisation du temps de travail, le monde du marketing, de la finance, etc. Toutes les notions à savoir sont là, vous pourriez presque passer un MBA !

Pour aller plus loin

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