Délai de paiement freelance : quelles sont les règles ?

D’après une étude menée conjointement par Malt et le cabinet de conseil BCG, 53 % des freelances français disent avoir des difficultés à se faire payer rapidement.

Ces difficultés peuvent être dues à une méconnaissance des délais légaux de paiement ou à de simples difficultés administratives au sein des services comptables.

C’est un problème que vous rencontrez dans votre entreprise ?

Dans cet article, nous vous expliquons justement ce que prévoit la loi sur le sujet et comment éviter les retards de paiement de vos prestataires freelances.

Quels sont les délais de paiement pour les prestataires en freelance ?

L'article L441-10 du Code de commerce distingue plusieurs délais de paiement :

• Un délai de règlement général fixé à 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou de livraison de la prestation ;

• Un délai de règlement librement convenu entre les parties, qui ne peut dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture ;

• Un délai dérogatoire de 45 jours fin de mois, à compter de la date d'émission de la facture (le paiement doit être effectué dans un délai de 45 jours à compter de la fin du mois en cours).

Enfin, en cas de facture périodique, le délai convenu entre les parties ne peut pas dépasser 45 jours à compter de la date d'émission de la facture.

Le choix entre ces différentes options relève de la liberté contractuelle.

Les entreprises qui travaillent avec des freelances peuvent ainsi opter pour l’une de ces trois solutions, en fonction de leur politique de paiement.

Les parties sont également libres de convenir ensemble de modalités de paiement particulières.

Par exemple, elles peuvent se mettre d’accord sur le versement de l’intégralité du paiement dès réception du livrable correspondant à la fin de la prestation. Elles peuvent aussi convenir qu’un acompte (au montant librement fixé) sera versé au début de la prestation.

Enfin, il est possible de réduire les délais de paiement en prévoyant :

• Un paiement comptant, qui oblige le client à payer le jour de la livraison de la prestation ;

• Un paiement à réception, par lequel un délai d’au moins une semaine s’applique entre la date de réception de la facture et le règlement de la prestation.

Pour être valables, ces conditions de paiement doivent être précisées sur la facture, ainsi que dans les Conditions générales de vente (CGV) du freelance.

Quelles sont les sanctions à prévoir en cas de non-respect des délais ?

Malgré les délais prévus par la loi, les retards de paiement restent nombreux.

Or, ces retards ont un impact négatif sur la trésorerie des entrepreneurs, voire sur l’existence même de leur activité pour les plus fragiles d’entre eux.

C’est la raison pour laquelle l’article L441-16 du Code de commerce prévoit la sanction du non-respect des règles relatives aux délais de paiement par une amende administrative d’un montant maximal de 75 000 euros pour une personne physique, et 2 millions d’euros pour une personne morale.

Bien évidemment, cette règle théorique n’est pas facile à faire appliquer.

Pour éviter ces retards, les freelances peuvent fixer en amont des pénalités de retard, dont l’entreprise cliente doit s’acquitter en cas de retard de paiement. Ces pénalités correspondent généralement au taux directeur (taux de refinancement semestriel de la Banque centrale européenne) en vigueur, majoré de 10 points. Un taux fixe supérieur ou inférieur au taux de refinancement de la BCE peut également être choisi, à une seule condition : qu’il ne soit pas inférieur à trois fois le montant du taux de l’intérêt légal. Le montant des pénalités de retard doit être précisé sur la facture et/ou dans les CGV.

Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2013, toute entreprise qui règle une facture après échéance doit verser à son créancier une indemnité forfaitaire de compensation des frais de recouvrement. Cette indemnité, fixée à 40 € et due dès le premier jour suivant l'échéance de la facture, a pour objet d’indemniser les créanciers pour les frais de recouvrement liés au retard de paiement.

Attention : la mention de cette indemnité ainsi que son montant doivent figurer dans les CGV et sur la facture.

Comment éviter les problèmes de paiement des prestataires freelance ?

Dans un contexte de pénuries des talents, les freelances jouent désormais un rôlé clé dans de nombreuses entreprises. Et pour mieux les fidéliser, mieux vaut les payer à temps !

Voyons justement quelles sont les mesures qu’une entreprise peut mettre en place pour régler les problèmes de retard de paiement de ses talents freelances.

L’aménagement du contrat de mission

Pour éviter les retards de paiement, il est possible d’aménager le contrat qui lie une entreprise et un freelance en fonction de leurs spécificités et besoins respectifs. Par exemple, les parties peuvent s’entendre sur un délai de paiement particulier.

Il est également possible de mettre en place un acompte, à verser par l’entreprise avant le démarrage de la mission, ou encore un échelonnement des paiements. Selon la nature du contrat, le paiement des factures peut être échelonné à date fixe ou lorsque certains objectifs liés à la prestation du freelance ont été atteints.

Clarifier ces sujets en amont permet de limiter les difficultés de paiement en aval.

Définir un contact de facturation référent

Très souvent les retards de paiement sont le fruit d’un simple oubli.

Pour éviter ces situations, l’idéal est de définir dès le début de la mission du prestataire freelance un contact de facturation qu’il ou elle peut contacter en c as de retard de paiement.

Le freelance sait alors qui contacter en cas de problème et permet aux deux parties de gagner du temps dans la résolution de l’impayé.

L’utilisation d'une solution de gestion des dépenses

Le recours à un logiciel de gestion des dépenses tel que Spendesk peut également aider les entreprises à mieux suivre leurs factures et à éviter les impayés. Ce type d’outil permet également d’avoir une meilleure vue sur les flux financiers de l’entreprise.

Le recours à une société de portage

Pour faciliter la relation avec ses freelances, il est également possible de passer par une société de portage salarial. Choisie par le freelance, celle-ci a pour rôle, entre autres, de gérer tout l’administratif du freelance, dont ces factures.

En cas d’impayé, le freelance peut s’appuyer sur sa société de portage pour régler la situation à sa place et donc garder l’esprit serein.

Conclusion

Si la loi protège théoriquement les freelances contre les retards, ces derniers demeurent fréquents. Pour s’en prémunir, il est donc important de connaître les règles en vigueur et de savoir comment réagir en cas d’impayé.

Pour rappel, si le délai de règlement général est fixé à 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou de livraison de la prestation, il est possible de mettre en place un délai de paiement différent, dans la limite de 60 jours à compter de la date de la facture.

En cas de retard de paiement, des pénalités de retard s’appliquent, à condition qu'elles aient été expressément prévues dans les CGV. Une mise en demeure peut également être adressée au client débiteur pour le contraire à régler à sa créance, à condition qu’une tentative de résolution amiable ait d’abord eu lieu.