Remboursement des notes de frais : passez à la vitesse supérieure !

Le remboursement des notes de frais des salariés en déplacement professionnel peut vite devenir une procédure coûteuse et pénible si aucune solution n’est mise en place pour assurer un traitement rapide et efficace.

Dans cet article on fait le point sur les délais de remboursement à connaître.

Le remboursement des notes de frais est un sujet qui met généralement tout le monde d’accord : entre les délais à rallonge et les procédures complexes, personne n’y trouve son compte.

Pour une entreprise en pleine croissance qui voit son effectif grandir et ses salariés se déplacer davantage, la multiplication des notes de frais peut vite poser problème.

Le responsable financier doit alors traiter une montagne toujours plus haute de justificatifs qui lui parviennent parfois plusieurs mois après le déplacement, tandis que le salarié doit avancer ses frais professionnels au risque d'être à découvert.

L'employeur peut même se demander s'il est tenu de rembourser des frais dont les justificatifs lui parviennent 5 mois après le voyage... Découvrez quelles sont les obligations à respecter aussi bien côté du salarié que du côté de l'employeur.

Délai de remboursement des notes de frais (point de vue du salarié)

Tout d'abord, une note de frais ne peut être remboursée sans la présence d’un justificatif permettant de prouver l’existence de la dépense engagée.

Sans celui-ci, l’entreprise est hors-la-loi et les dépenses concernées pourront être requalifiées comme des avantages en nature.

Selon la loi, le remboursement des frais professionnels est soumis à la prescription quinquennale.

En théorie, vous avez donc 5 ans maximum pour être remboursés.

Le plus souvent, le délai pour fournir l’ensemble des justificatifs est directement fixé par l’entreprise au travers d’une note de service, ou dans sa politique d’encadrement des frais professionnels.

D’un point de vue légal, malgré l’obligation de fournir les justificatifs dans un délai antérieur, la loi permet à un salarié de réclamer le remboursement de ses frais jusqu’à échéance de la prescription quinquennale (arrêt de la Cour de Cassation de 2009).

Une fois les justificatifs fournis par le salarié, les étapes nécessaires pour les valider sont nombreuses et peuvent prendre beaucoup de temps.

En moyenne, il faut 1 mois pour qu’un salarié obtienne un remboursement.

Sans compter le temps qu'il faut allouer pour remplir des formulaires de demande de remboursement. Une vraie partie de plaisir...

Délai de remboursement des notes de frais (point de vue de l’employeur)

L’employeur est dans l’obligation de rembourser l’ensemble des frais professionnels à ses salariés dans les délais fixés par la loi, c’est à dire 5 ans.

Pour autant, il peut délibérément imposer un délai plus court dans son entreprise.

Le rôle de l’employeur n’est pas de faire la course aux justificatifs. Il se doit alors de les rembourser dans un délai raisonnable une fois ces derniers remis, sans davantage de précision du côté de la loi.

L’employeur a la possibilité de rembourser les frais du salarié de deux manières :

• Au réel : le salarié se doit de fournir une note de frais indiquant la date de la dépense, sa nature, les éventuels convives et le montant total TTC. Il est alors remboursé à hauteur des sommes indiquées sur ses justificatifs.

• Au forfait : l’employeur peut aussi opter pour le versement d’une allocation globale forfaitaire. Il s’agit cependant d’une méthode généralement peu appréciée, car trop imprécise et peu flexible en cas d’imprévu.

Il est possible de panacher les deux modes de remboursement entre différents salariés, ou au cours d’un même déplacement. Le seul accord des deux parties suffit.

Le casse-tête commence alors pour l’entreprise car le traitement nécessite de nombreuses interventions chronophages et coûteuses :

1. Le manager doit valider les dépenses.

2. Le comptable doit contrôler l’ensemble des justificatifs.

3. La direction financière doit prendre en charge le remboursement.

Tâche à faible valeur ajoutée et contraignante au quotidien, les entreprises ne sont généralement pas satisfaites des procédures classiques de remboursement des notes de frais.

Pour palier à ces difficultés, des solutions SaaS telles que Spendesk permettent aux salariés de ne plus avancer de frais grâce à des moyens de paiement adaptés.

Et dans le cas où une note de frais est tout de même nécessaire, Spendesk, permet de les dématérialisée en quelques clics pour un bien meilleur suivi et un remboursement quasi instantané.

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