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La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est un impôt indirect que les entreprises collectent pour le compte de l'État. Dans certaines situations, une entreprise peut se retrouver avec un crédit de TVA, c'est-à-dire que la TVA déductible sur ses achats est supérieure à la TVA collectée sur ses ventes.
Il est alors possible de demander le remboursement de ce crédit de TVA. Voici un guide pratique pour optimiser vos demandes et éviter les erreurs courantes.
Les meilleures pratiques pour optimiser les demandes de remboursement de TVA
Bien organiser ses factures et justificatifs
Assurez-vous que toutes les factures et documents nécessaires sont soigneusement archivés et accessibles en cas de contrôle. Les factures doivent comporter toutes les mentions obligatoires, notamment le numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur et du client.Respecter les délais de dépôt
Chaque régime d'imposition impose des échéances spécifiques pour les demandes de remboursement. Par exemple, pour les entreprises relevant du régime réel normal, la demande de remboursement annuel doit être déposée en janvier, concomitamment à la déclaration de décembre ou du 4ᵉ trimestre de l’année précédente (Formulaire n°3519-SD - Demande de remboursement de crédits de taxes).Utiliser un logiciel de gestion des dépenses
Automatiser le suivi des dépenses facilite la récupération des informations nécessaires et réduit les erreurs humaines. Des outils comme Spendesk permettent une gestion efficace des factures et des justificatifs, simplifiant ainsi le processus de demande de remboursement de TVA.Vérifier l'éligibilité des dépenses
Toutes les dépenses ne sont pas forcément remboursables. Par exemple, certaines dépenses de représentation ou de transport peuvent être exclues du droit à déduction selon les réglementations en vigueur.Faire appel à un expert en fiscalité
Un spécialiste voire même un DAF à temps partagé peut vous aider à optimiser vos demandes et s'assurer que vous bénéficiez du remboursement maximal possible, tout en respectant les obligations légales.Suivre l'état de la demande
Une fois la demande soumise, suivez son avancement via votre espace professionnel sur le site des impôts et soyez prêt à fournir des compléments d’information si nécessaire, comme pour le remboursement de TVA intracommunautaire.
Erreurs courantes à éviter
Fournir des documents incomplets ou erronés : Vérifiez la conformité des factures et justificatifs. Assurez-vous que toutes les informations requises sont présentes et correctes quand aux frais de mission.
Ne pas respecter les délais de soumission : Certaines entreprises oublient de déposer leur demande à temps, ce qui peut entraîner un refus ou un retard dans le remboursement.
Confondre remboursement et crédit de TVA : Assurez-vous d’utiliser la bonne procédure en fonction de votre situation. Le crédit de TVA peut être imputé sur les périodes suivantes ou faire l'objet d'une demande de remboursement.
Sous-estimer la complexité administrative : Un manque de préparation peut ralentir le traitement de votre dossier. Il est essentiel de bien comprendre les procédures et de fournir tous les documents requis afin de pouvoir appliquer sa TVA déductible.
Comparatif des délais de remboursement selon les régimes d'imposition
Régime réel normal ou mini réel : Les entreprises peuvent demander un remboursement mensuel ou trimestriel si le crédit de TVA est supérieur à 760 €.
Régime simplifié d'imposition (RSI) : Les entreprises peuvent demander un remboursement annuel si le crédit de TVA atteint au moins 150 €. Un remboursement semestriel est possible sous certaines conditions, notamment si le crédit provient de l'acquisition de biens constituant des immobilisations pour un montant minimum de 760 €.
Optimisez votre gestion avec un outil dédié
L’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses comme Spendesk permet d’automatiser la collecte et l’organisation des justificatifs, réduisant ainsi le risque d’erreurs et accélérant le remboursement de la TVA.
En appliquant ces bonnes pratiques et en évitant les erreurs courantes, votre entreprise pourra maximiser ses remboursements de TVA tout en minimisant les risques administratifs.
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Gabriel Autran
Chez Spendesk, Gabriel a pour mission de transformer la finance d'entreprise en sujet du quotidien. Après plus de 5 ans à écrire pour divers secteurs de la tech française, Gabriel s'est spécialisé dans l'assur-tech et la fintech, dans le but de mettre en valeur les courants profonds à l'œuvre dans les méthodes et outils de gestion des ressources, observables dans les grandes structures comme pour les plus modestes entités.
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