Dématérialisation des factures fournisseurs : Les bonnes pratiques

La digitalisation des flux financiers s’accélère dans les entreprises françaises tout comme en Europe. Vous vous interrogez sur la dématérialisation des factures fournisseurs et hésitez sur sa mise en œuvre ?

Faisons le point sur le processus de facturation Procure-to-Pay de la commande au paiement. Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ? Quels formats sont autorisés actuellement et pour les années à venir ? Quels sont les enjeux et atouts du passage au full digital ? Quels outils et logiciels aident concrètement à cette dématérialisation ? Quelques éléments de réponse.

À quoi sert une facture fournisseur ?

Les factures fournisseurs font partie de la vie des entreprises, et ce de la TPE aux plus grandes entreprises. Leur traitement s’impose à tous, de l’acheteur au comptable qui émet le paiement. Mais savez-vous qu’elles présentent de multiples fonctions incontournables  ?

Une fonction comptable

Détenir un justificatif en bonne et due forme s’impose pour pouvoir déduire la charge de votre résultat comptable. Sans facture digne de ce nom, vous risquez en cas de contrôle fiscal le rejet de la déduction et la majoration de l’imposition de vos bénéfices.

Une fonction fiscale

La déduction de la TVA présente sur la facture fournisseur exige le respect des dispositions légales en matière de facturation, tant sur le format de la pièce que pour les mentions obligatoires. Notez aussi que le processus appelé piste d’audit fiable s’impose pour de nombreuses factures, fournisseurs ou clients.

Une fonction commerciale

La facture fournisseur comporte de nombreuses informations comme les coordonnées des tiers en présence ou la nature des produits et prestations vendus. N’oublions pas les prix, les quantités, la dégressivité tarifaire, les taxes, le mode de règlement et la date d’échéance. C’est l’article L.441-9 du Code de commerce qui régit l’obligation de facturation pour les activités professionnelles.

Une fonction juridique

La facture constitue un moyen de preuve que la transaction commerciale s’est bien produite. L’article L110-3 du Code de commerce spécifie que les actes commerciaux se prouvent par tous les moyens sauf si la loi prévoit explicitement autre chose.

Quelles sont les règles en matière de facturation fournisseur ?

Il est loin le temps où toutes les factures de vos fournisseurs arrivaient tranquillement par la poste. Depuis une dizaine d’années, les formats se sont multipliés et la réglementation évolue sans cesse. Faisons le point sur ce que disent les textes de loi en France et les changements prévus pour la digitalisation et l’automatisation dans les années à venir.

La distinction entre facture dématérialisée et facture électronique

Depuis plusieurs mois, vous entendez parler de factures électroniques. Auparavant avec les obligations en matière de piste d’audit fiable notamment, le terme dématérialisation était employé fréquemment. Pourtant, ce sont deux types de documents comptables distincts.

Comme le spécifie l’ordonnance du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facture électronique, ce type de pièce comptable est émise, transmise, reçue et archivée électroniquement. On parle d’e-invoicing. Elle doit respecter un format précis de données structurées. Une facture PDF ordinaire ne présente donc pas le caractère électronique.

La facture fournisseur peut devenir dématérialisée lors de son arrivée chez le client. Par exemple, une facture papier est scannée pour être comptabilisée, vérifiée, payée et archivée sous ce format numérique. Bien sûr, une facture tout électronique constitue aussi une facture dématérialisée. L’inverse n’est pas vrai.

Les formats de factures fournisseurs autorisés actuellement

Aujourd’hui, les entreprises peuvent accepter des factures fournisseurs :

• sécurisées selon le principe RGS (référentiel général de sécurité) ;

• dématérialisées du type EDI (échange de données informatisées) ;

• papier, numérisées ou pas en vue de leur conservation, au format PDF ordinaire, PDF RGS, etc.

Pour la dernière catégorie citée, le respect des obligations fiscales en matière de piste d’audit fiable s’impose. Certains outils de dématérialisation des factures entrantes y aident grandement.

Obligation légale : quand et pour qui ?

La facturation appelée BtoG pour « business to government » s’effectue déjà en toute électronique depuis début 2020. Les entreprises transmettent les factures à leurs clients relevant de l’administration publique par le portail Chorus Pro.

L’ordonnance du 15 septembre 2021 précitée rend obligatoire le passage aux factures électroniques pour les relations BtoB entre professionnels établis en France, selon un calendrier progressif de 2024 à 2026.

• Concernant les factures électroniques de vos fournisseurs, les délais prévus par les textes vous imposent de les accepter à compter du 1er juillet 2024. C’est un projet incontournable dans les entreprises pour les mois à venir.

• À partir du 1er janvier 2025 pour les ETI (entreprises de taille moyenne)

• À partir du 1er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises seront à leur tour assujetties à l’émission de factures électroniques. La réception des factures électroniques devra être mise en place pour ces mêmes catégories d’entreprise pour toutes les entreprises à partir de juillet 2024.

Quels sont les atouts et enjeux de la dématérialisation des factures fournisseurs ?

L’obligation de traitement des factures électroniques fournisseurs intervient seulement en juillet 2024. Pour autant, adopter au moins la dématérialisation à l’entrée des pièces comptables comporte de multiples avantages pour votre entreprise. C’est aussi une préparation pour la suite de l’automatisation et de la numérisation.

Une fluidification et une accélération du processus Procure-to-Pay

Le coût et le temps de traitement d’une facture papier impressionnent quand on prend connaissance d’études ou enquêtes dans ce domaine. Entre 10 et 15 euros, oui, c’est le prix à payer pour chaque document de ce format.

La digitalisation du processus fournisseur apporte de la fluidité entre les opérateurs. Elle aide à réduire les erreurs, à simplifier les relations avec les fournisseurs et à diminuer les délais de règlements. Avec ses automatismes, le déploiement d’un workflow encadré ainsi qu’une traçabilité garantie, la dématérialisation des factures contribue à la sécurité du processus Procure-to-Pay. Avec ce type de traitement, finis les documents qui traînent sur les bureaux en attente de validation voire de comptabilisation.

Une première démarche avant la facture numérique de 2024

Si vous optez pour la dématérialisation des factures fournisseurs, vos process de travail évolueront fortement vers le zéro papier. En prenant ce premier virage, vous serez prêt plus vite pour juillet 2024 lorsque toutes les factures entrantes devront arriver au format électronique. Les logiciels d’aujourd’hui s’adapteront dans les prochains mois afin de respecter la nouvelle réglementation qui remplacera l’actuelle dématérialisation.

Réduire le risque de fraude pour les entreprises

C’est évidemment une des volontés du législateur, réduire les fraudes en particulier à la TVA. Pour les entreprises, la dématérialisation des factures fournisseurs comporte aussi l’avantage de limiter les tentatives de fraude au paiement. Ces dernières années, les techniques se sont multipliées pour essayer d’obtenir des règlements indus.

Avec les applications qui gèrent la dématérialisation, vous vérifiez vos fiches et données fournisseurs en permanence. Vous croisez les informations des factures avec votre référentiel. Vous encadrez strictement les autorisations d’accès et d’approbation des pièces via signature électronique. Vous pilotez parfaitement le contrôle interne sur le plan de la séparation des tâches. N’oublions pas l’automatisation qui consiste à rapprocher une facture des entrées en stocks valorisées au tarif de la commande.

Organiser et faire évoluer les métiers comptables

Le tout numérique et le zéro papier révolutionnent les métiers dans l’entreprise. Plus particulièrement, la comptabilité fournisseur est au cœur de la tourmente. Pourquoi attendre juillet 2024 que l’électronique soit obligatoire ? Les comptables fournisseurs verront leurs taches évoluer avec la disparition de la saisie des écritures.

De nouvelles missions naissent et leur sont confiées comme le pilotage du processus de digitalisation ou la surveillance et le traitement des anomalies. N’oubliez pas la gestion de e-reportings divers relatifs aux flux fournisseurs. La conduite du changement prend du temps. Anticipez pour rassurer vos équipes !

Les outils pour dématérialiser les factures fournisseurs

Voyons comment concrètement les applications informatiques doivent gérer les flux pour parvenir à la dématérialisation des factures fournisseurs.

Les fonctions à remplir par les logiciels de dématérialisation

Quand on observe le processus de digitalisation des factures fournisseurs entrantes, trois opérations majeures interviennent à chaque fois. Vous devez récupérer et traiter les informations des factures pour leur comptabilisation, les valider puis les archiver.

Acquérir et exploiter les données entrantes du fournisseur

Tous les types de factures entrantes sauf celles au format EDI exigent une récupération des données en vue de leur traitement. Il peut s’agir d’un outil de numérisation pour le papier ou une application informatique capable de déchiffrer les factures du type XML ou PDF.

L’imputation comptable générale comme analytique s’effectue selon les paramétrages prévus en vue de l’intégration dans l’ERP ou le logiciel comptable de l’entreprise. Avant de partir dans la zone de stockage, un horodatage des pièces permet de sécuriser l’intégrité des fichiers de données.

Définir et suivre le workflow de validation des factures fournisseurs

Cette phase consiste à déterminer le chemin précis suivi par chaque facture fournisseur ainsi que les étapes des divers contrôles. Le paramétrage du logiciel retenu détermine qui valide et comment. Par exemple, le système envoie des notifications aux approbateurs et les alerte en cas de délais de paiement. La mise en place nécessite en général de définir des catégories de fournisseurs selon les valideurs concernés et de fixer une règle de gestion des tiers par catégorie. Un processus spécifique s’applique alors pour chaque cas identifié dans la cartographie.

Archivage des factures et gestion électronique de la documentation (GED)

La solution logicielle retenue doit gérer tout d’abord l’aspect GED des documents. À ce stade, l’objectif est de pouvoir classer et consulter les factures fournisseurs avec un système d’index qui facilite la recherche. Ce traitement des pièces intervient dès l’arrivée des données. Ensuite, après les traitements de la comptabilisation puis de l’approbation, vient le temps de l’archivage numérique pendant toute la durée légale. Pour la facturation, le délai est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.

Les solutions de dématérialisation proposées par Spendesk

Face à la progression de la dématérialisation des factures fournisseurs, nous avons développé chez Spendesk des solutions concrètes pour les entreprises :

Les fonctionnalités de nos applications

Avec la plateforme Spendesk, vous gérez la dématérialisation des factures fournisseurs en un seul endroit. Qu’il s’agisse du téléchargement des factures, de leur approbation puis de leur paiement, sans oublier le suivi et la traçabilité de chaque document, vous accédez à tout en quelques clics.

Vous pouvez même valider sur notre portail les demandes d’achat des équipes selon les budgets fixés. Vous visualisez à tout moment le niveau des engagements d’achat, des bons de commande aux factures fournisseurs. Vous surveillez le statut de chaque facture en permanence.

Les avantages pour les entreprises

Avec nos logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs, c’est l’assurance de disposer d’une solution parfaitement conforme à la législation en vigueur. Nous réalisons les évolutions nécessaires selon les exigences de l’administration fiscale. Vous gagnez en productivité dans le traitement. En outre, vous réduisez les erreurs de paiement tout comme la perte de documents. Vous tracez et sécurisez tous vos flux entrants.

Adoptez la dématérialisation des factures fournisseurs

Ne tardez pas et n’attendez pas que l’administration fiscale vous l’impose. De multiples avantages existent déjà aujourd’hui. Chez Spendesk, nous sommes à vos côtés pour franchir le pas de la dématérialisation des factures fournisseurs dès maintenant.