Déplacements professionnels : comment établir une politique de dépenses

Après une période de gel des déplacements professionnels pour cause de Covid-19, les entreprises sont confrontées aujourd’hui à une reprise sensible de ces dépenses. C’est l’occasion d’étudier la mise en place d’une réelle politique en la matière.

Voici les meilleures raisons de recourir à ce type de bonnes pratiques écrites dans votre société ainsi que la manière d’y parvenir.

Enfin, vous découvrirez aussi dans cet article un outil téléchargeable offert par Spendesk, afin de bâtir votre politique de dépenses professionnelles.

1 - Pourquoi déployer une politique de déplacements professionnels ?

Structurer et cadrer les frais de déplacement professionnels dans votre entreprise fait partie des règles de bonne gestion. Tant pour vos équipes de la DAF, comptables et contrôleurs financiers, que pour les collaborateurs qui voyagent, une politique écrite et partagée par tous comporte de nombreux atouts. Cela vaut le coup de s’y pencher sérieusement !

1.1 - Qu’est-ce qu’une politique de déplacements et voyages professionnels ?

C’est une procédure écrite communiquée à tous les salariés et comprise de tous. Elle détaille l’ensemble des règles applicables lorsqu’un employé doit engager des dépenses pour se déplacer. Elle comporte aussi les obligations à respecter par chacune des parties, le collaborateur et l’employeur.

Avec une politique de déplacements professionnels, la personne amenée à voyager connaît d’avance les règles financières comme les limites et conditions de remboursement. Elle dispose également d’informations en matière de couverture d’assurance par l’entreprise.

1.2 - Pourquoi la politique de voyages et déplacements est-elle d’actualité ?

La France comme l’ensemble du globe vient de vivre une longue période de pandémie mondiale qui a stoppé ou considérablement réduit les voyages. Avec la reprise d’une vie quasi normale, visiter une filiale à l’étranger ou une agence régionale redevient possible. Ainsi, après une forte contraction des dépenses, le monde du travail fait face actuellement à une remontée des coûts des déplacements professionnels. Se préoccuper de les contenir et de les réguler passe donc par le déploiement d’une politique claire de ces dépenses.

1.3 - Les avantages d’une procédure écrite pour les dépenses de déplacement

La sortie de la pandémie de la Covid-19 voit exploser les budgets de frais de déplacement comparativement à la période 2020-2021. De nombreuses autres raisons doivent vous conduire à déployer une politique de déplacements professionnels.

1.3.1 - Contrôler les coûts générés par les frais de déplacement

Le fait de définir les règles à respecter pour voyager comme les plafonds pour les nuitées d’hôtel, les classes de réservation en avion, etc. contribue à maîtriser les dépenses. La politique de frais de déplacement peut aussi générer des économies par le recours obligatoire à certaines compagnies ou agences de voyages. Dans ce cas, l’entreprise négocie des remises financières annuelles sur les volumes d’activité réalisés.

1.3.2 - Clarifier les règles applicables aux salariés en déplacement professionnel

La communication claire des conditions financières des voyages et déplacements professionnels contribue à rassurer et à satisfaire les collaborateurs. Chacun sait à quoi s’attendre. Dépenses pour les repas, location d’une voiture, transport en train ou en avion, hébergement à l’hôtel, etc., la politique applicable détaille tous les cas. Les managers aussi disposent de consignes écrites. Ils n’ont plus à arbitrer sur le niveau des dépenses engagées.

1.3.3 - Fixer un cadre en laissant un minimum d’autonomie et de choix aux salariés

En plus de permettre de contenir les dépenses dans un cadre déterminé, une politique de déplacements professionnels intelligente apporte de l’autonomie. C’est une manière de garder la maîtrise tout en lâchant la bride aux collaborateurs.

Pour organiser son voyage professionnel, le salarié apprécie d’être guidé dans sa réservation. Toutefois, il aime aussi conserver un peu de liberté. Laissez-le par exemple choisir le modèle du véhicule loué pour un long trajet en France. Quant à un hôtel à Paris, donnez-lui simplement une fourchette de prix voire une liste d’hébergements.

1.3.4 - Accompagner le déploiement d’un outil de dématérialisation des notes de frais

Une politique écrite de déplacements professionnels contribue au bon fonctionnement des notes de frais dématérialisées. Quels que soient le type de voyage ou de trajet, le lieu ainsi que la durée d’hébergement, le collaborateur sait comment agir et dans quelles limites. La procédure lui indique tous les justificatifs qu’il doit produire en vue du remboursement des dépenses engagées. Elle détaille aussi les modes opératoires et les circuits de validation.

2 - Comment déployer intelligemment une politique de déplacements professionnels ?

Pour un maximum d’efficacité, voici quelques conseils pour concevoir au mieux votre politique en matière de déplacements. Avec ces différentes étapes concrètes, vous balayez l’ensemble des problématiques tant pour le salarié en voyage professionnel que pour l’entreprise.

2.1 - Analyser les besoins de l’entreprise en matière de déplacement professionnel

Commencez par faire le tour des pratiques existantes et des besoins en matière de voyages et déplacements professionnels. C’est la meilleure manière de ne rien omettre tout en restant réaliste et proche du terrain. Évidemment, une entreprise qui envoie des salariés en expatriation à l’étranger réserve un chapitre de sa procédure écrite à ce type de cas. C’est aussi un élément essentiel en faveur de la mobilité professionnelle à l’international.

Votre société dispose seulement de magasins ou d’agences en France avec des techniciens ou commerciaux ? Alors décrire le voyage d’affaires à l’international a peu de sens, sauf exception ponctuelle.

2.2 - Associer des collaborateurs qui voyagent à la réflexion

Pensez à intégrer à l’équipe projet des employés concernés par les différents types de voyage professionnel. Déplacement d’affaires pour visiter un client à l’étranger ou trajet régulier en voiture du lieu de travail au siège, à chaque cas correspond un point de la procédure.

Par exemple, pour fixer la classe de réservation d’un un vol de nuit en avion supérieur à dix heures, interrogez les collaborateurs en question. N’oubliez jamais que la politique de déplacements professionnels doit allier le coût et le confort du voyage pour le salarié.

2.3 - Fixer des règles et plafonds de coûts par nature de dépense

Prenez chaque type de dépense professionnelle recensé. Pour chacun, définissez les conditions financières dans lesquelles le collaborateur peut organiser son déplacement. La procédure écrite constitue un réel guide pratique pour lui.

Voici des items à prendre en compte selon le lieu, le pays ou la ville :

• budget de dépenses à respecter par trajet en train ou en avion, location de voiture à la journée, carburant pour le véhicule ;

• budget d’hébergement pour chaque nuitée d’hôtel et repas au restaurant ;

• frais divers pris en charge comme le roaming à l’international ;

• classes de réservation par type de collaborateur et selon la durée ou la nature du trajet.

2.4 - Préciser dans la procédure les modalités de remboursement des notes de frais

La politique de déplacements professionnels décrit comment le salarié qui voyage pour son travail obtient le remboursement des dépenses engagées lorsqu’il réalise l’avance. La prise en charge est limitée, mais le collaborateur demeure libre de payer le différentiel ? Spécifiez-le dans la procédure.

Dans cette partie du guide, expliquez le fonctionnement des notes de frais ainsi que l’utilisation de l’application informatique en ligne le cas échéant. Si l’entreprise octroie des cartes affaires à certains collaborateurs, la procédure décrit les formalités à respecter. Notamment, elle précise comment restituer les justificatifs à l’entreprise et sous quel délai.

2.5 - Assurer la sécurité des collaborateurs, mais aussi leur confort de déplacement

Un salarié qui quitte son lieu de travail habituel pour un court séjour à Paris ou ailleurs dans le monde attend de l’entreprise sécurité et prévention des risques. C’est la responsabilité des employeurs d’apporter cette protection pour tout déplacement professionnel comme pour une mobilité à l’étranger.

Intégrez dans la politique de déplacements professionnels les éléments de vigilance au regard du Code du travail. Voici les points à évoquer pour une politique de Duty of Care :

• la santé (comment réagir en cas d’infection ou d’accident) ;

• l’alimentation et les boissons ;

• la sécurité (protection contre le vol, les accidents, les événements climatiques, etc.) ;

• la discrimination et le harcèlement ;

• la violence, la pression ainsi que le stress.

2.6 - Intégrer la stratégie d’achats de l’entreprise dans la procédure

Parfois, la direction des achats ou des frais généraux négocie des budgets annuels de dépenses. C’est souvent le cas de la billetterie d’avion, des nuitées d’hôtel et des locations de courte durée de véhicules. Elle référence donc des sociétés précises et obtient des conditions tarifaires avantageuses. Il peut s’agir de ristournes annuelles sur le volume d’activité réalisé. Dans ce cas, intégrez cette stratégie achats dans votre politique de déplacements professionnels. Mentionnez les entreprises auprès desquelles chaque salarié en mission peut réserver son voyage d’affaires en France ou à l’étranger.

2.7 - Définir le processus de validation des dépenses liées aux voyages et déplacements

Profitez de ce guide des déplacements professionnels pour rédiger la procédure à suivre pour engager une dépense et obtenir sa validation. L’employeur décide librement de règles plus ou moins rigides. Cela peut dépendre de l’activité de la société ou du type de voyage professionnel concerné.

Ainsi, il peut exiger une approbation systématique ou la limiter aux situations particulières. C’est le cas par exemple pour une réservation au dernier moment avec une flambée des tarifs, d’un lieu d’hébergement inhabituel bien au-delà des plafonds autorisés, etc.

3 - Les outils de Spendesk pour accompagner votre politique de frais de déplacement

Rédiger ce guide à l’attention des salariés de l’entreprise comme des managers constitue une étape essentielle dans la gestion des dépenses. Toutefois, elle doit s’accompagner des bons outils pour rendre agile tout le processus.

3.1 - Spendesk, une plateforme pour la gestion des déplacements des collaborateurs

Chez Spendesk, notre métier consiste à aider les entreprises dans le pilotage des dépenses professionnelles. Notre plateforme en ligne offre de nombreux services, dont plusieurs, autour de la thématique du voyage et déplacement.

3.1.1 - Les principes de fonctionnement de notre plateforme 7 en 1

Grâce à notre portail en ligne, les entreprises bénéficient d’une seule application disponible de partout afin de réaliser plusieurs opérations. Tous les justificatifs et documents se stockent sur le Cloud et restent accessibles pour les utilisateurs autorisés.

Notre outil sait piloter la gestion de 4 processus :

• les budgets de dépenses professionnelles par centre de coût, nature ou société ;

• les circuits de validation des dépenses, de l’engagement jusqu’au remboursement ou paiement ;

• l’automatisation de la précomptabilité avec interface vers le logiciel comptable ;

• l’édition de reportings pour le suivi des engagements et des budgets.

Par ailleurs, la plateforme propose 3 moyens de paiement des dépenses pour vos collaborateurs :

• les factures émanant de fournisseurs ;

• les notes de frais dématérialisées ;

• les cartes de paiement virtuelles ou physiques.

3.1.2 - Une application qui fluidifie le processus des notes de frais en entreprise

Avec Spendesk, les collaborateurs oublient le papier. Toute la note de frais se gère sous une forme dématérialisée dans notre application disponible même sur smartphone. Une simple photo du justificatif et quelques clics suffisent. Ils envoient ainsi la pièce avec leur demande de remboursement des dépenses engagées.

Le salarié qui revient de déplacement peut suivre la validation de sa note de frais en ligne (approbation et mise en paiement). Avec plus de fluidité dans les processus, c’est l’assurance pour les entreprises de rembourser plus vite celui qui rentre de mission.

3.1.3 - Spendesk, la solution pour des cartes de paiement affaires intelligentes

En matière de déplacement professionnel, l’autre outil important pour le collaborateur, c’est le moyen de paiement que l’employeur lui offre parfois selon son poste ou statut. Les entreprises qui optent pour Spendesk disposent de toute une palette de cartes virtuelles ou physiques, pour accompagner leur politique RH. Leur paramétrage est souple. Vous définissez ainsi les plafonds de dépenses en fonction du profil du salarié et des besoins liés à son poste de travail.

3.2 - Bâtir votre politique de dépenses professionnelles avec notre modèle gratuit téléchargeable

Pour vous aider à mettre au point un guide pour les déplacements professionnels dans vos entreprises, Spendesk a conçu un modèle prêt à l’emploi spécialement pour vous. Téléchargez-le. Il comprend tous les aspects à définir pour les voyages de travail de vos collaborateurs. Plafonds autorisés, notes de frais, moyens de paiement, modalités de remboursement, assurance, etc., il détaille tout ce à quoi vous devez penser.

Politique de déplacements professionnels : un guide indispensable pour accompagner la digitalisation des dépenses

Prenez le temps de définir ou de réviser votre politique de voyages et déplacements. Associez-la à un outil de digitalisation comme Spendesk. C’est une stratégie gagnante pour la gestion de vos dépenses. Vous apportez aussi du confort et de la sécurité aux collaborateurs, tout en leur laissant de l’autonomie dans leur travail.