La e-carte bleue : fonctionnement, sécurité et avantages

En tant que membre d'une équipe finance, assurer la conformité des dépenses et contrôler le respect des budgets sont au cœur de vos priorités. Pourtant, une grande partie de votre temps est sans doute consacrée à la chasse aux justificatifs de notes de frais des managers et collaborateurs. Un processus chronophage, source de frustration et de risques d'erreurs comptables.

Pour fluidifier ces opérations et renforcer la sécurité des transactions, une solution moderne s'impose : la e-carte bleue ! Véritable levier de contrôle des dépenses professionnelles, cette carte bancaire virtuelle est une alternative fiable et sécurisée aux modes de paiement traditionnels. Son utilisation permet d’optimiser les processus de paiement en entreprise et d’améliorer l’automatisation des opérations financières.

Qu'est-ce qu'une e-carte bleue ou carte bleue virtuelle ?

En France, près de 30 % des salariés ne se font pas rembourser leurs frais professionnels faute d'avoir retrouvé leurs justificatifs. Cela représente en moyenne 212 € de frais non remboursés par an et par employé !

Avec une e-carte bleue, ces problématiques disparaissent. Cette carte bancaire dématérialisée fonctionne comme une carte classique, à la différence qu'elle génère un numéro unique et temporaire utilisable pour une transaction unique ou récurrente. Ce mode de paiement est particulièrement utile dans la gestion des notes de frais, permettant un suivi en temps réel et une centralisation automatique des transactions.

Vous l’avez lu juste au-dessus : tout comme la version classique, celle-ci met à disposition un numéro de carte. Mais cette fois-ci, éphémère ! Au moyen d’un service rattaché à votre carte bancaire, cet outil permet aux salariés de régler leurs achats à distance et en toute sécurité.

Ainsi, et pour chaque transaction réalisée sur Internet, plus besoin de transmettre ses coordonnées bancaires, il s’agit d’une authentification traditionnelle à partir d’un nom de compte et un mot de passe. Pratique, n’est-ce pas ?

Les collaborateurs peuvent tout à fait s’en servir lors de leurs voyages d'affaires et leurs divers déplacements. Par conséquent, plus besoin d’aller à la poursuite des salariés chaque mois pour récupérer les reçus ou justificatifs de paiement originaux, parfois d’ailleurs déjà effacés ou passés en machine.

En résumé, la e-carte bleue est l’outil idéal pour faire des achats en ligne sans carte bancaire “classique”.

Comment se servir d’une e-carte bleue professionnelle ?

Sur le marché, il existe deux types de carte de paiement virtuelle :

• Les cartes virtuelles récurrentes : idéales pour des achats récurrents, comme les abonnements à des outils en ligne par exemple.

• Les cartes virtuelles à usage unique : parfaites pour des paiements occasionnels.

Le principe de fonctionnement ? Lorsque vous ou l’un de vos collaborateurs souhaitez payer en ligne, un numéro de carte est généré en temps réel par votre banque.

Pour payer, les utilisateurs de Spendesk ont le choix : générer leur carte via l'application dédiée, sur iOS et Android, ou via navigateur web.

Les salariés qui l'utilisent vont donc pouvoir régler leurs achats de la même manière et aussi simplement qu'avec une carte bancaire classique. Une solution tout-en-un telle que Spendesk vous permet donc de gérer intelligemment les dépenses professionnelles de vos collaborateurs.

En France comme au Royaume-Uni, les cartes Spendesk sont affiliées à Visa. Que ce soit l’une ou l’autre, les cartes bleues virtuelles fonctionnent exactement de la même manière que les cartes bleues classiques, et ceux, pour tous les sites marchands.

La durée de validité de l’utilisation du service e-carte bleue est définie par l’utilisateur, pour des paiements spontanés ou récurrents.

L'e-carte bleue, gage de sécurité

Si beaucoup de sites Internet marchands sont maintenant équipés de systèmes sécurisés afin d’empêcher le piratage de données bancaires, il reste toujours délicat et fragile de communiquer les informations de sa carte bleue en ligne. Certains d’entre vous sont d’ailleurs peut-être encore frileux...

Et pour cause, 70% des entreprises françaises ont subi au moins une tentative de fraude en 2024.

Avec Spendesk, les risques sont clairement réduits. Le code transmis est à usage unique. En plus de ça, les cartes sont nominatives et plafonnées du montant exact nécessaire à l’achat. Lors du processus d’achat, vous payez en ligne sans jamais quitter l’interface de paiement du marchand. Conséquence : même si un pirate obtient vos codes, il ne pourra rien en faire car la carte sera déjà “vide”. De ce fait, la e-carte bancaireest un excellent moyen pour éviter les fraudes internes & externes.

Ces différentes cartes virtuelles proposées apportent contrôle, visibilité et automatisation à votre équipe finance. Flexible oui, mais sans jamais rogner sur la sécurité et le besoin de contrôle des achats !

Avec Spendesk, la sécurité est renforcée grâce à plusieurs dispositifs :

• Numéro de carte à usage unique,

• Plafonnement des transactions,

• Authentification forte (3D Secure, Face ID, empreinte digitale...).

3 avantages à utiliser une carte bancaire virtuelle

Vous l’avez compris : avec la carte bleue virtuelle, exit la course aux justificatifs et la carte de l’entreprise qui passe de mains en mains, et bonjour à la centralisation des informations !

En effet, la carte bancaire virtuelle chez Spendesk est bien plus qu’un moyen de paiement. C’est en fait une solution unique et tout-en-un pour gérer simplement et efficacement les dépenses des équipes, qu’elles soient sur place au bureau, en télétravail et même en déplacement.

Pour vous, nos experts ont recensé les 3 principaux avantages à utiliser la solution de paiement virtuelle de Spendesk en entreprise :

1. Gagnez du temps et soyez plus productifs : ne perdez plus de temps sur les tâches administratives et concentrez-vous sur l'essentiel. Beaucoup moins de paperasse administrative est à déclarer puisque vous recevez des notifications en temps réel après chaque achat pour justifier votre dépense. Vous pouvez aussi soumettre vos notes de frais de façon dématérialisée, dans le cas où vous avancez les frais.

2. Contrôlez les dépenses de vos employés : grâce au suivi en temps réel des achats, accédez à l’ensemble des transactions et à leurs justificatifs en temps réel. Réconciliés dans une interface unique, ce véritable outil de gouvernance vous permet de suivre les sorties de trésorerie instantanément et sans décalage dans le temps.

3. Apportez du confort aux collaborateurs : pour les salariés de l’entreprise, utiliser une carte bleue virtuelle est une réelle commodité. Perdre de précieuses minutes à chercher leurs pièces justificatives ? Plus jamais !
   
   D’après une étude menée par le cabinet Ruigrok NetPanel, 35% des salariés interrogés estiment qu’avancer les frais et devoir se soumettre au processus de remboursement sur justificatifs chaque mois impacte leur motivation au travail. Mais ça ne sera pas le cas dans votre entreprise ! Vous n’êtes pas au bureau mais vous devez débloquer les dépenses ? Facilitez les transactions partout, à tous moments et de manière extrêmement sécurisée.

L’outil de paiement en ligne procure autonomie et flexibilité à la gestion des dépenses en entreprise. Les managers et employés ont alors en leur possession un outil simple pour valider leurs achats. Le paiement en ligne est simplifié, rapide et disponible tant sur les ordinateurs que sur un smartphone.

D'ailleurs, 84 % des clients Spendesk estiment avoir significativement plus de contrôle sur leurs dépenses grâce à la carte bancaire dématérialisée. La digitalisation des paiements professionnels permet une gestion fluide et efficace des finances de l’entreprise.

Comment bénéficier d’un service e-carte bleue ?

Pour fonctionner correctement, une entreprise a naturellement besoin de dépenser, d’investir. Chez Spendesk, nous sommes conscients que vous devez à la fois accorder une certaine autonomie aux salariés pour réaliser leurs dépenses, tout en gardant le contrôle sur ces transactions.

L’équilibre parfait serait de pouvoir générer des cartes virtuelles à usage unique en toute indépendance, sans déranger les associés de l’entreprise à chaque instant pour valider une dépense.

Notre application mobile et notre application web permettent toutes deux d’atteindre cette astucieuse combinaison. Complètement dédiée à notre service bancaire dématérialisé, voici ce que le service e-carte bleue chez Spendesk permet de faire :

• Gérer votre carte physique Spendesk : suivez vos dépenses, demandez plus d'argent ou bloquez votre carte si besoin.

• Soumettre vos justificatifs et vos notes de frais : vous recevez des notifications en temps réel après chaque achat pour justifier les dépenses réalisées.

• Valider les demandes et suivre les dépenses des équipes en interne : débloquez les dépenses des collaborateurs à tout moment, même quand vous êtes en télétravail ou en déplacement

• Demander et générer des cartes virtuelles à usage unique pour les achats sur internet : fournitures de bureau ou paiement d’un service en ligne, payez facilement tout ce dont vous avez besoin pour travailler et où que vous soyez grâce à l'appli Spendesk.

Vous vous posez des questions quant au service e-carte bleue face à vos besoins professionnels quotidiens ? Réservez une courte démo interactive et gratuite de Spendesk.

Vous qui travaillez dans une entreprise moderne, plus question de vous contenter d’utiliser les cartes bancaires classiques pour gérer les paiements de vos salariés !

• Faciliter les validations de paiement.

Plus besoin de jongler entre différents outils : tout est centralisé au sein d'une même interface, accessible depuis un ordinateur ou un smartphone. Cette approche s’inscrit dans une logique plus large d’automatisation comptable, essentielle pour les entreprises modernes souhaitant optimiser leurs opérations financières.

Et si vous alliez encore plus loin, en gérant toutes vos dépenses opérationnelles grâce à des processus optimisés ?