Le logiciel ERP : un outil précieux pour la santé de l’entreprise

Un logiciel ERP (pour Enterprise Resource Planning) permet la mise en place d’une batterie d’outils pour suivre en temps réel les performances financières et les activités de l’entreprise. Si les solutions ERP centralisent en une base de données unique la gestion financière et comptable de la structure, au sein d’une interface utilisateur, leur fonctionnalités et particularités peuvent varier en fonction de l’expérience utilisateur et du secteur d’activité concerné.

Découvrez dans cet article tout ce que vous devez savoir à propos des logiciels ERP : à quoi servent-ils, les questions à se poser pour bien les choisir et pour finir, les 6 solutions les plus efficaces sur le marché.

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

Puisque les différents services au sein d’une entreprise sont interdépendants, ils doivent non seulement pouvoir communiquer entre eux, et également venir chercher les bonnes informations aux bons endroits.

Justement, c’est le logiciel ERP qui vous aidera dans ces fonctions transversales : structure des informations et optimisation du SI (système d’information) de l’entreprise seront bien au rendez-vous !

Mais au fait, ça veut dire quoi cet acronyme “ERP” ? Littéralement, cela signifie  “Entreprise Resource Planning”, soit “Planification des ressources de l’entreprise” en français. Et si on vous parle de “PGI”, ne prenez pas peur ; c’est simplement une autre traduction française de l’ERP pour “Progiciel de gestion intégré”.

En d’autres termes, l’ERP est un outil informatisé permettant de piloter des fonctions vitales de l’entreprise.

A lire aussi : Choisir son ERP : enjeux et solutions

A quoi sert un Progiciel de Gestion Intégré ?

Le Progiciel de Gestion Intégré comporte en une seule et même solution une base de données. De ce fait, il centralise les fonctionnalités nécessaires à la gestion de l’ensemble de l’activité d’une entreprise :

• Gestion comptable

• Gestion commerciale

• Gestion des stocks

• Réalisation de devis

Le Progiciel de gestion intégré est en effet un outil-clé : son objectif principal est d’unifier le système d’information de l’entreprise. Plutôt que de multiplier différents programmes pour effectuer des fonctions-clés, l’idée ici est de mutualiser les missions en une seule solution.

Une fonctionnalité non négligeable : ce logiciel de planification des ressources est modulable selon vos besoins ; chaque domaine de gestion est représenté par un module bien spécifique.

Evidemment, les modules sont donc complémentaires et interconnectés, toujours dans le but de fluidifier la communication.

Pour que l’ERP soit utile et bénéfique pour les salariés de l’entreprise, tous les utilisateurs concernés doivent avoir accès au même niveau d’information. Pensez aussi à l’attribution de tâches ou de modération des accès à certaines fonctionnalités : ces caractéristiques du PGI peuvent être automatisées !

Le PGI : un outil clé dans la prise de décision

Pourquoi ce logiciel de comptabilité est-il si précieux pour les équipes financières ? En un logiciel, cette pépite fait gagner de nombreuses minutes grâce à l’automatisation de certaines tâches extrêmement chronophages pour les professionnels de la finance.

Exemple concret : lorsqu’on passe une commande, l’ERP déclenche une série de vérifications selon la manière dont il est programmé : réception du paiement, encours, et encore stocks disponibles. Selon le besoin, il peut aussi avertir lorsque le stock tampon commence à être grignoté, et préparer aussi une demande d’approvisionnement. Malin !

Le progiciel de gestion intégré vous permet aussi de fournir des chiffres clés à votre direction, et de suivre l’évolution de ces metrics. L’objectif : faciliter la prise de décisions stratégiques et opérationnelles.

En revanche, il est parfois facile de se perdre parmi la multitude d’informations traitées : achats, ventes, stocks, approvisionnement, prix, factures, etc.

De ce fait, les indicateurs reflétés par l’ERP peuvent rapidement devenir complexes. Alors pour trier ces renseignements de la vie de l’entreprise, des tableaux de bord analytiques sélectionnent les informations les plus pertinentes sans réaliser de calcul ou de requêtes supplémentaires.

Grandes comme moyennes entreprises peuvent bénéficier d’outils ERP et les rattacher au reste de leur système de gestion. Certains systèmes ERP comme Netsuite peuvent ainsi se rattacher aux logiciels de gestion des ressources humaines et autres solutions de gestion de dépenses. C'est le cas de Spendesk qui dispose d'une intégration native avec le logiciel de gestion Oracle Netsuite.

Les grandes entreprises disposent pour l’écrasante majorité d’un ERP, parfois même conçu en interne pour s’adapter au mieux aux processus métiers de la structure.

Les conseils pour bien choisir son logiciel ERP

Difficile de faire son choix parmi toutes les solutions qui fleurissent sur le marché. Un impératif se dresse alors de faire le point sur ces éléments avant de réaliser votre choix de logiciel PGI :

• Le nombre de personnes dans l’entreprise

• Les fonctionnalités dont vous avez besoin

• Connaître les spécificités de votre secteur d’activité

• Le niveau d’automatisation souhaité

• Le nombre d’utilisateurs du logiciel de comptabilité

• Le budget alloué à votre solution

Pour vous y retrouver, Spendesk vous aide à vous poser les bonnes questions à se poser pour choisir son logiciel de comptabilité.

Une fois que vous avez fait le point sur vos besoins, il est nécessaire avant de choisir son logiciel ERP, de différencier les éléments indispensables des éléments annexes.

Les fonctionnalités indispensables pour son ERP

Certaines fonctionnalités de votre futur logiciel sont vitales pour bien piloter la santé financière de votre entreprise. Voici les services nécessaires sur lesquels vous ne devez pas faire l’impasse, quel que soit votre secteur d’activité :

• Une couverture fonctionnelle : votre PGI est avant tout un outil d’aide aux équipes financières et à la direction. Dans ce cas, il doit vous faciliter la gestion de la facturation et du suivi de l’avancement des affaires par exemple.

• Sa personnalisation : le logiciel doit pouvoir complètement s’imprégner de votre entreprise : taille, effectif, et encore spécificité métier.

• Le lien entre les services : puisque votre activité commerciale interagit constamment avec les autres domaines fonctionnels comme la production, la comptabilité, et encore le marketing, il est plus qu’utile d’avoir un logiciel qui fait facilement le lien entre ces domaines.

• La traçabilité des informations : vous devez pouvoir à tout moment consulter l’historique des mouvements effectués.

• Une solution évolutive : votre business est en constante évolution, alors vos outils doivent l’être également. Pensez donc au futur de votre entreprise, notamment à la maîtrise des différents flux d’information, au reporting de vos chiffres ainsi qu’à leur automatisation. L’évolutivité des plateformes cloud est sûrement un argument clé si c’est ce que vous recherchez.

• Comprendre la GPAO à l’affaire : cette fonctionnalité permet notamment de lancer automatiquement les ordres de fabrication. Dans le cas où votre business est directement lié à la gestion de la production et la gestion commerciale, votre logiciel doit absolument calculer les besoins à l'affaire, et effectuer ainsi les réservations ou les demandes d'approvisionnement dans le temps.

• La gestion des coûts de revient : comme dans toute solution de gestion, vous devez pouvoir gérer et garder un œil attentif à vos coûts d’achat, éventuellement de production et vos prix de vente. Cela est d’autant plus indispensable si vous pratiquez la politique du Lean Management.

Les fonctionnalités annexes pour son ERP

D’autres fonctionnalités peuvent vous être utile à l’utilisation de votre progiciel de gestion intégré :

• La gestion des notes de frais, le suivi de la facturation, l’établissement de la liasse fiscale, le suivi de trésorerie, et l’édition d'un prévisionnel.

• Des outils tels que le proposerait un CRM : suivi client, suivi commercial, gestion de projet, gestion de la paie, suivi d'inventaires, et même gestion de parc.

Les fonctionnalités techniques pour son ERP

Au-delà des fonctionnalités liées à l’utilisation pure de votre outil de planification de ressources de l'entreprise, veillez à vérifier ces quelques points techniques lorsque vous allez opter pour votre solution :

• Sa compatibilité avec les CMS (Content Management System) comme PrestaShop, Magento et WordPress dans le cas où votre marque propose un site e-commerce ou même vitrine.

• Le système d’exploitation : l’OS le plus répandu parmi les professionnels est Windows, l’offre est donc majoritairement concentrée sur ce système. Si vous travaillez davantage avec des outils Apple, pensez à checker ce point technique.

• Le fonctionnement en mode Cloud et sécurisé : idéal dans le cas du télétravail généralisé, ou pour gérer une urgence en dehors du bureau. Dans ce cas, le logiciel ERP en Cloud est plus facile à déployer parce qu’il ne nécessite pas d’installer un outil sur chaque poste. De cette manière, le travail est simplifié et l’équipe plus organisée et réactive. Une fonctionnalité très bien adaptée pour les salariés nomades !

On peut aussi mentionner pour ce dernier point l’avantage des mises à jour automatiques, via le navigateur, ce qui peut constituer un gain de temps considérable pour certains appareils vétustes.

L’automation comptable Spendesk : un outil simple et efficace

Peur de vous engager avec un progiciel de gestion intégré ? On peut le comprendre, gérer une telle solution peut être lourd et complexe...

Alors pour trouver un compromis entre la bonne planification de vos ressources et une solution simple d’utilisation, un outil d’automatisation comptable peut parfois suffire.

Dans ce cas, l’outil Spendesk peut être une bonne alternative aux ERPs !

La preuve : si vous êtes une entreprise de petite taille qui délègue la comptabilité à un expert externe, vous souhaitez probablement trouver une solution simple pour gérer vos dépenses en entreprise. Pour vous aider dans vos quêtes, Spendesk peut automatiser pour vous un bon nombre de tâches : saisie de vos comptes, réconciliation comptable, etc.

Et en plus, transmettez à votre comptable votre reporting financier, ou donnez-lui accès à la plateforme en toute autonomie et en quelques clics. Pratique pour vous faire gagner un temps précieux lors de la clôture des comptes, n’est-ce pas ?

Alors avant de sauter sur le 1er ERP qui vous aura fait de l'œil, prenez le temps de tester l’outil d’automatisation comptable Spendesk.

Les 6 ERP les plus connus

Le marché regorge de solutions, alors pas évident de flasher directement sur son outil chouchou !

A lire aussi : 3 questions à se poser pour choisir la solution parfaite d’ERP

Voici une liste non-exhaustive de 6 solutions les plus connues :

• SAGE

• Cegid

• Oracle

• SAP

• Abas ERP

• Microsoft

Pour découvrir comment Spendesk s'intègre avec Netsuite, notre experte Eva Tourki vous guide à travers les données synchronisées entre les deux outils :

Pas de doute, un ERP vous fera gagner un temps précieux dans vos tâches quotidiennes en tant que membre de l’équipe financière de l’entreprise. Il aidera également toute l’entreprise à déployer son activité à long et moyen terme. Alors prenez le temps de la réflexion pour trouver chaussure à votre pied !