Facturation électronique : comment s'y préparer ?

La règlementation sur la facturation électronique (aussi appelé “e-invoicing”) s’attèlera à la tâche en deux phases à partir de 2026 :

• 1er septembre 2026, à l’émission comme à la réception pour les grands groupes et ETI

• 1er septembre 2027 pour les PME et TPE à l’émission de la facture comme à sa réception

Rendez-vous est donc pris en 2026 où nous suivrons de près l’évolution de l’adoption et les pratiques des entreprises suite à l’entrée en vigueur de l’obligation d’usage des factures électroniques.

À quand la facture électronique obligatoire ?

Le calendrier de la réforme, conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts, se structure en plusieurs phases, affectant différents types de transactions et activités, selon la classification des entreprises par taille établie par l’INSEE.

Les entreprises seront ainsi tenues d'émettre et de recevoir les factures électronique. Côté organisation de réception/émission, le plan initial proposé par l'Etat comportait 3 phases sur un calendrier s'échelonnant de 2024 à 2026.

• Phase 1 : Pour toutes les entreprises à la réception et les grandes à l'émission ;

• Phase 2 : Pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) à l'émission ;

• Phase 3 : Pour les TPE, PME et micro-entreprises à l'émission.

Nous attendons donc des nouvelles des Finances Publiques pour en savoir plus sur l'évolution de ce calendrier.

Les entreprises traitant avec le secteur public ont d’ailleurs déjà fait leur mue, puisque depuis le 1er janvier 2020, toutes les factures envoyées à un service de l’Etat doivent l’être sous forme électronique. De même, et ça concerne toutes les entreprises, les factures électroniques devront pouvoir être reçues partout dès que la réforme entrera en vigueur.

Les bénéfices de la dématérialisation des factures

La traçabilité des factures grâce à leur numérisation est un atout certain pour les pouvoirs publics. On peut notamment citer des avantages en matière de :

• Fraude fiscale : les factures sont tracées plus facilement et passent obligatoirement par le portail public ;

• Archivage et conservation : plus de factures papier, plus de risque de perte, et conservation jusqu’au 10 ans réglementaires (selon le Code de Commerce) ;

• Pré-remplissage de la TVA : la TVA pourra ainsi être pré-remplie sur la facture, ce qui réduit le risque de fraude à la TVA.

Pour les entreprises, ces changements impliquent également des changements opérationnels clairs :

• Le format standardisé : garantissent une lecture plus rapide, automatisée et sans erreurs d’entrée manuelle ;

• Réduction des coûts de traitement : En recevant toutes ses factures via une seule et même plateforme, l’opération se fait plus rapidement, dégageant un temps précieux pour les équipes comptables.

• Réduction des délais de paiement : Grâce à l’automatisation grandissante de la gestion des factures, les décisions de paiement pourront bientôt êtres prises par les solutions gestionnaires de factures électroniques, prévenant ainsi un peu plus les retards de paiement.

• Meilleure traçabilité des factures impayées : Les pénalités de retard, et les impayés peuvent être suivis plus facilement grâce à une base de donnée centralisée.

Quels changements concrets ?

On note ainsi quelques fonctionnalités qui impactent directement le quotidien de la comptabilité. Distinguons 3 points structurant :

• Format standardisé acceptés par la plateforme publique de la facturation : UBL, CII et Factur-X

• Des données obligatoirement incluses dans toute facture (SIREN, numéro de facture, date d’émission...)

• Le mode de transmission des factures. Cette opération s’effectuera sur la plateforme d’Etat (PPF) et grâce aux solutions certifiées pour émettre ou recevoir des factures (les PDP).

Quelle solution de facturation électronique choisir ?

Vous serez bientôt amené à utiliser le Portail Public de Facturation, c’est la première étape vers la mise à conformité. Il en découle 3 principales façons de se mettre en conformité :

• Passer par le Portail Public de Facturation (PPF) uniquement

• Passer par le PPF complété par un Opérateur de Dématérialisation (OD) - ce dernier outil aura pour rôle l’émission et/ou la réception

• Passer par une des plateformes de dématérialisation partenaires du PPF (les PDP)

Pour émettre des factures électroniques (aussi appelé “e-invoicing”) et traiter celles envoyées par les fournisseurs et prestataires, il peut être judicieux (voire nécessaire) d’acquérir une solution adaptée aux besoins de son activité.

De la gestion des différents formats de factures, au traitement des factures en passant par la transmission des données de transaction, les opérateurs de dématérialisation ont, par la force des choses, pour mission la mise en oeuvre de ce changement.

L’objectif final pour l’Union Européenne est la création d’un espace multinational où la facturation électronique serait en vigueur, facilitant ainsi les relations commerciales aux sein de l’UE et la récupération de la TVA Intracommunautaire.

Votre entreprise est-elle conforme ?

Toutes les informations requises pour passer à la facturation électronique sont-elles remplies par votre équipe finance ?

Le passage au tout électronique peut se dérouler plus ou moins tôt, avec un degré de complexité de déploiement qui dépend de la taille de la structure.

Il convient notamment de s’assurer de la présence de toutes les mentions obligatoires sur le document de facturation électronique : 

• le numéro SIREN ;

• l'adresse de livraison des biens si celle-ci diffère de celle du client ;

• La nature de la livraison (biens, services ou les deux) ;

• L’acquittement des taxes suite à la transaction si applicable ;

• La mention « option pour le paiement de la taxe d'après les débits » ;

• le montant total HT et le montant de l’imposition en % de la somme échangée ;

• Le montant de la taxe locale applicable (en euros) ;

• La devise utilisée ;

• La date d’émission de la facture ;

• Le moyen de paiement utilisé et potentiels frais de carte bancaire ;

• Le numéro du bon de commande s’il existe ;

• Le numéro de facture.

De même, le format des factures acceptés par l’État doit faire l’objet d’un soin particulier, car la capacité d’émission de factures en dépend directement. Les formats EDI, (UBL et CII) sont ainsi recevables, au même titre que les formats de type Factur-x.

De manière générale, vous pourrez vous fier à des sites comme economie.gouv pour avoir toutes les informations de première main et savoir ce qui compte comme un justificatif officiel.

Passer à la facturation électronique avec Spendesk

La facture électronique n’a pas à être une corvée ! Spendesk travaille activement à proposer un environnement propice à la bascule vers la facturation totalement dématérialisée. Grâce à des outils d’extraction de données sûrs et fiables, faire l’acquisition de Spendesk revient à faire une mise à jour vers la conformité réglementaire à venir.

En faisant un premier pas vers l’automatisation des factures fournisseurs, les entreprises peuvent d’ores et déjà faciliter les missions des équipes financières, tout en leur libérant du temps pour se préparer aux changements de l’environnement réglementaire. En cela, Spendesk se positionne comme votre allié de choix pour la réception des factures électronique.

Nous accompagnons non seulement à la transition numérique, mais aussi à l’adaptation financière des entreprises.

En tant que SaaS (Software as a Service) prenant en charge la facturation électronique, Spendesk proposera une interface et un workflow optimisés pour gérer, catégoriser et traiter toutes les factures entrantes. Cela comprend aussi bien celles envoyées via le PPF que les factures envoyées via les autres canaux.

Spendesk se positionne en opérateur de dématérialisation (OD), nous nous engageons donc à vous fournir une solution compatible avec tous les types de factures et conformes aux attentes de l'État sur le sujet.
À ce titre, Spendesk est d'ores et déjà capable de prendre en charge les formats Factur-X !

En tant que membre de la FNFE (Forum Nationale de la Facture Électronique), Spendesk s'engage à fournir une solution de facturation électronique une fois la législation en vigueur. Pour toutes ces raisons, utiliser Spendesk, c'est aussi se préparer aux prochaines évolutions légales !

La France en précurseur européen

Des pays comme l’Italie et la Pologne ont déjà mis en place des systèmes de facturation électronique pour toutes les transactions ayant lieu sur leur territoire national. Ainsi, l’Etat a pu s’inspirer de l’exemple de l’Italie qui met déjà en place une déclaration électronique pour chaque prestation de service ou bien vendu.

Pour les pouvoirs publics, tracer les factures grâce à un format électronique présente des avantages clés dans l’effort de lutte contre la fraude sur la taxe à valeur ajoutée (TVA) et autres montages fiscaux.

Pour les entreprises, la réception des factures comme leur archivage devrait être facilitée par la réforme. Puisqu'une image vaut milles mots, on vous a schématisé les parcours et portails par lesquels passeront, dès le début de la mise en place de la réforme, vos factures à l'émission.

Dans le cadre du déploiement de cette plateforme, la Mission facturation électronique de la Direction générale des Finances publiques (DGFIP) constitue le point de contact principal en cas de problème avec la plateforme, ou pour bénéficier d’informations plus détaillées.

Il s’agit d’un point crucial, car les données structurées disponibles sur une facture électronique doivent pouvoir être lues par une myriade de logiciels, utilisés par les entreprises comme par les pouvoirs publics. Pour sélectionner le bon outil, pourquoi ne pas consulter notre guide pour choisir un ERP ?

À noter que le portail Chorus Pro fait office d’interface principale pour les entrepreneurs et les équipes financières assujetties à la TVA traitant avec des entreprises publiques.

Mettre en place des processus d’e-reporting

Qui dit e-factures dit e-reporting. Afin de pouvoir continuer à bénéficier d’outils d’analyse avancés, ou même de s’en équiper, le passage à la facturation électronique constitue une opportunité de choix. Avancer dans la digitalisation de sa fonction financière tout en améliorant la qualité de son reporting allie ainsi à la fois mise en conformité et optimisation.

Toutes les transactions soumises à la TVA doivent également faire l’objet d’un e-reporting auprès des autorités financières. Il convient donc de veiller à ce que le logiciel de gestion des ressources (l’ERP) utilisé soit capable d’émettre des rapports compatibles avec les attentes du Trésor Public.

On peut ajouter à cela que, en accord avec l’intention de réduction des fraudes à la TVA qui constitue l’une des raisons d’être du passage au numérique de la facturation, le e-reporting s’inscrit comme une mesure clé.
Disposer d’un processus fluide d'extraction et même d’envoi direct de données de transactions vers les services de l’administration fiscale doit donc faire l’objet d’une attention particulière.

La sécurisation de ses données de facturation électronique

Avec la disparition progressive des factures papier, la sécurisation de ses dépenses et de ses transactions devient un sujet de plus en plus prégnant pour les entreprises. L'enjeu est donc de faire état de la valeur probante de ses stockages de factures, tout en garantissant un accès simple et transparent pour tous les utilisateurs.

Comme on peut le constater à travers le témoignage des entreprises utilisant Spendesk, disposer d’un environnement à la fois optimisé pour l’usage quotidien et sécurisé fait déjà office de première barrière pour éviter les fraudes à la facturation.

Rien qu’en 2021, les cyberattaques et autres transactions électroniques frauduleuses auraient coûté plus de 6 000 milliards d’euros aux entreprises dans le monde. On peut notamment lier la hausse de ces attaques à un manque de préparation et de sensibilisation. Malgré ce triste constat, des méthodes et outils existent pour renforcer sa préparation.

Les solutions de signature électronique et d’authentification proposent par exemple un degré fondamental de sûreté pour la gestion des factures. On peut notamment citer quelques acteurs comme Docusign, permettant d’authentifier et de suivre l’état de signature de divers documents critiques.

De même, il convient de se rappeler que le premier facteur de risque en cybersécurité est humain, comme le montre le rapport de l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSSI). À ce titre, former ses équipes et de les inviter à la vigilance devient crucial pour répondre à l’obligation de facturation électronique.