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La réglementation autour de la comptabilité d'entreprise est très stricte. Chaque dépense doit être parfaitement suivie et tout doit être en ordre. En cas de contrôle par l'URSSAF, l'équipe comptable doit être capable de présenter tous les éléments justificatifs nécessaires.
C'est pourquoi le COMEX ou l'équipe financière est aussi à cheval sur la réconciliation des paiements. C'est une activité chronophage de faire la chasse aux factures. Mais sans ça, le risque de pénalité financière, voire même d'amende, serait très élevé.
Dans le cas où une (ou des) facture(s) fournisseur vous manque(nt) cela peut être véritablement problématique.
Vous êtes confronté à un cas de figure de ce genre ?Nous vous donnons la marche à suivre pour revenir à la conformité.
Quels sont les risques en cas d'absence de facture ?
Le Code Général des Impôts est très clair : l'article 54 impose aux entreprises d'être en mesure de produire tout document comptable pouvant justifier l'exactitude de leur déclaration.
Ces justificatifs concernent aussi bien les recettes que les achats. Et sans eux, cela peut donner lieu à des pénalités. Il est donc primordial de pouvoir justifier chaque opération, qu'il s'agisse d'une vente de produit, de dépenses opérationnelles, d'achat de stocks ou du versement d'un salaire.
Une facture manquante peut faire, artificiellement, gonfler le bénéfice imposable. Il sera également impossible de récupérer la TVA sur un achat sans facture.
Enfin, si l'absence de justificatifs concerne les notes de frais des collaborateurs de l'entreprise, il y a un risque de redressement fiscal par l'URSSAF. Cela comporte un risque d'amende et de requalification des dépenses engagées en avantages en nature.
En effet, les remboursements de frais ne sont pas soumis aux charges sociales, mais suivent des règles précises. Dont la nécessité de fournir une facture, s'ils ne sont pas remboursés sous la forme d'allocations forfaitaires (tickets restaurants, indemnité kilométrique, allocation pour un hébergement provisoire, etc.), dans la limite des plafonds définis par l'URSSAF.
Que faire en cas d'absence de justificatifs ?
La première chose à faire est de partir à la chasse aux factures. Contactez les fournisseurs et demandez un duplicata de facture.
Si l'entreprise a été liquidée, la démarche est plus aléatoire, mais vous pouvez toujours vous rapprocher du liquidateur.
Remarque
Rappelons que le délai légal de conservation des factures est de dix ans, à compter de la clôture de l'exercice.
Pour les notes de frais, si vous ne pouvez pas obtenir un duplicata, le collaborateur peut faire une attestation sur l'honneur.
Il devra alors y décliner son identité, ses coordonnées, le montant et la raison de la dépense. Vous pouvez compléter cette déclaration en demandant à l'employé de vous fournir un relevé de compte bancaire faisant uniquement apparaître la dépense (les dépenses courantes du collaborateur peuvent bien entendu être masquées).
Attention
La certification sur l'honneur ne peut être la règle dans l'entreprise et doit être utilisée à titre exceptionnel, sous peine de sanctions.
Enfin, pensez à utiliser des solutions de gestion de dépenses comme Spendesk. Notre solution permet aux chefs d'entreprises ou aux services financiers de suivre en un coup d'œil l'ensemble des dépenses. En cas de pièces manquantes, une relance automatique est possible. Avec Spendesk, votre comptable va adorer faire vos bilans annuels !
Nota Bene
*À partir du 1er octobre 2019, l'article L. 441-3 du Code de commerce relatives aux factures évolue. Les précédentes ordonnances sont remplacées par celles issues de *l’ordonnance du 24 avril 2019.
Deux nouvelles mentions obligatoires sont exigées sur les factures : le numéro du bon de commande (lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur), mais aussi l’adresse de facturation du vendeur et de l’acheteur (si cette dernière est différente de l’adresse du siège social).
Tout manquement aux règles de facturation est sanctionné par une amende pouvant atteindre 375 000 € pour les sociétés, 75 000 € pour une personne physique.
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Gabriel Autran
Chez Spendesk, Gabriel a pour mission de transformer la finance d'entreprise en sujet du quotidien. Après plus de 5 ans à écrire pour divers secteurs de la tech française, Gabriel s'est spécialisé dans l'assur-tech et la fintech, dans le but de mettre en valeur les courants profonds à l'œuvre dans les méthodes et outils de gestion des ressources, observables dans les grandes structures comme pour les plus modestes entités.
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