Comptabilité : quels risques quand on perd un justificatif de paiement ?

La réglementation autour de la comptabilité d'entreprise est très stricte. Chaque dépense doit être parfaitement suivie et tout doit être en ordre. En cas de contrôle par l'URSSAF, l'équipe comptable doit être capable de présenter tous les éléments justificatifs nécessaires.

C'est pourquoi le COMEX ou l'équipe financière est aussi à cheval sur la réconciliation des paiements. C'est une activité chronophage de faire la chasse aux factures. Mais sans ça, le risque de pénalité financière, voire même d'amende, serait très élevé.

Dans le cas où une (ou des) facture(s) fournisseur vous manque(nt) cela peut être véritablement problématique.

Vous êtes confronté à un cas de figure de ce genre ?Nous vous donnons la marche à suivre pour revenir à la conformité.

Quels sont les risques en cas d'absence de facture ?

Le Code Général des Impôts est très clair : l'article 54 impose aux entreprises d'être en mesure de produire tout document comptable pouvant justifier l'exactitude de leur déclaration.

Ces justificatifs concernent aussi bien les recettes que les achats. Et sans eux, cela peut donner lieu à des pénalités. Il est donc primordial de pouvoir justifier chaque opération, qu'il s'agisse d'une vente de produit, de dépenses opérationnelles, d'achat de stocks ou du versement d'un salaire.

Une facture manquante peut faire, artificiellement, gonfler le bénéfice imposable. Il sera également impossible de récupérer la TVA sur un achat sans facture.

Enfin, si l'absence de justificatifs concerne les notes de frais des collaborateurs de l'entreprise, il y a un risque de redressement fiscal par l'URSSAF. Cela comporte un risque d'amende et de requalification des dépenses engagées en avantages en nature.

En effet, les remboursements de frais ne sont pas soumis aux charges sociales, mais suivent des règles précises. Dont la nécessité de fournir une facture, s'ils ne sont pas remboursés sous la forme d'allocations forfaitaires (tickets restaurants, indemnité kilométrique, allocation pour un hébergement provisoire, etc.), dans la limite des plafonds définis par l'URSSAF.

Que faire en cas d'absence de justificatifs ?

La première chose à faire est de partir à la chasse aux factures. Contactez les fournisseurs et demandez un duplicata de facture.

Si l'entreprise a été liquidée, la démarche est plus aléatoire, mais vous pouvez toujours vous rapprocher du liquidateur.

Pour les notes de frais, si vous ne pouvez pas obtenir un duplicata, le collaborateur peut faire une attestation sur l'honneur.

Il devra alors y décliner son identité, ses coordonnées, le montant et la raison de la dépense. Vous pouvez compléter cette déclaration en demandant à l'employé de vous fournir un relevé de compte bancaire faisant uniquement apparaître la dépense (les dépenses courantes du collaborateur peuvent bien entendu être masquées).

Enfin, pensez à utiliser des solutions de gestion de dépenses comme Spendesk. Notre solution permet aux chefs d'entreprises ou aux services financiers de suivre en un coup d'œil l'ensemble des dépenses. En cas de pièces manquantes, une relance automatique est possible. Avec Spendesk, votre comptable va adorer faire vos bilans annuels !