Factures Fournisseurs : Automatisez votre processus d’achat

Des études montrent que la gestion des factures fournisseurs est l'un des principaux points noirs des équipes financières. Cela n’est pas très surprenant, car les paiements par facture représentent en moyenne 88 % du total des dépenses d’une entreprise.

Des milliers d'entreprises utilisent déjà Spendesk pour gérer, suivre, vérifier et payer les factures de leurs fournisseurs, ainsi que les autres dépenses de l'entreprise. Cette gestion devient encore plus efficace aujourd’hui grâce à deux nouveaux ajouts : Les bons de commande et les budgets.

Vous disposez désormais d'une plateforme unique pour suivre l'ensemble du processus de gestion de vos factures fournisseurs en temps réel, du bon de commande au paiement, dans le système que vos dépenses par carte et vos notes de frais. Les équipes financières gardent ainsi un contrôle total, ce qui les aide les équipes à être responsabilisées, efficaces et à respecter leurs budgets.

Étudions plus en détail les bénéfices des bons de commande (BdC).

Suivi des factures fournisseurs : pourquoi les bons de commande sont indispensables

Une demande de bon de commande est utilisée lorsqu'un employé doit effectuer un achat au nom de son entreprise. Il s'agit d'une demande, souvent accompagnée d'un devis, qui montre au responsable du centre de coûts que le processus d'achat peut commencer, à la suite de quoi une facture fournisseurs sera émise.

Les bons de commande permettent aux employés de définir clairement les biens et services dont ils ont besoin. Ils donnent ainsi aux responsables la possibilité de vérifier les dépenses avant qu'elles ne soient effectuées. Avec Spendesk, l'équipe finance ou achats effectue le paiement et dispose donc d'une visibilité totale, ces équipes gardent le contrôle de la situation.

Un processus d'achat plus sûr avec les bons de commande

Avec les bons de commande, les exigences de l'acheteur sont précisées au fournisseur au tout début du processus d’achat. Il ne doit y avoir aucun malentendu sur le service ou le prix attendu. En cas de litige, le bon de commande est considéré comme la source de vérité et peut faire office d’engagement contractuel.

Une meilleure visibilité pour l'équipe financière sur les achats engagés et les factures fournisseurs s'y rapportant

Grâce aux bons de commande, les équipes financières disposent du contexte complet de chaque facture et peuvent facilement anticiper les futurs décaissements. L'équipe financière peut faire correspondre ces informations avec la facture et ce qui a été livré (ce que l'on appelle le "3-way matching" en anglais) et payer les fournisseurs en toute sérénité.

En l'absence de la mise en place d’outils, ce processus est difficile à gérer et exige souvent beaucoup de temps et de ressources de la part de différentes équipes.

Pourquoi votre processus de bons de commande vous ralentit-il ?

Comme beaucoup de processus commerciaux courants, même les bons de commande simples peuvent entraîner des problèmes. À moins que vous n'utilisiez une automatisation moderne, vous rencontrerez certainement les problèmes suivants.

Les équipes financières :

• N'ont aucune visibilité sur ce qui est engagé, elles ne peuvent donc pas anticiper et faire des prévisions. La plupart du temps, l'équipe finance reçoit la facture au moment où il est temps de payer et trop tard pour faire des changements. Cela entraîne souvent un dépassement de budget pour l’entreprise.

• Il faut suivre les achats manuellement. Cela prend du temps et ajoute beaucoup de travail manuel pour jongler avec les feuilles de calcul et rester au courant des dépenses.

• Elles doivent s'assurer de comptabiliser les factures non parvenues en fin de période comptable, lorsqu'une prestation a eu lieu mais que la facture n'a pas encore été réceptionnée. La visibilité sur les engagements permet de mieux noter les points de vigilance lorsqu'un bon de commande a atteint la fin de sa période de prestation et qu'aucune facture  n'a été attachée.

• Vous avez besoin d'informations plus complètes sur les factures des fournisseurs avant de les payer. Il s'agit notamment des marchandises livrées, et du fait que la commande a été approuvée par un responsable et du budget auquel elle doit être rattachée.

Les managers :

• Ont besoin de gérer les budgets des équipes et d'optimiser les coûts des fournisseurs.

Les employés :

• Ils doivent obtenir l'approbation du responsable du budget avant de lancer un projet avec le fournisseur.

Pour l'ensemble de l'entreprise :

• La collaboration avec les fournisseurs est un processus pénible. Il implique beaucoup d'allers-retours entre les employés, les managers et les équipes financières, juste pour communiquer sur un simple achat de prestation. Les équipes se retrouvent rapidement dans des boucles Slack et de multiples échanges par mail.

Tout cela aboutit à un processus compliqué et manuel qui se traduit par un manque de visibilité et de contrôle pour tout le monde.

Approuver, suivre et payer vos factures en toute simplicité

Comment les bons de commande de Spendesk vous accompagnent pour suivre vos factures fournisseurs

Simplifiez la validation de vos factures fournisseurs

Les employés peuvent désormais générer des bons de commande directement dans Spendesk. Cela permet aux responsables de budget et à l'équipe finance de rester informés et de garder le contrôle sur les factures fournisseurs qui en découlent. Comme toute demande de carte virtuelle, le bon de commande suit un circuit de validation pour que le propriétaire du budget puisse approuver ou refuser la commande.

Approuvez vos dépenses en suivant vos budgets pour affecter les factures fournisseurs

Les responsables de budget peuvent ensuite vérifier et approuver les bons de commande de leurs équipes, qui sont automatiquement liés au bon budget. Cela permet à chaque responsable de budget d'être responsable de ses dépenses, avec un aperçu en temps réel de ce qui a été dépensé par rapport à ce qui était prévu.

Visualisez tous les engagements d’achats sur une plateforme

Dans Spendesk, vous avez une visibilité totale sur tous les engagements de votre entreprise et leur statut actualisé en temps réel (En attente de livraison, Facture en retard, Partiellement facturé, Facturé, et Surfacturé).

Automatisez la vérification des informations pour payer les factures fournisseurs en toute confiance

Gagnez du temps et évitez les erreurs d'entrée manuelle grâce aux informations sur les fournisseurs et l’engagement d’achat. Faites correspondre les informations de votre bon de commande et de votre facture avec ce qui a été livré, et planifiez les paiements directement depuis Spendesk.

Créez votre processus d’achat automatisé dès aujourd'hui

Gagnez du temps grâce à un système de gestion des factures fournisseurs entièrement automatisé et centralisé, qui aide chaque employé à se concentrer sur l’essentiel :

• L'équipe financière a une visibilité totale sur chaque étape du processus d’achat.

• Les responsables de budget peuvent approuver les dépenses en fonction des budgets prévus avec l’équipe Finance.

• Les employés peuvent faire des demandes de manière autonome et voir le statut de leur bon de commande et leur facture fournisseur.

Vous êtes déjà client de Spendesk ?

Parlez à votre gestionnaire de compte dédié pour demander un accès anticipé à cette fonctionnalité et automatisez enfin votre gestion des factures fournisseurs !

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