Fausses notes de frais, comment éviter les fraudeurs ?

La fraude aux fausses notes de frais est un phénomène bien plus répandu qu'il n'y paraît. D'après une étude menée par KDS, environ 15% des entreprises sont concernées.

Et c'est un problème qui coûte cher, voire très cher même, aux PME comme aux grands groupes. On estime ces fraudes à environ 730€ par année et par employé en moyenne selon un rapport de Captio. Les questions que l'on se pose sont alors :

• Quelles sont les fraudes les plus courantes ?

• Comment les éviter ?

• Quels dispositifs mettre en place ?

La fausse note de frais se décline sous plusieurs formes

Il existe en effet plusieurs façons de frauder. Quand il s’agit de gonfler ses frais pour gagner un peu d’argent sur le dos de la société, la créativité est au rendez-vous ! Il y a donc une multitude de fausses notes de frais possibles, ce qui en rend le contrôle d’autant plus complexe. Le problème touchent surtout les équipes opérationnelles, qui ont régulièrement des frais de déplacements (repas, fournitures ou carburant). Les frais engagés lors de missions sur le terrain sont malheureusement propices à la fraude.

Les fraudes les plus courantes sont de différentes natures :

• Dépenses en dehors des jours et horaires de travail

• Augmentation du kilométrage pour bénéficier d'un surplus d'indemnités

• Fausses factures de taxi

• Fausses notes de restaurant ou notes gonflées

• Repas entre amis déguisé en repas d'affaires

• Fournitures prétendument professionnelles (livres, magazines...)

• Petits extras dans les hôtels (minibar, spa, etc.)

D'autres pratiques existent aussi, comme le fait de modifier les données du justificatif de note de frais, passer d'anciens frais ou encore dépasser allègrement le montant maximal autorisé.

Qu'est-ce qui explique ce phénomène ?

Certains jugent que le manque de gratification de la part de leur employeur (primes ou bonus) mérite une "compensation". D'autres estiment qu'il est injuste de devoir avancer les frais et contrebalancent ainsi la lenteur du processus de remboursement des frais. D'autres encore considèrent que le temps infini passé à enregistrer leurs notes de frais via des outils obsolètes mérite bien là aussi une petite contrepartie financière.

Mais si ces pratiques coûtent cher à l'entreprise, elles peuvent coûter encore plus cher au fraudeur. En théorie, ces petites arnaques valent un licenciement parfois accompagné d'une sanction.

Comment lutter contre la fraude ?

Parvenir à endiguer au maximum la fraude aux fausses notes de frais voire même l'éliminer complètement suppose d'agir sur deux aspects : le processus de gestion et la politique de dépense liée aux frais professionnels.

Il faut en effet prendre le problème à la base, et impulser une réelle politique de dépenses dans l'entreprise. Une politique bien définie, cadrée et claire pour tout le monde dans laquelle des plafonds de dépenses sont instaurés en amont. Chacun est alors autonome, mais limité dans les frais qu'il a le droit d’engager. C'est ensuite à la direction de montrer l'exemple bien entendu !

Et si vous abolissiez la note de frais papier dans votre entreprise ?

Il est temps d'en finir avec les tickets, reçus et autre justificatifs papiers qui trainent sur votre bureau et permettent de trop simplement frauder.

C'est pour cela que se développe des outils SaaS qui permettent une gestion bien plus simple et plus rapide des dépenses en entreprise. Ces solutions proposent de générer des cartes de paiement virtuelles et/ou physiques, tout en proposant une plateforme pour générer en temps réel les notes de frais. Les cartes de paiement sont créditées d'un montant défini à l'avance par le responsable financier ou l'employeur. Ce qui permet au responsable financier de contrôler en temps réel les frais engagés : il vérifie les montants et s’assure que la facture est bien rattachée au paiement.

En France, 80% des professionnels gèrent encore leurs notes de frais de façon artisanale en compilant les reçus dans un dossier et en complétant un tableau Excel. Une approche très loin d'être optimale tant pour éviter les fraudeurs que pour cadrer la politique de dépenses de l'entreprise. Il existe des solutions pour dématérialiser la gestion des notes de frais. Découvrez les en téléchargeant ce livre blanc gratuitement :