Lutter contre les fausses notes de frais de repas

Les risques de fraude aux notes de frais ne doivent pas être sous-estimés ! La croissance de vos activités vous oblige à gérer et contrôler le respect de votre politique des dépenses.

Ce matin, Antoine, jeune chef d’entreprise vient de tomber de sa chaise : l’un de ses salariés a fraudé en gonflant le montant de ses notes de frais de repas afin d’être indemnisé au-delà de ses dépenses réelles. Alors qu’Antoine avait une visibilité claire sur la gestion de ses notes de frais au moment de la création de son entreprise, son développement a engendré une multiplication des déplacements de ses salariés. Pour autant, il n’a pas mis en œuvre de nouvelles procédures de gestion et de contrôle.

Les abus peuvent être la cause de plusieurs facteurs : un manque de cohésion ou une mauvaise ambiance, l’absence de politique claire de gestion ou le manque d’outils de contrôle des notes de frais pour les managers. Ils sont autant de raisons augmentant directement le risque de fraudes.

Pour Antoine le moment est donc venu de créer une politique de dépenses claire permettant ainsi d’éviter la prolifération des abus et les pertes financières.

Comment lutter contre les fausses notes de frais de repas ou de déplacements ?

Étape 1 : Définissez des règles claires en fonction des types de dépenses

Antoine a décidé de créer des règles simples mais efficaces pour encadrer les dépenses de ses collaborateurs lorsqu’ils partent en déplacements professionnels. Antoine a fait le tour des bonnes questions à se poser.

Quel est le montant maximum autorisé pour chaque catégorie de dépenses ? Les nuits d’hôtels, titres de transports et frais de repas doivent être passés en revue, et un montant précis à ne pas dépasser doit être fixé sans quoi les salariés ne pourront obtenir un remboursement. Une politique efficace doit dépendre de votre budget disponible, et des besoins des salariés. Trop de souplesse est susceptible de générer du gaspillage, tandis que trop de rigidité peut entraver le bon déroulement des missions.

Les modalités de remboursement et les délais nécéssitent aussi d'être établis clairement. Quel est le délai de remboursement ? Comment s’effectue t-il ? Le respect de ces règles permet d’installer une relation de confiance entre employeur et salariés. De plus, les salariés ne relanceront plus sans cesse leur employeur car ils connaitront enfin le processus de remboursement mis en place dans leur entreprise. Par exemple, toute dépense doit impérativement être justifiée à l’aide d’un justificatif. Autrement, l’entreprise n’est pas autorisée à émettre un quelconque remboursement.

Étape 2 : Faîtes connaitre les nouvelles règles auprès de tous

La réussite de votre politique dépend aussi de sa bonne diffusion et compréhension auprès de tous les salariés. Pour cela, Antoine a fournis une documentation concise à chaque personne concernée. Il n'hésite d'ailleurs pas à s'assurer que ses salariés aient bien compris leurs devoirs et obligations en leur demandant leur avis et contribution.

Étape 3 : Choisissez les bons outils

La bonne application de votre politique passe par la mise en oeuvre de processus simples pour notamment centraliser l’ensemble des justificatifs de dépenses. Ils sont envoyés directement à une adresse email spécifique, avec un objet normé pour faciliter leur archivage.

Cependant, Antoine considère que ces processus sont datés. Pour lui, il convient surtout d’aider les salariés en leur procurant les meilleurs modes de paiements pour la bonne maitrise de leurs dépenses.

Antoine a tout compris : il a mis en place des cartes de paiement prépayées, qui sont des solutions sur mesure destinées à régler n’importe quel type de dépense à l’exception des frais annexes engagés durant le déplacement. Réservation des titres de transport, hébergements, location d’un véhicule sont couverts par ce moyen de paiement. Elles permettent de fixer un montant maximum de dépenses et offrent un suivi en temps réel des dépenses engagées. Le salarié peut donc maitriser plus aisément son budget, et le manager possède une visibilité accrue pour effectuer son reporting. Pour éviter les fausses notes de frais de repas du salarié d'Antoine, vous connaissez une meilleure solution, vous ?

Enfin, vous devrez créer un système de sanction en cas de non respect des règles. Il est possible d’agir en exigeant l’approbation des dépenses ex-ante par un manager, ce qui facilitera la détection d’erreurs.

Créer et mettre en oeuvre une politique de gestion des frais de déplacement n’est pas une mission à prendre à la légère. Mais une entreprise en croissance se doit d'en définir une pour garantir son bon fonctionnement, éviter le gaspillage financier et conférer suffisamment d’agilité à ses salariés en déplacement. Des solutions Saas telles que Spendesk permettent de mettre en oeuvre une politique de gestion des dépenses en gérant le budget de chaque salarié à l’aide de cartes prépayées dématérialisées.