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Slack, Intercom, Zapier, Amazon Web Services, Zendesk, Mixpanel… Les outils SaaS sont incontournables et il est devenu impossible de travailler sans. Pour les startups, gérer les dépenses liées à cette “stack” d’outils peut rapidement devenir un enfer au fur et à mesure que l’équipe s’agrandit.
En bref, gérer toute cette panoplie d’abonnements devient complexe pour tout le monde. Comment s’en sortir ? On vous explique tout !
Collectionneur d'outils SaaS, une addiction qui coûte cher 🎰
On utilise plus de 50 outils chez Spendesk (sans compter les outils gratuits !), on connaît donc bien les symptômes. D’ailleurs, on est presque sûrs que avez déjà eu affaire à quelques uns de ces problèmes operationnels quand il s’agit de gérer tous ces SaaS.
C’est toujours galère de se procurer rapidement la carte de crédit de l’entreprise lorsque vous devez payer un nouvel abonnement SaaS. Maintenant qu’elle est en votre possession, il faut faire attention à ne pas la perdre, voire pire, se la faire voler! Car c’est toute la société qui serait bloquée.
C’est d’ailleurs votre comptable qui déchante lorsqu’il s’agit d’assurer un suivi optimal de tous ces frais fixes. Un abonnement par-là… un autre par-ci… qui a payé quoi ? Est-ce-que la facture est perdue ? C'est un peu le bazar tout de même !
Il peut arriver de payer 2 fois pour des outils similaires. Avouez-le... on est certain que vous avez déjà entendu Gaëlle de la team Marketing s’exclamer avec stupeur : “H__a bon ! On utilise Drift et Intercom depuis tout ce temps ? Mais c’est la même chose, on aurait pu optimiser ça ! ».
Ou encore cette fois où Lisa a paniqué à la vue d’une énième relance du comptable car, évidemment, elle avait oublié de joindre les factures liées à ses abonnements. En fait, elle en avait égaré la moitié…
Et rappelez-vous cette journée où la carte de crédit était introuvable, la faute à votre collègue Manu, parti en congé pendant une semaine en Australie, en emportant par erreur la carte. On se souvient encore de la tronche que vous tiriez car vous ne pouviez pas démarrer le trial du dernier SaaS de ouf “Ninja Growth Hacker 4.0”.
En tout cas, c’est sûr qu’au cours des 6 derniers mois, vous avez dû payer, sans vous en apercevoir, l’abonnement Linkedin Premium de votre collègue Stan de la team Sales. C’est dommage, Stan a quitté la société il y a 6 mois et l’abonnement court toujours :/
La palme de vos mésaventures reste sans doute le jour où, rentré de vos supers vacances, impossible d’accéder à votre pipe de leads car la carte de paiement associée au CRM avait expiré depuis 2 semaines. Seul hic, vous veniez de vous en apercevoir...
On l’aura compris, les outils SaaS sont indispensables à votre business, mais quand il s'agit de les payer, comment s'organiser ? Utiliser la ou les cartes de crédit des fondateurs pour tout le département, voire toute votre entreprise, fonctionne pendant un temps mais ce n’est pas du tout scalable. Rassurez-vous ! On a trouvé la solution (enfin on l’a construite du coup).
Gérer ses paiements récurrents like a pro 💪
Spendesk permet de gérer et payer tous vos abonnements très simplement.
Comment ça marche ?
Vous devez réaliser une dépense récurrente ? D’un simple clic :
faites une demande d'achat de type “subscription” où vous renseignez le nom du fournisseur et définissez le budget mensuel qui sera automatiquement débité du compte.
Votre demande est alors soumise à la validation de votre manager qui, en la validant, vous permet d’effectuer votre paiement.
Pour chaque demande d’abonnement, une carte virtuelle prépayée dédiée est créée, assurant un suivi et un contrôle optimal sur les dépenses.
Objectif zéro facture manquante !
On a pensé pour la santé mentale de votre comptable et de votre office manager, Spendesk automatise la récupération des factures. L'administrateur du compte a la possibilité d’automatiser l’envoi de rappels afin d’inviter les collègues, qui ne l’auraient pas fait, à uploader leurs factures dans Spendesk.
Pour que les périodes de cloture comptable ressemblent à :
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En bref, Spendesk vous permet de gérer facilement vos dépenses d’abonnement, en vous apportant davantage de flexibilité et de contrôle sur tous vos paiements récurrents. Vous pouvez ainsi :
Tracer en temps réel tous les paiements récurrents réalisés. Pas de surprise ! Vous êtes en total contrôle de vos dépenses, et ça, c’est über cool.
Définir, sur votre carte prépayée, un budget mensuel par outil utilisé. Il est donc impossible pour un SaaS de prélever plus que prévu ! Vous pouvez ajuster ce budget à tout moment pour plus de flexibilité ;)
Si le besoin se présente, vous avez la possibilité de suspendre momentanément les paiements de vos abonnements, directement depuis Spendesk.
Plus besoin de s'emmêler les pinceaux, Spendesk vous simplifie la collaboration en vous permettant désormais de savoir qui gère quel outil. Vous pouvez d’ailleurs, à votre convenance, modifier la personne responsable d’un abonnement !
Votre comptable sera aux anges : toutes les factures sont là, un simple export vers votre logiciel comptable et c’est traité !
Pour les dinosaures, il y a toujours Excel et ses fameuses spreadsheets !
La balle est dans votre camp :)
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Faustine Rohr-Lacoste
Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.
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