Comment bénéficier de la déduction de frais réels

Le calcul des frais réels permet de déduire les dépenses professionnelles réelles du revenu brut imposable, par opposition à l'utilisation de la déduction forfaitaire.

Optimisez vos frais professionnels grâce aux calcul des frais réels

On ne soulignera pas assez l'importance d'une gestion adéquate des dépenses pour les gestionnaires budgétaires et les équipes financières. À la faveur d’une gestion rigoureuse des notes de frais, une partie non-négligeables des frais professionnels peut être déduite du revenu imposable.

Pour comprendre les frais réels, il faut repartir de l'usage.

Alors, comment fonctionnent les frais réels et quelles sont les implications pour les entreprises ? Comment améliorer sa déclaration de revenu de bénéficier des déductions d’impôt de la part de l’administration fiscale.

Certaines dépenses professionnelles bénéficient ainsi d’une déduction d’impôt sur le revenu.

Lors de la déclaration de revenus, une dépense affiliée à l’activité professionnelle peut ainsi être remboursée. On distingue ainsi certaines catégories de frais réels déductibles, directement concernées par ces méthodes :

• Les dépenses de télétravail ; remboursables depuis 2020 suite à la crise sanitaire ;

• Les frais de repas : la valeur d’un repas hors tickets restaurant ;

• Les frais kilométriques : pour les déplacements professionnels ou les trajets entre le domicile d’un salarié et son lieu de travail

• Les frais de représentation : coiffure, habillement...

• Les frais de formation : en comprenant aussi les frais de documentation pour l’amélioration des compétences des salariés, tout cela dans une idée de formation professionnelle ;

• Les frais de déplacement: hébergement, repas, frais de transport, frais de carburant, frais de péages...

Pour calculer vos frais kilométriques, et bénéficier des déductions d’impôt, notre article, “Le remboursement des frais kilométriques en bref” vous aidera à naviguer cette question. Vous pourrez ainsi connaître le montant des frais remboursables et la catégorie du barème kilométrique qui correspond à votre véhicule.

Comment calculer ses frais réels

La méthode de calcul des frais réels se base sur les dépenses pouvant être prises en compte comme listées ci-dessus.

• Il convient dès lors de déterminer ces frais

• Préciser le montant de ces dépenses

• Reporter les sommes sur les déclarations de revenus de la structure

En utilisant cette méthode il est donc possible d’obtenir une déduction d’impôt de 10% sur les frais déclarés.

Frais réels vs. déduction forfaitaire

Simple sur le papier, la méthode est-elle efficace ? Dans les faits, l’employeur rembourse les dépenses réellement engagées par le salarié, qui doit produire une note de frais et les justificatifs associés (facture, ticket de caisse, etc…).

Le défi des frais réels pour les équipes comptables

Les salariés sont parfois contraints d’avancer des frais sur fonds propres pour être remboursé ultérieurement. Il peut s’agir d’un élément bloquant, sans même mentionner le fastidieux travail de compilation des notes de frais.

L’entreprise n’a ainsi que rarement d’emprise sur le temps réel. C’est pourquoi il manque souvent des dizaines de notes de frais à traiter en bout de course.

Pour le remboursement des frais de repas, les entreprises doivent donc déclarer le montant total des dépenses sur une année, afin qu’elles soient remboursées sur le montant réel. Les remboursements de frais aux salariés se font cependant à rebours.

Doit-on alors choisir la déduction forfaitaire pour sa déclaration d’impôt ?

La réduction forfaitaire peut constituer une alternative de choix à l’usage de frais réels.

Afin de compenser les dépenses professionnelles engagées pendant l’année, un abattement forfaitaire de 10 % est appliqué aux dépenses déclarées.

Qu’il s’agisse du nombre (conséquent) de justificatifs à collecter, de conformité aux données demandées par l’administration fiscale ou leur précision. Ainsi, les frais réels sont difficilement abordables par des entreprises dont les processus de remboursement et les politiques de dépenses ne sont pas clairement posés.

Vous l’imaginez sûrement : “que faut-il choisir entre la déduction des frais réels et la déduction forfaitaire” est une question plus subtile qu’il n’y paraît.

Si votre entreprise doit justifier de beaucoup de frais professionnels, il est ainsi probable qu'elle bénéficie plus du calcul sur base de frais réels.

Le rôle de Spendesk dans la simplification de la gestion des frais réels

Calculer ses frais réels et être déduit à la hauteur du montant des frais dépensés passe nécessairement par une gestion et une collecte rigoureuses des justificatifs.

C’est là où Spendesk intervient :

• En rendant votre collecte des justificatifs simple, rapide et sans devoir poursuivre chaque salarié ;

• En rapportant clairement, sur une seule et même plateforme, des dépenses engagées pendant une période donnée ;

• En analysant et calculant automatiquement la part de TVA et les frais kilométriques associés à toutes vos déclarations ;

• En étant flexible pour prendre en compte les frais supplémentaires pour accélérer la clôture comptable ;

• Par la numérisation de tous les reçus qui sont ainsi traités avec précision, sans erreurs d’entrée de données à la main.

En fin de compte, tous les frais engagés par une entreprise peuvent-être ainsi optimisés pour répondre aux objectifs de croissance et de budget de l’organisation.

La déclaration de frais réels devient alors réellement une option, puisqu’un système simple mais redoutablement efficace se met au service de l’équipe financière.

Une expérience vérifiable chez We Are Social

Finalement, l’idéal est peut-être de mettre entre les mains de tous les employés un moyen de paiement dédié à leurs frais professionnels. La prise en compte de chacune de ces dépenses devient alors la normale et d’une facilité déconcertante.

Cela apparaît dorénavant comme une évidence pour Achille Manbou, contrôleur financier chez We Are Social - qui gère à travers 13 pays toutes les dépenses de la structure.

À cela s’ajoute une facilité de clôture qui n’est pas sans déplaire aux équipes finance (et au service des impôts). Le calcul de l’impôt comprenant toutes les dépenses de l’entreprise se fait ainsi, naturellement, de simples frais de déplacement aux kilométrages (nombre de kilomètres parcourus) de chaque salarié.