Frais de repas réels : connaitre les limites d'indemnisation

C'est la boîte qui régale ! Enfin presque. Si salariés et dirigeants peuvent se faire rembourser leurs frais de bouche, il faut que les dépenses soient justifiées et qu'elles entrent dans le menu élaboré par l'administration fiscale.

Les remboursements de frais de repas obéissent à des règles strictes, qui diffèrent selon que vous soyez chef d'entreprise ou salarié, seul ou avec des clients, sur votre lieu de travail ou en voyage d'affaires.

Quelle que soit la situation, le remboursement des frais de repas répond toutefois à deux règles de base :

• Les dépenses doivent avoir été engagées dans l'intérêt de l'entreprise.

• La dépense doit être justifiée par une facture (en cas de repas d'affaires supérieur à 150 euros) ou un ticket de caisse.

Si ces deux conditions sont remplies, alors vous avez les deux ingrédients principaux pour vous faire rembourser vos frais de bouches. Ne reste qu'à appliquer la recette concoctée par le fisc.

• Frais de repas réels pour le gérant

Cas n° 1 : les déjeuners d'affaires

C'est le cas le plus courant. Le gérant invite des clients, des prospects ou des collaborateurs à déjeuner et prend en charge la note. Ces frais de repas sont remboursés à 100%, mais le gérant doit présenter un justificatif (un ticket de caisse ou une facture si le repas excède 150 euros) et indiquer le nom des invités, leur titre et l'entreprise pour laquelle ils travaillent.

Sachez également que l'entreprise peut également récupérer la TVA sur ce type de repas. Dans ce cas, il est impératif que la facture soit établie au nom de l'entreprise. Il faut également que figure le numéro de TVA intracommunautaire de l'établissement et que soient détaillés les taux de TVA appliqués.

Cas n°2 : les repas personnels des dirigeants

Dans certains cas, les dirigeants d'entreprise peuvent se faire rembourser une partie de leurs repas pris sur ou à proximité de leur lieu de travail. Pour les dirigeants d'entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés, ces frais ne seront déductibles pour l'entreprise uniquement s'ils sont par ailleurs déclarés au titre des avantages en nature. Pour les gérants de sociétés assujetties à l'impôt sur le revenu (BIC ou BNC), ces frais de repas peuvent être remboursés en franchise d'impôt et de charges sociales. Pour les associés-gérants d'EURL, il faut que la distance entre le domicile et le lieu de travail ne permette pas de rentrer prendre son déjeuner au domicile.

Dans ce cas, la charge ne peut excéder 18,40 euros par repas en 2017, à laquelle il faut déduire 4,75 euros, qui correspond à l'évaluation, par le fisc, du coût d'un repas pris au domicile. La somme remboursable sera donc de maximum 18,40 € - 4,75 € = 13,65 €.

• Pour un repas de 9 €, sur présentation d'un justificatif, on peut donc prétendre à un remboursement de : 9 € - 4,75 € = 4,25 €

• Pour un repas de 55 €, le remboursement sera de : 18,40 € (plafond maximum fixé par l'administration fiscale) - 4,75 € = 13,65 €

• Frais de repas réels pour les salariés

Cas n° 1 : les repas personnels

Les salariés peuvent bénéficier dans certains cas d'une indemnité repas, appelée aussi "panier-repas" ou "prime de panier". Ce sont des indemnités versées pour rembourser des frais de repas engagés lorsque le salarié se trouve contraint de manger au restaurant lors d'un déplacement professionnel, s'il doit déjeuner sur un chantier, voire même quand il doit prendre son repas sur son lieu de travail, mais de nuit ou à des horaires décalées. Ces indemnités s'élèvent à 6,40 € pour un repas pris sur le lieu de travail, à 9 € pris hors des locaux de l'entreprise (ou dans le BTP) et à 18,40 € pour un repas au restaurant.

Par ailleurs, tous les salariés contraints de déjeuner hors domicile et qui ne bénéficient pas d'un restaurant collectif peuvent déduire une partie de leurs frais de repas.

Il faut tout d'abord opter pour les frais réels sur leur feuille d'impôt sur le revenu et déduire soit la somme forfaitaire de 4,70 € par repas si vous n'avez pas de justificatifs, soit la somme par repas à laquelle on retranche le coût d'un repas pris au domicile selon l'évaluation faite par Bercy (4,70 €) et la part patronnale des tickets restaurants, s'il y a lieu.

Cas n°2 : les déplacements professionnels et les déjeuners d'affaires

Les frais engagés lors de déplacements professionnels et de déjeuners d'affaires obéissent aux mêmes règles que pour les dirigeants. Si l'employeur n'a pas opté pour l'indemnité forfaitaire (voir cas n°1), le salarié se fait rembourser la totalité de ses frais de repas. Pour les repas d'affaires, il doit lui aussi produire un justificatif et indiquer le nom des participants et la société pour laquelle ils travaillent. Là encore, la facture doit être établie au nom de la société (et non pas du salarié) pour que l'entreprise puisse récupérer la TVA.

Attention, quand les frais de déplacements se conjuguent avec des repas d'affaires, ils peuvent être difficiles à supporter pour le salarié. Il est dans ce cas intéressant de lui fournir un moyen de paiement. Spendesk offre des solutions clé en mains pour que vos collaborateurs n'aient pas à avancer les frais, et qui permettent de plus, de récupérer automatiquement les factures, tout en laissant au DAF la possibilité de voir, en temps réel, les dépenses engagées.

Déduire les frais de repas est très tentant. Mais on peut constater que leur déductibilité, tant pour le gérant que pour le salarié, est plus complexe qu’il n’y paraît. La déduction n’est pas systématique, elle est limitée dans son montant et se traite au cas par cas. C’est pourquoi le gérant doit être attentif à ce genre de frais et s’assurer que les procédures au sein de son entreprise soient efficaces.