Tout pour une gestion budgétaire optimale dans votre entreprise

Voici venue la période que bon nombre de comptables et autres membres de l’équipe finance redoutent : celle où vous devez élaborer un budget solide et fiable pour votre entreprise.

Il s’agit pourtant d’une activité de planification stratégique, qui servira de véritable canevas pour la période (souvent pour l’année) à venir.

A la clé d’une bonne gestion budgétaire ? Une vision 360 des résultats de la structure, une rentabilité optimale, et un outil d’aide à la décision dont personne ne peut se passer.

Alors comment donc vous assurer de concevoir des budgets prévisionnels au cordeau ? Découvrez dans cet article tout ce qu’il vous faut savoir pour assurer la conception et le suivi des budgets de votre entreprise.

• Quels éléments prendre en compte dans votre gestion budgétaire ?

• Qui impliquer dans votre process de gestion des budgets d’entreprise ?

• Quand devez-vous finaliser vos budgets ?

• Quelles sont les étapes-phares pour établir un bon budget d’entreprise ?

• Quand devez-vous réévaluer votre budget ?

• Comment assurer le suivi budgétaire de votre entreprise au quotidien ?

Quels éléments prendre en compte dans votre gestion budgétaire ?

L’élaboration du budget de votre entreprise est une tâche des plus ardues.

En effet, ce budget prévisionnel doit prendre en compte à la fois les résultats prévisionnels et les dépenses et charges (achats, dépenses, financements…) que vous prévoyez sur la période.

Pour le dire plus clairement, vous devez inclure dans votre processus budgétaire :

• Votre comptabilité de production, à savoir ce qu’il vous faut pour bien livrer votre produit ou service à vos clients.

• Votre trésorerie, soit les ressources que vous avez à disposition au cours de la période.

• Les budgets liés aux ventes que vos équipes vont faire sur la période.

• Les budgets liés aux investissements à faire pour faire tourner l’entrepris.

Pour ce faire, n’hésitez pas à vous appuyer sur les chiffres actuels de l’entreprise (le chiffre d’affaires généré, la trésorerie disponible à date), mais également sur les prévisions faites par le Top Management.

En somme, vous devez pouvoir identifier les opportunités de croissance de l’activité (par exemple, l’ouverture à nouveau marché à fort potentiel), mais aussi les risques (par exemple, l’augmentation de certaines charges, ou l’apparition d’un concurrent sur le marché).

Pour bien planifier vos budgets, et aboutir à une gestion financière finement pilotée, veillez à n’être ni trop optimiste sur les ventes de l’entreprise (pour éviter les mauvaises surprises éventuelles), ni trop strict (pour éviter les lourdeurs organisationnelles liées à des budgets trop petits).

Alors comment adopter ce juste milieu ? En vous basant sur des hypothèses prévisionnelles, à faire valider par la Direction Générale, qui les évaluera par rapport aux objectifs fixés de son côté. Ainsi, votre direction financière s’appuie sur des budgets ni trop faibles, ni trop démesurés.

Qui impliquer dans votre process de gestion des budgets d’entreprise ?

Vous le savez : la gestion budgétaire est la responsabilité de votre équipe finance ; bien souvent, c’est le travail du contrôleur de gestion, si votre entreprise en a recruté un.

Mais bon nombre d’organisations décident de dédier ce contrôle budgétaire à un expert-comptable, souvent externe.

Quoiqu’il arrive, vous n’êtes pas seul à être impliqué dans cette lourde procédure budgétaire : il s’agit d**’impliquer tous les chefs des différents services, ou les managers des différents pôles**.

Leur rôle ? Vous transférer toutes les prévisions budgétaires qu’ils ont pu établir pour la période. A vous, par la suite, de procéder à la consolidation de tous ces budgets d’équipe dans un budget global d’entreprise.

Ce faisant, vous vous assurez non seulement d’une gestion budgétaire optimale, mais également que chacune des directions de l’entreprise sont satisfaites de l’élaboration des budgets.

Quand devez-vous finaliser vos budgets ?

A quel moment de l’année devez-vous vous lancer dans la prévision de vos budgets ? Le timing de votre planification budgétaire est en effet crucial.

La plupart des entreprises décident de procéder à leur construction budgétaire en fin d’année, à partir d’octobre, afin de pouvoir se baser sur les chiffres réels des années passées, ainsi que ceux de l’année en cours.

Ceci étant, tout dépend de votre entreprise : si celle-ci présente des saisonnalités-clés (par exemple, une forte activité en période de fin d’année), peut-être est-il plus pertinent d’établir un budget seulement une fois ces moments-phares de l’année finalisés.

Quelles sont les étapes-phares pour établir un bon budget d’entreprise ?

Prêt à rentrer dans le dur de cette activité de contrôle de gestion cruciale qu’est la budgétisation de votre entreprise ? C’est parti !

Allez-y étape par étape :

• Faites un prévisionnel des ventes sur la période, en vous basant notamment sur les chiffres des années précédentes (recettes et dépenses), sur votre analyse des écarts, et sur la situation financière actuelle de l’entreprise.

• Demandez d’abord les budgets liés à la production de votre produit ou service, ainsi qu’à sa logistique. En effet, il s’agit des budgets-clés pour assurer la livraison aux clients finaux. Ces budgets doivent prendre en compte les quantités à produire, les charges qui y sont liées, ainsi que les moyens nécessaires à la production et à la logistique.

• Récoltez ensuite les budgets liés aux pôles de l’entreprise : budget marketing, RH, commercial, communication, etc.

In fine, il vous suffira de consolider le tout, et de vérifier que les estimations de budget de trésorerie auquel vous aboutissez sont réalistes.

Grâce à ces différentes étapes, à vous des budgets opérationnels au cordeau !

Quand devez-vous réévaluer votre budget ?

Une bonne élaboration budgétaire ne suffit pas pour atteindre une gestion budgétaire optimale.

Il vous faut, régulièrement, garder un œil sur la comptabilité analytique des différents pôles.

C’est pourquoi il est essentiel de vous fixer des moments pour réévaluer vos budgets, en fonction de la manière dont s’est déroulée la gestion d’entreprise sur la période. L’exécution du budget a-t-elle été telle que prévue ? Certains pôles ont-ils finalement besoin de plus ou de moins de budgets ?

Si bon nombre de structures se fixent une analyse budgétaire tous les trimestres ou semestres, d’autres choisissent d’adopter le principe du rolling forecast pour obtenir toujours des projections précises et réalistes.

L’idée ? Revoir votre estimation prévisionnelle régulièrement (tous les mois, ou tous les trimestres, en fonction de votre cycle de vente par exemple) au vu des chiffres réels. A la clé, vous obtenez ainsi une comptabilité et gestion au plus près de la réalité de ce que votre entreprise vit.

Comment assurer le suivi budgétaire de votre entreprise au quotidien ?

Le suivi du budget d’une entreprise n’est pas une tâche simple… et pourtant, ce pilotage est essentiel si vous souhaitez rester dans une vision réaliste et globale des finances de votre structure !

Pour suivre le budget de votre entreprise, veillez donc à mettre en place des tableaux de bord dynamiques, partagés par les différents pôles de l’entreprise, qui y indiquent les dépenses et recettes au quotidien.

Et actuellement, pour éviter les tableurs Excel à n’en plus finir, qui ne sont jamais à jour, ou les outils de gestion complexes, des solutions intuitives existent.

C’est ce que Spendesk permet de faire, en regroupant dans un tableau de bord le suivi opérationnel de toutes les dépenses de l’entreprise au jour le jour.

Non seulement votre équipe finance peut observer l’évolution de ces dépenses ; mais les managers peuvent être totalement autonomes dans la gestion de leurs budgets d’équipes.

Rien de tel pour faciliter au quotidien la prise de décision, et effectuer votre reporting de manière simple !

Envie d’en savoir plus sur ce que Spendesk peut apporter à votre gestion budgétaire ? Découvrez notre fonctionnalité “Budgets d’équipe”, et commencez dès maintenant à piloter plus finement vos dépenses.