Comment une gestion active des achats vous permet un meilleur respect des budgets

Les achats représentent en moyenne 60% du chiffre d’affaires des entreprises européennes. Une bonne gestion des achats constitue un levier essentiel pour accompagner sa démarche de réduction des coûts.

Et pourtant, peu de chefs d’entreprise y pensent spontanément, tant la fonction achats est considérée comme une simple fonction support.

La croissance d’une entreprise va de pair avec une complexification des achats, la conduisant inévitablement à bouleverser son fonctionnement. D’après Synapscore, l’amélioration de la performance du processus d'achat est dans le top 3 des priorités pour les CEO et CFO.

Après avoir mis en place un processus achat de haute volée, il est temps de s'attaquer à la nature et les fonctions de votre équipe achats. Suivez le guide, étape par étape, et faites décoller votre activité grâce à une gestion des achats optimale.

Pas le temps de tout lire ?

Regardez ou écoutez le résumé des fonctionnalités achats par notre responsable PMM Marine et le créateur du module Procurement de Spendesk, Julien !

Comprendre l’importance du Service Achat dans la gestion des achats en entreprise

À quoi sert le Service Achat d'une entreprise ? Concrètement, il permet à l’entreprise de se procurer l’ensemble des biens ou services nécessaires au bon déroulement de son activité.

Des matières premières aux petites fournitures de bureau, la fonction Achats couvre un large éventail de missions.

L’ouverture des marchés, l’accroissement de la concurrence et la crise financière ont conduit les managers à reconsidérer la place de la fonction Achats dans l’amélioration des performances des entreprises.

Son efficacité repose sur une politique et des processus d’achat performants. Cela permet ainsi aux salariés de limiter le temps attribué à cette tâche pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Bien connaître et comprendre le rôle du service achat est un vrai atout pour l'entreprise.

Lorsque les activités de votre entreprise se développent, adopter une politique globale d'achat devient nécessaire.

Rodolphe Ardant, CEO, Spendesk

D'une part, la Direction Achats va directement cibler les produits les plus utiles à la production de biens ou services. D'autre part, elle centralise l'achat des fournitures opérationnelles, nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise.

Vous serez bien plus efficace et économiserez plus d'argent en établissant une politique d'achats décentralisée, c'est-à-dire gérée de manière autonome par chaque équipe.

Cependant, les achats de petites fournitures administratives communes à tous les services de l’entreprise peuvent être centralisés. En mutualisant les coûts, vous réaliserez des économies d’échelles pour toute l'entreprise.

Définir un processus de gestion des achats efficace

Comme nous le détaillons dans notre article sur la mise en place étape par étape d'un processus achat fiable et optimisé, les étapes débutent avec l'identification et la définition des termes. Il est question ici d'aboutir à un comparatif complet des solutions à votre disposition.

Une fois ces différentes solutions identifiées, entrez en contact avec elle en lançant un appel d'offres. Ce dernier doit contenir :

• Un cahier des charges à remplir.

• Les termes et conditions de votre client acheteur.

• Les conditions régissant l’organisation de l’appel d’offres.

• Un questionnaire destiné à en savoir plus sur l’entreprise.

Une fois que les prestataires auront répondu à l'appel d'offres, vous serez en mesure de choisir celui ou ceux qui vous apporte(nt) à la fois :

• Un produit de qualité.

• Le meilleur coût total.

• Des délais de fabrication et de livraison conformes en fonction des besoins de vos clients.

• La pérennité et la sécurité financière de votre entreprise.

Une fois votre choix effectué, vous entrez en phase de négociation directe sur l’ensemble des clauses administratives et techniques qui régiront l’affaire. Une fois le contrat signé, la relation commerciale est scellée jusqu’à sa rupture.

Identifier les différents types d'achats en entreprise et créer une politique d’achat

Adopter une politique globale d'achat intervient généralement lorsque les activités de l’entreprise se développent, et lorsque les achats se complexifient.

Pour vous préparer :

• Soyez le plus informé possible sur les réalités du marché et ses mutations.

• Assurez-vous du cadre légal encadrant les échanges et ses perspectives d’évolutions.

• Identifiez clairement les processus d’achat à votre disposition.

Vous serez alors en pleine possession de toutes les informations nécessaires pour établir un plan d’action global, concret et opérationnel. Pour cela il faudra :

• Définir unestratégie achat et un planning d’actions à mener avec des objectifs dans le temps.

• Répartir les responsabilités au sein de la hiérarchie pour une mise en œuvre optimale.

• Informer les responsables de votre nouvelle politique de gestion des achats et bénéficier de nouveaux contrats négociés avec les fournisseurs.

• Évaluer régulièrement votre plan afin de toujours l'améliorer.

La dernière étape réside dans la mise en pratique de votre plan d’action. Il ne vous reste plus qu'à :

• Intégrer votre nouvelle politique d’achat dans les conditions générales de vos contrats.

• Expliquer votre démarche à vos fournisseurs.

• Déployer concrètement vos nouvelles dispositions dans le tableau de bord de votre entreprise.

De nombreuses entreprises en profitent pour y ajouter une démarche RSE, intégrant des enjeux éthiques vis-à-vis de leurs salariés et du développement durable. Une politique d’achat responsable doit ainsi prendre en compte la totalité du cycle de vie du produit.

Les normes permettent aussi de guider les entreprises dans la définition et la mise en application de leurs politiques. Par exemple, la norme 20400 précise les modalités de mise en œuvre; la norme ISO 26000 définit la responsabilité sociale des entreprises.

Adopter un logiciel de gestion des achats

Avec la récente acquisition d'Okko, jeune pousse du procurement sur la scène FinTech française, Spendesk se positionne en solution holistique, de la sélection des fournisseurs au paiement.

Il s'agit d'une nouvelle question cruciale pour nos utilisateurs. Plus de 82% des acheteurs (source : enquête décision achats 2015) ont recours à Excel pour concevoir leurs tableaux de suivi des commandes et planifier leurs besoins. Ce format convient aux très petites entreprises dont les achats sont simples à gérer. Malheureusement cela devient un véritable handicap lorsque vos activités se développent.

Le logiciel de gestion des achats confère de nombreux avantages :

• Réduction du temps consacré à l'identification des bons fournisseurs.

• Réduction du temps consacré à la création des appels d’offres.

• Réduction du temps des démarches administratives et commerciales.

• Réduction du temps consacré au suivi des commandes.

Aujourd'hui, 32% des entreprises déclarent utiliser un logiciel de gestion des achats. Un chiffre en nette hausse depuis plusieurs années.

Toutes les entreprises ayant opté pour ces solutions constatent de nombreux avantages :

• Les salariés peuvent se concentrer sur autre chose (missions, conseils ou encore amélioration des politiques d’achats)

• On observe une augmentation des marges, sans augmentation des prix.

• Et donc une augmentation directe des profits.

Vous pourrez suivre plus aisément : la liste de tous vos produits, leurs destinataires, le stock actuel, l'état de l'approvisionnement, les performances des acheteurs et toutes les données cruciales de suivi des stocks. Il vous permettra aussi de localiser les éléments qui peuvent être améliorés dans votre politique d’achat.

Certaines solutions proposent même de recueillir automatiquement des informations sur votre fournisseur, ou de lancer des appels d’offres en ligne. De plus, les outils d’e-procurement permettent dorénavant à vos clients de commander directement en ligne les produits qu’ils désirent.

Choisir son logiciel de gestion des achats n’est pas une mission simple, et plusieurs paramètres doivent être pris en compte :

• La facilité de transition avec vos anciens outils de gestion, et la cohabitation de votre nouveau logiciel avec vos autres outils de travail.

• L'alignement avec les fonctionnalités et les besoins de votre entreprise.

• La qualité des informations transmises par le logiciel pour faciliter l’évaluation de vos politiques d’achats.

Aujourd'hui plusieurs solutions SaaS, comme

Spendesk, proposent un outil de gestion des achats en entreprise simple. Profitez d'un suivi en temps réel, d'une réconciliation et d'une catégorisation automatique des dépenses par client, par projet ou selon leur nature ainsi qu’une intégration comptable de tous les ordres passés.