Le guide complet pour une meilleure gestion des dépenses en entreprise

Gérer et organiser ses dépenses est une étape incontournable de toute entreprise au moment de la croissance des activités. Chez Spendesk on vous donne la méthode, les process et tous les outils pour engager ce virage efficacement et en toute sérénité.

Votre entreprise est en pleine croissance, tout comme vos dépenses… mais jusqu’où ? L’apparition de nouveaux besoins fait forcément émerger de nouvelles formes de dépenses. Mieux contrôler les dépenses de son entreprise est pourtant un enjeu majeur pour les DAF.

Une gestion anticipée, maitrisée et efficace vous permet de ne plus avancer dans le flou. Pour acquérir une bonne maîtrise, vous devez surtout :

• Connaître les bonnes méthodes

• Choisir les bonnes cibles

• Appliquer des process cohérents grâce à des outils performants

• Évaluer concrètement vos progrès

En rationalisant le fonctionnement de votre entreprise, vous éviterez ainsi de nombreux gaspillages pour mieux utiliser vos ressources. Laissez-nous vous guider dans cette longue quête !

Identifier les mauvaises pratiques et les abandonner

En matière de gestion des dépenses en entreprise, chacun doit respecter la politique définie par le top management. Pour autant, la mise en place de bonnes habitudes et de process bien définis ne rigidifient pas votre entreprise. Au contraire, elles donnent davantage d’agilité, de sécurité et de confiance aux salariés.

Pour ce qui concerne les dépenses professionnelles, nombreuses sont les entreprises à posséder une carte entreprise qui circule de mains en mains. Les risques de perte, de vol ou de piratage sont alors très présents. De plus, identifier le responsable de chaque dépense est extrêmement complexe et fait perdre beaucoup de temps à l'équipe financière.

D’autres entreprises, de plus petites tailles, ont fait le choix de centraliser toutes les dépenses, mais cela entravent largement l’autonomie et la flexibilité de leurs salariés. Ces derniers se retrouvent enfermés dans des process rigides et peu efficaces. Et encore, nous ne parlons pas des entreprises qui possèdent une caisse contenant de l’argent liquide à disposition des salariés…et pourtant, ça arrive plus souvent qu’on ne le croit!

Avec 700 millions de transactions B2B réalisées par an en Europe, la carte bancaire est le moyen de paiement privilégié par les entreprises pour la gestion des dépenses. Parmi les mauvaises pratiques couramment observées, voici toutes celles à proscrire de toute urgence :

• Partager les données de la carte corporate (via email ou pire via papier).

• Ne pas mettre en place de process destiné à récupérer les justificatifs de dépenses.

• Ne pas établir de contrôle des plafonds et modalités d’utilisation de la carte bancaire.

• Avoir une seule carte bancaire pour tous les achats de vos équipes.

• Utiliser la carte bancaire corporate pour souscrire des abonnements à des logiciels.

• Confier la carte bancaire à un collaborateur parti en voyage d’affaire.

• Utiliser une carte bancaire et la rendre à un collaborateur.

Contrôler plus efficacement les dépenses

Établir un meilleur contrôle des dépenses passe inévitablement par la mise en place d’une politique de dépenses pour votre entreprise, et ce pour au moins trois raisons essentielles :

• Maitriser les coûts de fonctionnement de l’entreprise pour plus de visibilité sur le budget à prévoir.

• Être en mesure de faire de la comptabilité analytique.

• Être en possession de toutes les factures et éviter un redressement par l’administration fiscale.

Voici une liste de mesures à mettre en place dans votre entreprise pour optimiser les dépenses salariés :

• Fixez un budget par type de dépenses : En fixant un budget maximum pour chaque salarié en fonction de ses dépenses, vous reprenez la main sur votre trésorerie. Ce budget doit être suffisamment important pour ne pas empêcher la réalisation des missions, sans pour autant encourager au gaspillage.

• Imposez une date limite de remboursement : Cela vous permet de ne plus être à la recherche de justificatifs en permanence, ou de les recevoir plusieurs mois après la date du déplacement. Juridiquement, le remboursement des notes de frais est couvert par la prescription quinquennale, laissant donc 5 années au salarié pour réclamer, en justice, son remboursement.

• Imposez de réels process : Gérer les dépenses d’une entreprise nécessite discipline et rigueur. Chacun doit se tenir à sa tâche, et respecter les procédures définies. Pour cela, veillez à les communiquer clairement à tous les salariés, et à faire preuve de pédagogie pour vous assurer de leur suivi.

• Centralisez la réception des justificatifs : Inutile de vous éparpiller, prévoyez une bannière à courriers pour les justificatifs papiers, et une adresse mail dédiée aux justificatifs dématérialisés. Cela suffit vous verrez !

• Centralisez le suivi des abonnements : Chaque entreprise possède des abonnements divers et variés (logiciels SaaS, SEA, Heroku, etc). Assurez vous d’être capable de retrouver simplement chaque facture afin de ne pas produire de dépenses injustifiées.

• Fournissez un moyen de paiement adapté à chaque salarié : Par exemple une carte de paiement virtuelle à usage unique pour tous les achats en ligne tels que des nuits d’hôtels ou des billets de transport. Puis une carte bancaire corporate physique pour toutes les dépenses additionnelles sur le terrain.

• Faite la chasse aux fraudeurs : Pour cela, il suffit de supprimer la note de frais grâce à des solutions SaaS permettant d’utiliser une carte bancaire dématérialisée ou physique pour visualiser en temps réel chaque dépense.

• Digitalisez votre gestion des dépenses : Adoptez un système permettant de récupérer automatiquement les factures et de les inclure dans votre système comptable. Il est possible d’opter pour des solutions proposant la gestion des demandes d’achat, ou la gestion des frais en temps réel.

Établir une politique de dépenses

Une fois tous les éléments en main pour bâtir votre politique de dépenses, il est temps de passer à l’action. Vous devez repenser votre façon d'acheter en entreprise.

Tout d’abord, il s’agit de définir le degré de standing et le budget que vous souhaitez allouer à chaque poste de dépense. Offrez-vous des nuits d’hôtels dans des établissements luxueux, ou conseillez-vous des hôtels 2 étoiles à vos salariés ? Voyagent-ils en classe éco ou en première ? Surtout, n’oubliez pas d’inclure une part variable destinée à prévoir les petits imprévus et les dépenses courantes réalisées sur place.

Une fois définie, il est temps de passer à l’action. Au fond, une bonne politique de gestion des dépenses est celle qui permet la meilleure utilisation possible de chaque euro dépensé. Pour être efficace et respectée, votre politique de dépenses doit évidemment être connue de tous. Alors assurez vous de la bonne diffusion de l’information auprès de chacun.

Enfin, réfléchissez à un système de pénalités qui permette de sanctionner les salariés qui ne respectent pas les objectifs, ou tentent de les contourner. Il est aussi possible de solliciter l’approbation d’un manager avant d’engager les dépenses, ce qui limite le risque d’abus.

Établir de nouvelles pratiques à l’aide de solutions innovantes et adaptées

La note de frais est l’un des principaux ennemis des chefs d’entreprise. Alors, comment s’en débarrasser, sinon en la supprimant ?

Pour vos salariés en déplacement, utiliser une carte d’affaires semble être une bonne solution pour les dépenses du quotidien. Son fonctionnement est le même qu’une carte classique, et les débits sont parfois différés entre 30 et 70 jours. Aussi, cette solution permet de fixer des plafonds de dépenses pour chaque déplacement. Un relevé complet est envoyé à l’entreprise chaque fin de mois, ainsi qu’au détenteur de la carte. Ce qui permet de visualiser concrètement les dépenses de chaque collaborateur. Bien qu’attrayante en apparence, cette solution n’est pas la plus simple à gérer. La paperasse à remplir pour chaque note de frais, les difficultés pour récupérer les justificatifs, la nécessité de contacter sa banque pour la moindre opération sont autant d’obstacles couteux et chronophage qui peuvent être résolus simplement.

Pourtant, de nombreuses innovations permettent désormais de gérer tout le processus d’achat, de l’approbation des dépenses jusqu’au suivi comptable.

Justement, la carte virtuelle Visa se présente aujourd’hui comme LA solution incontournable des voyageurs d’affaires. Elle est sécurisée via un numéro virtuel unique à 16 chiffres pour chaque paiement et offre de grandes facilités d’utilisation. Enfin, elle s’intègre automatiquement dans vos systèmes comptables. Comme une carte Mastercard classique, elle permet de régler n’importe quelle dépense en ligne que ce soit les achats sur internet, les frais professionnels de la société, les réservations d’hôtels, ou bien les factures des fournisseurs. Vous pourrez récupérer tous les détails de vos opérations directement sur votre téléphone grâce à l’envoi d’un SMS ou dans votre espace client.

Pendant le voyage, l’utilisation d’une carte corporate physique nominative est la solution la plus adaptée, dans la limite des plafonds fixés auparavant. Son utilisation est complémentaire aux cartes virtuelles.

Gérer ses dépenses ne semble pas simple à première vue. Pourtant, la dématérialisation fournit davantage de sécurité, de flexibilité et de contrôle sur votre trésorerie. En réalité, ce n’est pas si compliqué, et l'intégrer à votre système comptable permettra d'accroître la productivité et l'autonomie de vos collaborateurs. Soyez dès aujourd'hui aux avant postes, grâce à Spendesk et sa solution unique pour accompagner les dépenses de vos équipes.