5 conseils pour la gestion du budget en entreprise

L’établissement du budget constitue toujours une période forte et intense pour les équipes finance ainsi que les différents responsables de service. Pour autant, cet exercice de longue haleine présente une réelle utilité uniquement si vous l’exploitez après.

C’est bien le rôle de la gestion du budget en entreprise. Vous souhaitez optimiser l’efficacité de votre suivi budgétaire ? Voici nos 5 meilleurs conseils organisationnels pour mener un tel projet avec les équipes de la DAF.

5 conseils pour la gestion du budget en entreprise

1 - Le bon timing pour l’élaboration du budget prévisionnel annuel

2 - Se servir du budget en comptabilité pour les arrêtés mensuels

3 - Utiliser une application de gestion du budget

4 - Associer les responsables de service au contrôle budgétaire de l’entreprise

5 - Savoir réviser le budget prévisionnel d’une entreprise

1 - Le bon timing pour l’élaboration du budget prévisionnel annuel

Le timing, c’est la base. La période d’élaboration du prévisionnel influe sur la bonne gestion du budget en entreprise. Elle le précède et doit donc intervenir au bon moment. Voyons pourquoi et comment.

1.1 - Finaliser le budget prévisionnel suffisamment tôt pour lancer le suivi budgétaire

C’est peut-être enfoncer une porte ouverte, mais oui, le budget doit être disponible avant le début de l’exercice suivant. Mettre en place le suivi budgétaire prend du temps. Organiser les fichiers ou charger les données du plan prévisionnel dans votre application comptable ne s’improvise pas. En outre, si certaines écritures se calculent à partir du budget, comme nous le recommandons ci-après, cela aussi se prépare.

1.2 - Élaborer le budget avec suffisamment de recul sur l’année en cours

Dans l’autre sens, la gestion du budget en entreprise exige de comparer le réalisé comptable avec un plan prévisionnel cohérent. Il doit être validé par les dirigeants et ne pas être sujet à caution. Rien de pire qu’une société qui sort ses résultats comptables de janvier en complet décalage avec ses budgets mensuels. Vous risquez d’être confronté au désintérêt des managers et à un rejet de l’outil budgétaire pour le pilotage des affaires.

Préparez donc votre prévisionnel pour N+1 juste à temps. Attendez de disposer de suffisamment de recul sur l’année en cours. Veillez à ce que les tendances retenues soient réalistes afin de bâtir des objectifs solides pour l’année suivante. Commencer trop tôt comme c’est souvent la mode dans les grandes entreprises ne constitue pas toujours une bonne idée.

2 - Se servir du budget en comptabilité pour les arrêtés mensuels

Votre prévisionnel est finalisé, validé, dans la boîte ? Avant de vous lancer dans l’organisation du suivi budgétaire, commencez par communiquer avec le service comptable. Une bonne gestion du budget en entreprise s’effectue de concert avec la comptabilité, même si nous parlons bien d’un prévisionnel.

2.1 - Le budget se nourrit de la comptabilité et inversement

Pour préparer des prévisions cohérentes, nous recommandons de commencer par l’élaboration du prévisionnel de l’exercice en cours. On parle en général d’estimé ou d’atterrissage. Vous partez des données comptables des 7 à 9 premiers mois. Vous travaillez les prévisions de fin d’exercice sur cette base. Ensuite vient le temps de construire l’année N+1.

Inversement, une partie des informations du budget présente un réel intérêt pour les situations comptables mensuelles. C’est judicieux de se caler sur les postes de coûts du budget pour établir certaines provisions de charges à payer ou les calculs d’abonnements. Vous évitez, surtout en début d’exercice, des pertes de temps et d’énergie inutiles pour expliquer des écarts qui n’existent pas.

2.2 - Les données budgétaires à utiliser par les comptables

Par exemple, citons le budget marketing. Ce sont typiquement des postes de dépenses non linéaires sur l’exercice comptable. L’abonnement des charges prend tout son intérêt. Vous comptabilisez ainsi les factures en compte de bilan 488 et vous lissez la charge au résultat par 12e. Bien sûr, le suivi des dépenses s’impose, plus on avance dans l’année. En cas de dépassement prévisible du budget, ajustez les abonnements comptables pour ne pas avoir de mauvaise surprise sur le dernier mois.

Ce système d’abonnement est pertinent pour de nombreuses charges comme les honoraires d’avocats, d’expert-comptable ou de commissaire aux comptes. Citons également les taxes telles la CVAE, la CFE ou la TVS.

2.3 - La participation du service comptable au suivi budgétaire

En associant le service comptable à la gestion du budget en entreprise, votre suivi gagne en pertinence et en efficacité. Avec des abonnements ou des charges à payer calés sur le prévisionnel, vos contrôleurs de gestion ne recherchent plus d’explications pour des écarts finalement inexistants. En outre, la bonne compréhension des enjeux par les comptables permet de les faire participer en alertant les contrôleurs financiers des dérives.

Pour le budget d’investissement, la collaboration avec la personne qui pilote le logiciel de gestion des immobilisations s’avère précieuse. C’est d’autant plus vrai avec un workflow qui trace tout de la commande à la validation de la facture. Étape par étape, le comptable visualise rapidement où se situe chaque opération dans le processus.

3 - Utiliser une application de gestion du budget

La digitalisation des entreprises apporte des fonctionnalités bien pratiques aux personnes responsables du contrôle budgétaire. En utilisant une application de gestion du budget, vous automatisez le processus de comparaison des données comptables réelles avec les prévisions. Disposer de telles ressources techniques coûte de l’argent, mais le retour sur investissement d’un tel projet s’avère rapide. Il n’a pas de prix.

3.1 - La gestion du budget en entreprise exige des outils de suivi

Le développement incessant des données et le besoin de reportings en un clic ont entraîné l’apparition des outils décisionnels. Il s’agit de solutions informatiques qui attaquent le big data ou de logiciels de dématérialisation qui gèrent également les budgets. Voilà deux types de projets destinés à faciliter le travail des contrôleurs de gestion dans vos équipes. Il est fini le temps où l’essentiel de leur mission consistait à ressaisir les informations dans Excel en vue d’établir les tableaux de bord.

3.2 - Informatique décisionnelle et tableaux de bord : le suivi du budget prévisionnel

Avec une application de gestion du budget qui attaque la donnée comptable et la compare au budget, vous gagnez en temps. Vos tableaux de bord, une fois paramétrés s’alimentent automatiquement à chaque situation mensuelle. Un outil de Business Intelligence comme « Tableau », « Qlik Sense » ou « Power BI » pour n’en citer que quelques-uns, apporte confort et productivité aux équipes.

L’interactivité avec les services de l’entreprise s’améliore avec des indicateurs pertinents et de beaux visuels. La planification de la diffusion des KPI allège le travail de reporting.

3.3 - Exemple d’application chez Spendesk pour le suivi des dépenses

Optez pour une application de gestion du budget tout-en-un, qui pilote vos commandes, vos achats, vos factures, leur approbation et qui se charge du suivi budgétaire. Chez Spendesk, notre solution intuitive vous donne la vision sur un tableau de bord de toutes ces informations. Elle constitue un réel outil de conception et de contrôle budgétaire.

4 - Associer les responsables de service au contrôle budgétaire de l’entreprise

Pour optimiser le pilotage du budget en entreprise, notre meilleur conseil reste la communication. Le suivi des recettes, des marges ou des dépenses par le contrôleur de gestion seul dans son coin ne revêt aucun intérêt. Pour faire réagir les managers, l’interactivité s’impose.

4.1 - Le contrôleur de gestion, un animateur du processus budgétaire

Même si les managers râlent quand on leur évoque le suivi budgétaire, c’est clairement une tâche qui leur incombe, tout autant qu’aux équipes de la DAF. La gestion du budget en entreprise consiste bien à piloter le business en surveillant les indicateurs clés, appelés KPI. Le contrôleur financier est d’abord un animateur du processus plus qu’un vérificateur.

Faire parler les chiffres et réaliser du data storytelling exige de communiquer avec les responsables des différents budgets, les managers donc. C’est au contrôleur de gestion de veiller à la diffusion des indicateurs et tableaux de bord. Il doit s’assurer de la bonne compréhension des informations en prodiguant si nécessaire une formation à ses interlocuteurs.

4.2 - Les analyses des écarts réalisés/budgétés s’expliquent sur le terrain

En posant les bonnes questions au bon endroit, le contrôleur de gestion récupère les explications essentielles à la compréhension des résultats. Son rôle exige de la proactivité et une prise de contact directe avec les opérationnels sur le terrain. Ensuite seulement, il peut travailler de concert avec les responsables de service. Il recherche les mesures correctives adaptées à l’atteinte des objectifs.

4.3 - À plusieurs, on va plus loin en matière de prévisionnel

C’est le principe de l’intelligence collective. Vos équipes finance doivent provoquer l’échange afin d’analyser les données des tableaux de bord. Souvent, c’est l’occasion de découvrir des dysfonctionnements ou des changements intervenus dans l’activité. C’est aussi une façon de confronter les idées du terrain avec la réalité des chiffres. Favorisez ces contacts. Un contrôleur de gestion qui n’est pas assis à son bureau en permanence, c’est la base !

5 - Savoir réviser le budget prévisionnel d’une entreprise

Notre dernier conseil en vue d’une gestion de budget en entreprise réussie consiste à savoir se remettre en cause quand c’est nécessaire. Quoi de plus désagréable pour un CFO que des commentaires récurrents qui reviennent chaque mois à vos oreilles comme « l’écart est dû à un budget inadapté à la réalité de l’entreprise » !

5.1 - Le budget annuel d’entreprise n’est pas figé dans le marbre

Le budget ne doit pas être figé pour douze mois systématiquement, qu’il s’agisse du prévisionnel de ventes ou de trésorerie par exemple. On s’est trompé structurellement ? Le contexte économique de l’activité a évolué ? Le financement bancaire envisagé n’arrive pas et sans cet argent impossible de développer le business ?

Une bonne stratégie financière consiste alors à réviser les données. Si vous persistez à vouloir animer le processus budgétaire avec le modèle initial, vous risquez de rencontrer le désintérêt des managers, voire le désaveu de votre direction. Rien de pire pour la direction financière !

5.2 - Le processus de révision budgétaire

Bien sûr, la gestion du budget en entreprise exige de l’organisation. Ne revoyez pas les données d’activité et les objectifs à tout va et n’importe quand. Une des pratiques courantes consiste à effectuer une revue détaillée des informations budgétaires au bout de 4 à 5 mois. Réalisez-la en juin pour un exercice calé sur l’année civile.

Parfois, seuls les points fondamentaux sont repris afin d’obtenir un budget révisé sous une forme macro. Attardez-vous alors sur les ventes et les coûts des matières premières par exemple. N’oubliez pas les taux de marge.

5.3 - Le rolling forecast, une méthode dans l’air du temps

L’autre possibilité qui s’offre à vous consiste à réévaluer régulièrement le budget. On parle aujourd’hui du rolling forecast ou de « révisé permanent ». Ce type de gestion du budget se limite souvent aux données macro de l’entreprise. Avec cette méthode de prévisionnel, vous réexaminez chaque mois les informations comme les ventes, les coûts de production variables ou la trésorerie. Ensuite, vous réalisez une projection sur la fin de l’exercice.

Vous tenez compte alors de la situation du marché du moment ainsi que du carnet de commandes réel. Vous vérifiez le coût des matériaux, les perspectives commerciales de ventes à court terme, etc. Certaines entreprises s’exonèrent même de construire le budget prévisionnel sous la forme classique. Ainsi ils réduisent la charge de travail des équipes de gestion et du top management. Le projet budgétaire devient ainsi un suivi permanent.

Optimiser la gestion du budget en entreprise, c’est possible

En adoptant les bons outils, process et attitudes, vous faites de votre budget prévisionnel un réel outil de pilotage de l’entreprise. Si vous souhaitez améliorer l’efficacité budgétaire de vos dépenses, contactez Spendesk pour une démo de nos applications.