Gestion des voyages d’affaires : comment s’organiser ?

Voyages d’affaires : gestion et organisation du processus en entreprise

Le voyage d’affaires repart en flèche après deux ans de pandémie mondiale de la Covid-19. C’est le moment d’optimiser sa gestion dans l’entreprise, tant pour les collaborateurs que les équipes administratives. Vous y trouverez de nombreux atouts organisationnels, managériaux et financiers. Nous vous détaillons les étapes à suivre pour construire le pilotage des voyages d’affaires. Découvrez aussi les outils à adopter comme une politique de déplacements professionnels, l’organisation humaine et les applications informatiques.

SOMMAIRE :

1 - Pourquoi structurer la gestion du voyage d’affaires dans votre société ?

2 - Les outils indispensables à une gestion performante des voyages d’affaires

3 - Voyages d’affaires : les étapes à organiser dans l’entreprise

4 - La plateforme Spendesk : la solution idéale pour vos voyages d’affaires

1 - Pourquoi structurer la gestion du voyage d’affaires dans votre société ?

Laisser chaque voyageur se débrouiller seul et sans outils risque de frustrer tous les maillons de la chaîne dans l’entreprise. Le collaborateur qui se déplace, son manager, comme l’équipe finance ressortent gagnants avec une gestion des voyages d’affaires organisée. Voyons pourquoi.

1.1 - Le voyage d’affaires, un poste de dépenses parfois significatif

Dans beaucoup d’entreprises, notamment de services, les frais de déplacement constituent souvent le second poste de coûts après les salaires et charges sociales. Avec la reprise des voyages d’affaires, ces dépenses reviennent au premier plan des préoccupations. Les suivre, les contenir voire les réduire voilà des pratiques de bonne gestion quelle que soit la société.

1.2 - Le développement à l’international passe par une politique de déplacements

Une société qui souhaite développer sa présence commerciale à l’étranger investit sur sa force de vente et alloue un budget aux voyages d’affaires. Pour une TPE voire une PME, ce type de dépenses demande un pilotage serré. Quant à l’organisation, elle exige de la fluidité et de la simplicité. C’est d’autant plus vrai quand les équipes internes disposent de peu de temps pour gérer les voyages.

1.3 - Accompagner les voyageurs dans l’organisation du déplacement

En adoptant une structure et des stratégies adaptées aux voyages d’affaires, vous guidez les collaborateurs qui se déplacent sans tout imposer toutefois. Ils disposent de règles claires sur les dépenses qu’ils sont en droit d’engager selon la nature des frais, le lieu, le pays, etc. Ils connaissent les conditions de remboursement des avances le cas échéant. Ils bénéficient d’outils pratiques dématérialisés pour les réservations, les notes de frais voire les paiements. Vous leur laissez aussi de l’autonomie avec diverses options, ce qu’ils apprécient fortement.

1.4 - Simplifier le suivi administratif et financier des dépenses de voyage

Le fait d’organiser les voyages d’affaires dans l’entreprise ou dans le groupe apporte aussi de la fluidité et de la lisibilité pour l’équipe finance. Les solutions souvent dématérialisées permettent de tracer toutes les opérations. De la réservation à la facturation, par centre de coût, par entité voire par projet, suivez toutes les dépenses. Les reportings aident également à les comparer aux budgets alloués.

1.5 - Maîtriser les coûts et suivre les ROI des voyages d’affaires

Qu’il s’agisse de rencontrer des prospects, de visiter des clients ou de participer à des salons professionnels en France ou dans le monde, chaque déplacement contribue au développement du business. Aussi, un bon suivi des voyages d’affaires aide à disposer des dépenses détaillées. En mariant ces informations à celles de votre CRM (customer relationship management), vous calculez alors les KPI afin de mesurer le ROI des voyages.

2 - Les outils indispensables à une gestion performante des voyages d’affaires

Quelle que soit la taille de l’entreprise ou son activité, pour structurer la gestion des voyages d’affaires, nous recommandons de vous doter des quatre outils suivants, organisationnels, humains et informatiques.

2.1 - Définir une politique de « travel expenses » pour les voyageurs de l’entreprise

La définition de procédures écrites contribue grandement à clarifier le processus du voyage d’affaires. Spendesk vous aide à déployer une politique de déplacements professionnels avec un outil prêt à l’emploi et gratuit que vous pouvez télécharger. Il permet aussi de décrire les assurances et les conditions d’assistance aux collaborateurs en voyage. Ce guide conduit ensuite à paramétrer dans l’outil informatique retenu pour gérer les déplacements les règles et plafonds applicables selon les voyages.

2.2 - Choisir une organisation interne ou externe adaptée à vos besoins

Selon la taille des entreprises, l’ampleur des voyages d’affaires et la stratégie, un choix s’opère pour internaliser ou externaliser leur gestion. Les grandes sociétés avec beaucoup de commerciaux ou d’acheteurs à l’international disposent parfois d’un responsable de la fonction voyages. Il épaule les collaborateurs dans la préparation et la réservation. Il négocie les prix avec les hôtels, les compagnies aériennes, les agences ou prestataires.

D’autres entreprises recourent à une agence ou une plateforme de voyages en ligne. C’est important d’adopter les solutions en phase avec votre besoin et de l’expliquer dans le guide interne des déplacements professionnels.

2.3 - Adopter une application pour un pilotage dématérialisé des déplacements d’affaires

Le troisième outil à déployer pour la bonne marche des voyages d’affaires c’est une application informatique avec une gestion dématérialisée. La digitalisation des processus envahit les entreprises. Les dépenses de déplacements professionnels ne sont pas en reste. Avec ce type de logiciel accessible sur smartphone, le voyageur réalise toutes les étapes en ligne. De la réservation à l’envoi des justificatifs de dépenses, la traçabilité des opérations facilite le pilotage tant pour le salarié, le manager que la comptabilité.

2.4 - Définir le suivi analytique des coûts de déplacements professionnels

Enfin, les dépenses de voyages d’affaires exigent une imputation analytique précise. Tant pour suivre les coûts engagés comparativement au budget que pour calculer les KPI et le ROI, les centres de coûts et natures de dépenses s’imposent. Les collaborateurs qui réservent des voyages se doivent de renseigner dans l’outil les informations analytiques requises. Pour disposer de données par projet, par exemple dans le cadre de l’implémentation d’un logiciel dans les filiales étrangères, utilisez un axe analytique spécifique.

3 - Voyages d’affaires : les étapes à organiser dans l’entreprise

Un processus qui pilote les voyages d’affaires doit comporter toutes les étapes suivantes afin de permettre la traçabilité de toutes les dépenses par voyage. Évidemment, le déploiement de ces différentes phases s’effectue concrètement dans l’outil informatique retenu par la société.

3.1 - Planification des déplacements professionnels

Tout voyageur qui se rend chez un client, à un salon professionnel ou qui visite un bureau à l’étranger commence par planifier son déplacement. Avant d’appuyer sur le bouton « réservation », il doit disposer des données suivantes pour son voyage :

• fixation des objectifs poursuivis ;

• coordination des agendas des différents interlocuteurs ;

• définition de l’itinéraire et des dates de voyage ;

• identification des moyens de transport et d’hébergement selon la politique de l’entreprise ;

• recensement des besoins de dépenses sur place et leur mode de paiement.

3.2 - Réservation des voyages d’affaires

Lorsque l’organisation du voyage est confirmée vient le temps de réserver. Le mieux c’est de laisser la liberté aux collaborateurs d’effectuer leurs propres démarches et choix parmi une offre d’options variées, en conformité avec le guide fourni par l’entreprise. Comme pour du tourisme, ils apprécient cette liberté, à condition de disposer d’outils intelligents qui leur facilitent la tâche.

3.3 - Approbation des dépenses engagées pour les déplacements professionnels

Selon la politique définie par l’entreprise, toutes les dépenses engagées ou seulement une partie requièrent une approbation. Paramétrez dans l’application le schéma de validation que vous désirez avant la confirmation définitive de la réservation. Avec un processus digitalisé, les personnes en charge de donner leur accord le cas échéant reçoivent une notification immédiatement. Veillez à maintenir un système souple, agile et transparent. Montrez aux voyageurs que vous leur faites confiance pour réserver leur voyage.

3.4 - Moyens de paiement pour un voyage professionnel

Selon le schéma de réservation utilisé pour le voyage d’affaires, le collaborateur peut avoir besoin ou pas de régler la dépense en ligne ou sur le lieu de son déplacement. Une bonne politique de travel expenses peut prévoir jusqu’aux 3 cas suivants.

a) Vous réservez auprès d’une agence de voyages, d’une compagnie aérienne, d’une chaîne d’hôtels ou d’une société de location de véhicules. Les factures fournisseurs sont adressées à l’entreprise selon les conditions et tarifs négociés par la direction des achats ou le service des frais généraux.

b) Vous réservez en ligne sur le site du fournisseur de services ou dépensez sur place par exemple pour la restauration, le taxi, le métro, etc. Vous réglez avec une carte de paiement du type « affaires » que l’entreprise met à votre disposition.

c) Vous déboursez vous-même le coût du déplacement sur le Web ou sur le lieu de votre voyage. Dans ce cas, l’émission d’une note de frais vous permet d’obtenir le remboursement, déduction faite d’une éventuelle avance financière.

3.5 - Suivi comptable et gestion du coût des voyages

La dernière étape consiste à comptabiliser les dépenses des voyages d’affaires voire à les régler si ce n’est pas déjà réalisé avec une carte de paiement. Grâce aux outils informatiques choisis, vous avez opté pour un processus dématérialisé. La transmission des pièces comptables s’effectue par envoi de fichiers PDF ou de photos du justificatif papier.

Le service comptabilité récupère les écritures par interface automatique. Il peut tracer l’ensemble des opérations dans l’application. Les imputations analytiques facilitent le suivi du contrôle de gestion et l’émission de tableaux de reporting.

4 - La plateforme Spendesk : la solution idéale pour vos voyages d’affaires

Notre vocation c’est de faciliter la vie des collaborateurs et des équipes administratives en matière de dépenses professionnelles. La gestion des voyages d’affaires fait partie du processus global que nous proposons. Plusieurs des fonctionnalités de Spendesk répondent à ce besoin de pilotage fluide des déplacements professionnels.

4.1 - Notre métier : faciliter la vie des entreprises pour le suivi des dépenses professionnelles

Spendesk épaule les entreprises dans la gestion de leurs dépenses professionnelles. Les fonctionnalités et moyens de paiement offerts par notre application contribuent à structurer notamment le suivi des voyages d’affaires. Vous bénéficiez de tous les services réunis à un seul endroit, sur le Cloud et accessible de partout. Notes de frais ou factures fournisseurs dématérialisées, circuit d’approbation des dépenses, attribution de cartes de paiement, voilà des outils proposés par Spendesk aux voyageurs de l’entreprise.

4.2 - Les notes de frais dématérialisées avec notre application

Avec notre technologie, les notes de frais se digitalisent intégralement. Le voyageur établit en ligne sa demande de remboursement. Il prend en photo sa note de restaurant sur le lieu de son déplacement par exemple et la télécharge sur la plateforme. Elle se raccroche à la note de frais qui part chez le valideur. Puis, les personnes habilitées émettent le paiement en quelques clics.

4.3 - Les factures fournisseurs dématérialisées dans Spendesk

Spendesk gère les factures fournisseurs sur sa plateforme. Un salarié qui réserve un voyage d’affaires peut être amené à récupérer une facture en ligne. Si l’entreprise a conclu un accord-cadre avec ce fournisseur, par exemple une société de location de véhicules, le collaborateur n’a pas à payer la dépense lors de la réservation.

La pièce comptable se télécharge sur la plateforme Spendesk. Après validation de la dépense par l’approbateur défini, le fournisseur reçoit son paiement par virement à l’échéance. Tout le processus se dématérialise, de la réservation au règlement, sans oublier la précomptabilisation en vue de l’interface comptable.

4.4 - Des moyens de paiement pour les voyages d’affaires des collaborateurs

Les entreprises peuvent choisir Spendesk pour équiper les voyageurs de cartes de paiement soit virtuelles soit physiques. Les plafonds se paramètrent librement selon la politique de déplacements professionnels en vigueur. Grâce à ces outils, les salariés amenés à se déplacer gagnent en souplesse, en organisation et en temps. Ils n’ont plus à avancer la trésorerie pour l’employeur.

En outre, le suivi au fil de l’eau des transactions réalisées apporte du confort à l’utilisateur tout comme au service comptabilité. Il reste alors au salarié à communiquer les justificatifs des dépenses. Il peut ainsi les photographier ou télécharger sur la plateforme Spendesk une facture qui provient d’un site de réservation en ligne.

Les voyages d’affaires, ça s’organise avec les bons outils et les bons processus !

Le pilotage digitalisé des dépenses professionnelles, c’est le cœur d’expertise de Spendesk. Pour structurer la gestion de vos voyages d’affaires, rien de mieux que notre plateforme. Elle accompagne les équipes tout en respectant la politique de déplacements professionnels de la société. Réservez une démo afin d’approfondir votre réflexion.