7 étapes clés pour préparer et faire votre clôture comptable

L’heure de la clôture comptable de votre entreprise arrive, et comme tous les ans, vous redoutez (certainement) cette date fatidique...

Il y a tant d’éléments à penser, de l'enregistrement des écritures comptables sur la période, au rassemblement des pièces justificatives qui permettent d’établir le bilan comptable, etc. que vous en avez déjà mal au crâne.

Pourtant, cette clôture comptable, au-delà d’être une obligation pour les entreprises, constitue un point crucial pour vérifier la santé financière de l’entreprise, et anticiper l’avenir !

Pas de panique !

Grâce à ce petit guide en 7 étapes, vous découvrirez comment faire une clôture comptable sans erreurs, qui vous permettra d’être dans la plus stricte régularité auprès de l’administration.

Étape 1 : Déterminer quand faire la clôture comptable

Bien commencer à préparer la clôture de l’exercice comptable de son entreprise, c’est d’abord être au clair avec les dates-clés qui y sont liées.

Dans un premier temps, vous devez donc savoir précisément quand se finit l’exercice social de votre société. Réglementairement, il doit comprendre douze mois, sauf s’il s’agit de votre premier exercice social.

Le plus souvent, cet exercice prend fin au même moment que l’année civile. Ainsi, bon nombre d’entreprises procèdent à la clôture de leurs comptes annuels pour le 31 décembre.

Cependant, d’autres choisissent de décaler cette date de clôture. Par exemple, celles qui sont soumises à une saisonnalité choisissent pour la majorité de faire leur clôture quelques semaines après la fin de leur période-phare, pour vider au maximum leurs stocks, et obtenir un bon solde de trésorerie.

Quoiqu’il arrive, vous avez 3 à 4 mois à l’issue de votre exercice pour procéder à votre clôture comptable.

Ceci étant, clôturer un exercice comptable peut s’avérer être une tâche ardue, qui demande beaucoup de temps, et surtout beaucoup d’alignement avec d’autres acteurs de l’entreprise (vous le découvrirez par la suite).

La bonne pratique, pour vous assurer une clôture des comptes sans peine ? Prévoir plutôt des clôtures trimestrielles qu’une seule grande clôture annuelle : vous évitez ainsi les surprises et limitez le temps que vous devez y accorder en fin d’année !

Étape 2 : Lister les pièces comptables nécessaires

L’un des plus grands challenges d’une clôture comptable réside dans le fait de réussir à rassembler toutes les pièces justificatives nécessaires pour prouver à l’administration fiscale que tout est en ordre dans vos comptes.

C’est pourquoi il est crucial, avant de vous attaquer à la clôture d’un exercice, de lister toutes les pièces comptables que vous avez besoin de récupérer.

Pour ce faire, retenez qu’une clôture comptable comprend plusieurs éléments-clés :

• Un bilan comptable, soit une vue d’ensemble des chiffres de l’entreprise, qui rassemble notamment un inventaire de vos stocks, les créances de l’entreprise (créances sociales, fiscales et clients), la trésorerie de la société, ses dettes financières (emprunts bancaires et dettes), ainsi que les capitaux propres de l’entreprise.

• Un compte de résultat, soit toutes les charges et produits annuels, qui comprend notamment la marge commerciale, la valeur ajoutée, les résultats d’exploitation, les résultats financiers, le résultat exceptionnel, ainsi que le résultat net.

• Les annexes comptables de l’entreprise, soit toutes les déclarations fiscales qui ont été réalisées, comprenant notamment un tableau des dettes et des créances, associées à leurs échéances respectives.

En listant toutes les pièces justificatives bien à l’avance, vous vous assurez un établissement des comptes plus simple.

Étape 3 : Préparer un planning de clôture comptable

Que ce soit pour vos clôtures mensuelles ou pour clôturer l’exercice en fin d’année, veillez à mettre en place un planning au cordeau.

L’idée ? Planifier comme il se doit…

• Les différentes actions à mettre en place : quand devez-vous avoir accès aux comptes définitifs de l’année ?

• Les documents à rassembler : bonne nouvelle, vous venez de le faire dans l’étape précédente !

• Tous les acteurs qui devront intervenir lors de ces différentes missions : qui vous doit quel justificatif ? Qui doit vous donner accès à telle ou telle interface comptable ?

Vous pourrez ainsi envoyer ce planning aux différentes personnes concernées, pour les prévenir bien en amont de la clôture comptable des éléments qu’elles doivent vous fournir.

Étape 4 : Impliquer tous les acteurs nécessaires à la clôture comptable

Prochaine étape : avant même de mettre les mains dans vos documents comptables, immobilisations et autres amortissements, il vous faut impliquer les personnes sur lesquelles reposent votre clôture comptable.

Parmi eux, vous aurez notamment besoin de…

• Votre expert-comptable ou votre pôle finance, bien entendu.

• Les dirigeants, qui doivent vous donner accès aux comptes de l’entreprise pour effectuer votre rapprochement bancaire.

• Les managers de l’entreprise, qui doivent vous donner une vision claire des dépenses de leurs équipes.

Veillez à leur envoyer un email bien en amont du moment où vous souhaitez vous pencher sur la clôture de l’exercice social, où vous leur demandez précisément les pièces justificatives ou les accès dont vous avez besoin, ainsi que la date-butoir à laquelle vous devez les obtenir.

En ce qui concerne les dirigeants, prenez également le temps de prévoir la date de l’assemblée générale ordinaire qui permettra d’effectuer l’approbation des comptes.

N’hésitez pas à mettre en place un Drive, pour laisser la possibilité à ces différents acteurs de déposer leurs justificatifs en toute autonomie.

Vous vous éviterez ainsi de recevoir des dizaines d’emails anxiogènes !

Bien entendu, si vous utilisez un outil de gestion des dépenses d’entreprise au quotidien, qui rassemble notamment les notes de frais et les factures de l’entreprise, vous vous simplifiez d’avance le travail.

Plus besoin de courir après vos collaborateurs : chaque manager est responsable de son budget d’équipe, et toutes les données se trouvent dans une même interface. Pratique !

Étape 5 : Vérifier les écritures comptables

A ce stade, vous avez entre les mains toutes les pièces justificatives qu’il vous faut, ainsi que les accès aux comptes et aux logiciels qui vous permettront de faire votre clôture comptable.

L’objectif, désormais ? Prouver l’existence de chaque écriture comptable grâce à ces justificatifs, et vérifier que chaque ligne est bien inscrite dans votre grand livre journal ou votre logiciel de comptabilité.

Cela va passer par le fait de faire l’inventaire de vos actifs et passifs, en faisant le point sur vos ventes et acquisitions de l’année, mais aussi par l’inventaire de vos stocks, ainsi que l’analyse de la trésorerie.

Pour assurer une lisibilité optimale de votre livre de comptes, n’hésitez pas à classer vos différentes écritures comptables de l’année par catégories et par mois.

Quoiqu’il arrive, si vous avez bien mis en place un circuit d’approbation des dépenses, et que vous utilisez des outils comptables qui vous permettent de repérer les doublons dans vos écritures, vous devriez être à l’abri de bon nombre d’erreurs humaines et de la fraude fiscale.

A vous d’exercer votre œil de lynx, pour repérer toute erreur potentielle dans votre bilan de clôture !

Étape 6 : Faire le calcul des impôts définitifs

Votre liasse fiscale est prête, et comprend bien tous les éléments significatifs pour votre comptabilité sur toute la durée de l’exercice que vous clôturez ?

Bravo : vous avez fait le plus gros du travail !

Désormais, vous avez face à vous tous les chiffres-clés qui représentent la santé financière de votre entreprise. Au-delà d’être de bons indicateurs de la croissance de la structure, ces chiffres vont vous permettre de comptabiliser l’impôt sur les sociétés final que vous allez devoir payer.

Prenez le temps de le faire dès que vous avez finalisé votre liasse fiscale : il s’agit d’une étape cruciale pour la fin de l’exercice de votre entreprise !

Étape 7 : Présenter la liasse fiscale en Assemblée Générale

Prêt à envoyer votre liasse à l’administration fiscale ? Minute, papillon : l’avez-vous fait valider par l’Assemblée Générale de votre entreprise ?

Si ce n’est pas le cas, rassemblez les dirigeants, avant de télétransmettre votre clôture comptable au greffe du Tribunal de Commerce dont dépend votre entreprise.

Cette assemblée peut également être l’occasion de faire le point sur l’année écoulée, et établir les grands axes du plan comptable du nouvel exercice à venir.

Félicitations : à cette étape, il ne vous reste plus qu’à éditer votre liasse fiscale, et à l’envoyer à l’administration (ou à votre chargé d’expertise-comptable, qui s’en chargera).

Et pour bien vous assurer de respecter vos obligations comptables, n’oubliez pas d’archiver cette liasse, ainsi que les justificatifs qui vont avec, dans votre logiciel comptable ou les archives réglementaires de l’entreprise.

Grâce à cette clôture comptable au cordeau, vous pouvez désormais faire le point sur l’année prochaine, en préparant les budgets de l’entreprise et en anticipant les besoins matériels, humains, ou les changements à opérer pour assurer la croissance !

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