Professionnels de l’immobilier : optimisez votre gestion comptable des dépenses

Après une diminution du volume des transactions en 2020, dû au contexte sanitaire, le marché de l’immobilier se porte beaucoup mieux désormais et devrait atteindre le seuil historique de 1,1 million de ventes en 2021 selon l’INSEE.

L’immobilier est donc toujours une valeur refuge et cette vision est renforcée en temps de crise.

Si ce tableau est positif, reste que vous devez toujours faire face aux challenges dus à la diversité des activités de votre profession. Par exemple, c'est en raison de cette même diversité que la comptabilité d’une agence immobilière est relativement complexe.

Comme toute entreprise, vous souhaitez pourtant naturellement optimiser et simplifier le contrôle de vos dépenses afin de gagner du temps, puis de diminuer vos coûts et vos risques.

Si vous avez l’impression qu’on vous dresse un tableau idéal, sachez que cela est tout à fait possible et loin d’être insurmontable !

On vous donne dans cet article les clés pour simplifier votre gestion des dépenses et gagner du temps et de la visibilité sur vos objectifs en tant que professionnel de l’immobilier.

Le secteur de l’immobilier et sa complexité

Parmi les enjeux du secteur de l’immobilier, l’optimisation de la gestion des dépenses est une étape à franchir quand on connaît ou lorsqu’on ambitionne une croissance de ses activités.

En effet, l’arrivée de nouveaux besoins impacte forcément le volume de dépenses et cela peut rapidement devenir un challenge pour tout DAF ou personne en charge de la gestion comptable.

En tant que professionnel de l’immobilier, pérenniser (et faire croître) votre business est votre priorité. Tout au long de cette quête, vous continuerez ainsi à faire face à différents challenges comme :

• Augmenter votre nombre de mandats exclusifs

• Vous différencier de la concurrence

• Consolider vos relations avec les propriétaires

• Replacer votre force de vente au cœur de la transaction

• Optimiser la gestion de vos dépenses

• Aborder la transformation digitale

Dernier point de notre liste et défi de taille auquel vous allez devoir vous attaquer : la digitalisation de votre activité.

Le COVID a bien évidemment accéléré les choses, comme pour tous les secteurs, mais dans le cas de l’immobilier, comment embrasser la transformation digitale alors que votre cœur de métier est fondé sur du tangible ?

La meilleure approche est donc de voir le digital comme un véritable outil qui permet de renforcer votre activité. Voici différents usages qui peuvent potentiellement vous inspirer :

• Visite virtuelle, en plus des photos, afin de mieux cibler les demandes de visites.

• Amélioration de l’opérationnel avec par exemple l’automatisation de certaines tâches.

• Gain d’efficacité de vos équipes en digitalisant certains processus administratifs fastidieux.

• Réservation de rendez-vous en ligne pour les visites.

Comme dit plus haut, l’augmentation du volume des dépenses va de pair avec la croissance de l’activité immobilière.

Cette augmentation des mouvements financiers peut rendre la gestion de la trésorerie plus complexe, or on sait que se tenir constamment informé(e) de la bonne santé financière de votre entreprise est primordial.

Optimiser vos process et votre méthode de gestion, en partie grâce à la digitalisation, va donc vite devenir un incontournable.

En effet, l’amélioration de la gestion de vos dépenses vous permet de gagner du temps, de diminuer les coûts et de simplifier la tenue de vos obligations fiscales et comptables.

Si cela semble idéal, c’est aussi un objectif atteignable.

Avec Spendesk par exemple, l'automatisation et la digitalisation vous facilitent la tâche et vous permettent de mettre en place une organisation administrative et comptable efficace.

Effectivement, en tant que professionnel du secteur de l’immobilier, que vous soyez indépendants ou mandataires, vous devez respecter un certain nombre de règles fiscales et comptables.

Ces règles vont être différentes en fonction de votre statut juridique et de votre régime fiscal.

Donc quelle que soit votre activité : LMP, LMNP ou ventes de biens, vous devez vous renseigner sur les spécificités de votre profession.

• Si vous êtes micro-entrepreneur, par exemple, vous êtes tenus de fournir un livre de recettes.

• Pour les agents immobiliers en EIRL, vous êtes dans l’obligation, en plus du livre de recettes, de tenir un bilan et un compte de résultats.

• Enfin, les agents immobiliers constitués en société commerciales comme les SAS, SARL, SA et SASU, doivent accompagner leur compte annuel (comprenant bilan, compte de résultat et annexes) d’une liasse fiscale à destination des greffes du tribunal de commerce.

En plus de ces obligations fiscales et comptables, il est nécessaire d’avoir un bonne gestion des dépenses tout au long de l’année. Cela vous permettra de suivre vos dépenses, d’analyser vos objectifs financiers, puis de réajuster vos actions, si besoin, pour les atteindre.

Les enjeux de la gestion des flux financiers dans l’immobilier

Les missions d’une agence immobilière sont principalement de louer et d’administrer des biens pour le compte de particuliers ou encore d’effectuer des transactions, ce qui inclut :

• La location et la sous-location (saisonnière ou pas, meublée ou non meublée).

• La recherche de biens, puis l’achat et la vente de ceux-ci.

• La vente de fichiers relatifs aux transactions immobilières (par exemple la vente, l’achat et la location de fonds de commerce).

• La gestion immobilière.

• L’exercice comme syndic de copropriété.

• La souscription, l’achat et la vente de parts de sociétés immobilières donnant lieu à l’attribution de biens immobiliers en jouissance ou en propriété.

L’étendue de ces activités impacte la gestion de vos dépenses, en effet, la gestion de votre société immobilière peut nécessiter de centraliser gestion locative, gestion technique et gestion des actifs.

En tant que professionnel de l’immobilier, vous devez également établir des factures et effectuer des inventaires réguliers.

Et si vous avez une activité de syndicat de copropriété, vous devez également tenir une comptabilité d’engagement, ce qui veut dire présenter les états financiers complets en incluant le constat des créances et des dettes.

Au contraire, si vous êtes purement en gestion locative, vous pouvez simplement tenir une comptabilité de trésorerie.

En fonction de la diversité de vos activités, on comprend vite pourquoi la gestion comptable peut devenir très chronophage. Certains préconisent même de séparer votre trésorerie en deux, afin de différencier le compte de l’entreprise qui gère les dépenses courantes du fonds des mandants.

La gestion peut aussi s’avérer complexe de par la collecte des éléments justificatifs. Vous avez beau mettre des processus et méthodes traditionnelles en place, vous faites face à plusieurs défis : le non-respect ou l’oubli des notes de frais, l’absence de document justificatif,  ou encore vous pouvez rencontrer le risque de fraude.

A l’inverse, l’excès de contrôle et de règles peut entraver l’autonomie et la flexibilité de vos employés, menant à trop de temps passé sur les tâches administratives et pas assez sur le terrain.

Alors, quelle solution pour optimiser votre comptabilité sans en faire un véritable casse-tête ? On vous expose notre idée de la solution.

Comment améliorer votre gestion avec la digitalisation et l’automatisation ?

Spendesk vous propose une solution de gestion des dépenses adaptable au secteur de l’immobilier et qui répond à vos problématiques.

Avec notre solution, améliorez la gestion de vos dépenses, recentrez-vous sur votre cœur de métier et gagnez en compétitivité !

Optimisation de votre temps

Vous gagnez tout d’abord du temps grâce à la digitalisation : un minimum de temps passé sur la saisie et la collecte avec la numérisation simplifiée.

En effet, la dématérialisation des documents justificatifs vous permet d’éviter d’accumuler la paperasse administrative et surtout d’éviter de courir le risque de perdre la documentation.

Vous pouvez ajouter les reçus directement sur votre smartphone ou bien sur votre ordinateur, via la plateforme web.

Meilleur contrôle des dépenses

La sécurité et la transparence sont aussi au rendez-vous : avec la synchronisation sécurisée, vous pouvez suivre les dépenses en temps réel sur nos reportings.

Vous avez toujours un oeil sur votre trésorerie et le risque de fraude est amplement minimisé.

Amélioration du suivi et de l’analyse

La ventilation et la catégorisation des dépenses se fait automatiquement grâce à notre Intelligence Artificielle.

Vous avez ensuite évidemment la possibilité de rectifier une catégorie si besoin. Avec Spendesk, votre gestion financière est à portée de clic.

Plus d’autonomie pour vos employés

Grâce à la personnalisation des plafonds et des autorisations par types de dépenses, vous  collez à 100% à votre politique de dépenses. Tout cela en fonction de ce que vous aurez défini et acté au sein de votre entreprise.

Digitaliser la gestion de vos dépenses avec Spendesk vous permet de passer moins de temps sur la gestion de votre trésorerie. Et ce temps gagné pourra être attribué à toutes les activités de votre cœur de métier : recherche de biens, transactions, gestion des locations, ou encore activité de syndic.

Prêt à vous simplifier la vie et à optimiser la gestion de vos dépenses ?