L'importance stratégique de la fonction Achats

La fonction Achats est un poste de plus en plus stratégique pour toutes les entreprises. Selon les types d'achats, industriels ou administratifs, différentes solutions peuvent être adoptées.

La fonction Achats est relativement récente dans les entreprises, et elle apparait généralement lorsque ses activités croissent après plusieurs années d’existence. Par exemple, peu de PME possèdent une fonction achat véritablement organisée. Pourtant, quel que soit sa taille ou son secteur d’activité, gérer ses achats est un levier primordial pour améliorer ses performances et ses marges ; tout en réduisant les coûts et en participant à l’arrivée d’innovations.

Dans un contexte concurrentiel de plus en plus fort, la fonction Achats est reconsidérée par les managers qui lui octroient désormais une place centrale dans l’amélioration de la performance de l’entreprise.

I - Qu’est-ce que la fonction Achats ?

La fonction Achats est chargée de procurer les matières premières et composants nécessaires à la production et au déroulement d'une activité. Concrètement, elle désigne l’ensemble des processus, politiques, modes d’organisation, outils et individus en charge de la mise en œuvre des achats de produits et matériels administratifs dans une entreprise. Les premiers sont directement utiles au processus productifs, tels que l’achat de bois pour une entreprise de fabrication de meubles par exemple. Les seconds constituent les fournitures administratives destinées aux salariés pour leur usage quotidien. Les achats représentent en moyenne 60 % du chiffre d'affaires dans les entreprises européennes.

Il ne faut pas confondre la fonction Achats et les processus d’achats. Ces derniers sont inclus dans la fonction Achats.

II - Quels sont les objectifs de la fonction Achats ?

Autrefois considérée comme subalterne, la redéfinition de la fonction Achats est désormais au cœur de toutes les politiques stratégiques des entreprises innovantes. Le contexte de crise économique a permis aux managers de prendre conscience qu’il est possible d’en améliorer profondément l’efficacité en fixant de nouveaux objectifs.

La fonction Achats n’est plus un simple appui logistique, mais un apporteur de solutions pour la croissance de l’entreprise. Les salariés en charge du pilotage des achats deviennent de véritables négociateurs, et ne se contentent plus de réaliser un suivi administratif des procédures. Leur prise de décisions et leur autonomie est augmentée grâce à la définition de politiques d’achats efficaces en amont.

Les directeurs d’achats possèdent une solide connaissance du marché et des innovations dans le secteur. Ils deviennent des moteurs d'innovation et sont plus à même d'adopter les solutions les plus adaptés aux besoins de l’entreprise.

III - Comment déterminer les besoins de votre entreprise ?

Les directeurs d’achats doivent les distinguer en deux catégories :

• Les produits directement utiles à la production de biens ou la réalisation de services

• Le matériel administratif utile aux salariés pour la réalisation de leur travail quotidien

D’une part, la mise en place d’une organisation des achats décentralisée est utile pour optimiser la gestion des produits, le plus souvent directement destinés à la production. Il existe un responsable des achats dans chaque business unit qui s’occupe de leur réalisation. Cette solution est souvent adoptée dans le secteur de l’industrie lorsqu’il s’agit d’acheter du matériel de pointe qui requiert une fine connaissance du marché.

D’autre part, l’achat des fournitures administratives et du petit matériel est optimisé grâce à une politique centralisée. Gérés par une direction unique, elle permet de réduire drastiquement les coûts en mutualisant les besoins de toutes les business unit. Les commandes sont souvent organisées selon la famille de produits, ou en fonction des projets menés.

Il est surtout possible d’optimiser l’organisation de votre fonction Achats en utilisant des logiciels de gestion des achats innovants tels que Spendesk. Ils permettent d’obtenir une vision claire de vos politiques et objectifs d’achats, du suivi des commandes, des besoins et des dépenses de votre entreprise. Les salariés gagnent alors en agilité et les managers peuvent facilement s'assurer que la politique d'achat mise en place est respectée.

La fonction Achats est au cœur des nouvelles politiques de développement des entreprises innovantes ayant mesuré combien elle participe activement à l’amélioration des performances. Définir la meilleure organisation de la fonction Achats dépend de la taille et du degré de maturité de votre entreprise. Considérer les bénéfices apportés par des outils innovants de gestion est primordial pour faire face à l’accroissement de la concurrence et maintenir vos marges.