Indemnités kilométriques : le guide pour tout comprendre

Voiture, moto, scooter : vos collaborateurs sillonnent probablement les routes avec leur véhicule personnel, dans le cadre des missions liées à leur activité professionnelle.

A force de rouler, ils accumulent les kilomètres... mais aussi les indemnités kilométriques. Ce dernier terme ne doit pas vous être étranger, d’ailleurs.

Pour autant, savez-vous réellement ce qu’il recouvre ? Quid de son mode de fonctionnement et de son importance dans la politique de gestion des dépenses de votre entreprise ?

Pour vous mettre au parfum, ou simplement profiter d’une piqûre de rappel, cet article vous livre toutes les clés de compréhension sur le sujet.

Les indemnités kilométriques, c’est quoi ?

Les indemnités kilométriques (IK) correspondent au montant des frais remboursés par une entreprise pour les déplacements effectués par ses salariés et/ou ses dirigeants dans le cadre professionnel, mais uniquement avec leur véhicule personnel (voiture, deux-roues, cyclomoteur).

Sont donc exclus de ce dispositif les prestataires externes à l’entreprise. En revanche, n’importe quel salarié ou dirigeant y a droit, peu importe son âge, son salaire, son statut ou son ancienneté.

Pour définir le montant de l’indemnité compensatoire, l’entreprise se base sur un barème kilométrique établi par l'administration fiscale.

Le système des indemnités kilométriques présente des avantages, aussi bien pour l’entreprise que pour le salarié :

• L’entreprise bénéficie d’une réduction d’impôts car elle peut intégrer ces frais kilométriques dans ses charges, dans la limite des montants fixés par l'administration fiscale. Par contre, elle ne peut pas récupérer la TVA dessus.

• L’employé reçoit une allocation forfaitaire qui lui permet également de réaliser une économie d’impôts, car les dépenses liées à l’usage de son véhicule personnel peuvent être déduites de ses frais réels.

Comment fonctionne le système d’indemnités kilométriques ?

Si vous avez opté pour le régime des frais réels déductibles en lieu et place de la déduction forfaitaire de 10%, le calcul des frais kilométriques repose sur un barème d’indemnités kilométriques mis à jour tous les ans par l'administration fiscale.

Par exemple, celui concernant les indemnités kilométriques en 2021 a été diffusé par un arrêté du 15 février 2021. Les règles sont les mêmes pour n’importe quel type d’entreprise située sur le territoire français, quelle que soit sa taille et sa structure.

Ce barème annuel prend en compte plusieurs éléments, précisés par le Ministère de l’économie, des finances et de la relance :

• La dépréciation du véhicule.

• Les dépenses liées à l’usure des pneumatiques.

• Les frais de réparation et d’entretien.

• La consommation d’essence.

• Les primes d’assurances.

Par conséquent, les frais de stationnement, de parking ou encore de péage doivent être déduits à part, sur présentation d’un justificatif.

Quels véhicules et trajets sont concernés ?

Véhicules personnels et indemnités kilométriques

Tous les véhicules personnels entrent en jeu dans le calcul des indemnités kilométriques, quelle que soit leur énergie (thermique, à hydrogène ou hybride, électrique etc.).

Cependant, le montant de la somme remboursée varie notamment en fonction de la puissance fiscale du véhicule : plus elle est élevée, plus l’indemnité forfaitaire compensatoire augmentera.

Par véhicules personnels, l'administration fiscale désigne les types de véhicules suivants :

• Les voitures.

• Les deux-roues (motos et scooters aux cylindrées supérieures à 50 cm3).

• Les cyclomoteurs (cylindrées inférieures à 50 cm3).

Par conséquent, les indemnités kilométriques ne peuvent pas s’appliquer pour les déplacements en train, en avion ou en taxi.

Si les salariés de votre entreprise désirent se faire rembourser ce type de trajets en frais professionnels, ils devront réaliser une note de frais, accompagnée des justificatifs adéquats.

Par ailleurs, le barème fiscal s’applique pour des véhicules personnels (utilisés dans le cadre professionnel, hors véhicules de fonction) dans les cas suivants :

• Le salarié ou dirigeant d’entreprise en est propriétaire.

• Le conjoint ou l’un des membres du foyer fiscal du salarié ou du dirigeant est propriétaire du véhicule.

• Le véhicule personnel est loué ou prêté. Si le véhicule est loué, l’employeur doit justifier que le loyer a été acquitté par l’employé. S’il est prêté, l’employeur doit justifier de la prise en charge par le salarié de l'entretien se rapportant à l'utilisation professionnelle du véhicule prêté.

• Le véhicule personnel ne doit pas être immatriculé au nom d’une société.

A noter que le salarié qui fait du covoiturage ne peut pas prétendre au remboursement des indemnités kilométriques : seul le propriétaire du véhicule y aura droit.

Et dans tout ça, quid des modes de transport à mobilité douce, comme le covoiturage, justement, et surtout le vélo ?

Depuis 2016 et jusqu’à un décret du 9 mai 2020, il existait une indemnité kilométrique vélo (IKV) pour les salariés qui utilisaient leur vélo afin de réaliser le trajet domicile-travail (remboursement de 0,25€ par kilomètre parcouru).
Elle a été depuis remplacée par un forfait mobilité durables (non obligatoire pour l’entreprise).

Plafonné à 500€ par an et par salarié, ce forfait prend en charge les frais de trajets des salariés lorsqu'ils utilisent un moyen de transport alternatif comme le vélo (y compris électrique), le covoiturage, les services de mobilité partagée, ou les transports publics.

L’entreprise est alors exonérée d’impôts et de cotisations sur les sommes versées.

Quels trajets ?

Les trajets, justement, parlons-en. L'administration fiscale est très claire sur le sujet. Ceux pouvant ouvrir droit à un remboursement des frais kilométriques concernent les frais de déplacement “du domicile au lieu de travail, les déplacements professionnels pendant les heures de travail, le déménagement ou la double résidence”.

Par déplacement professionnel, on entend par exemple :

• Des visites chez des clients ou des fournisseurs.

• La participation à des séminaires ou à des salons professionnels.

• Les rencontres et réunions professionnelles.

En cas de contrôle, notez enfin que l’Urssaf précise que “la preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel incombe à l’employeur”, qui devra être en mesure de produire les justificatifs demandés (plannings, agendas professionnels, notes de frais etc.).

Quels critères sont pris en compte pour le calcul des indemnités kilométriques ?

Si vous avez bien suivi jusqu’à présent, vous savez que le calcul des indemnités kilométriques repose notamment sur la puissance fiscale (chevaux fiscaux) du véhicule personnel que vous utilisez.

Mais ce n’est pas le seul. Le barème de l'administration fiscale se base aussi sur le type de véhicule (voiture, deux-roues ou cyclomoteur), ainsi que sur le kilométrage parcouru à titre professionnel, en distinguant 3 tranches :

• Jusqu’à 5 000 km parcourus.

• De 5 001 à 20 000 km parcourus.

• Au-delà de 20 000 km parcourus.

Source : Urssaf

Pour savoir quel montant peut vous être remboursé, il convient d’appliquer une petite formule mathématique simple :

Indemnité kilométrique = distance parcourue à titre professionnel x taux en vigueur en fonction du type de véhicule

Prenons deux exemples pour illustrer cela :

• Le salarié qui parcourt 3 700 km par an dans le cadre professionnel dans une voiture de 6 CV percevra une indemnité forfaitaire de 2 123,80€ (3 700 X 0,574).

• Le salarié qui parcourt 5 500km par an dans le cadre professionnel sur une moto de 1 à 2 CV se verra octroyer une prestation compensatoire de 1 235,50€ [(5 500 x 0,085) + 768].

Vous désirez savoir précisément quel montant d’indemnités kilométriques peut vous être remboursé ? Consultez notre outil dédié pour vous faciliter la vie et gagner un temps précieux !

Comment s’assurer une gestion des frais kilométriques sans accrocs ?

Avantageux pour l’entreprise comme pour le salarié, le défraiement des indemnités kilométriques reste soumis à des contraintes de forme.

Tous les trajets effectués dans le cadre professionnel ne pourront être remboursés que s’ils sont justifiés par vos collaborateurs, qui préciseront notamment les éléments suivants, le plus souvent sur leurs notes de frais :

• Date du déplacement.

• Lieu de départ et d’arrivée.

• Motif professionnel.

• Distance parcourue en kilomètres.

Ce processus peut s’avérer très chronophage et fastidieux, sauf si vous avez mis en place une politique de dépenses pour aider les collaborateurs avec la gestion de leurs frais de déplacement.

L’outil Spendesk sera alors un allié de choix. Sa fonctionnalité notes de frais calcule automatiquement le montant de la note de frais en fonction des kilomètres parcourus, pour aider vos employés à déclarer leurs frais de déplacement en toute sérénité, sans risque d’erreurs.

Gain de temps et simplicité assurés, aussi bien pour votre équipe finance, que pour vos collaborateurs !