​À quoi ressemble un bon justificatif de note de frais ?

Ce n'est pas évident de comprendre toutes les règles encadrant les justificatifs de note de frais. Pour l’URSSAF, tous les frais professionnels doivent être associés à un justificatif, sous peine de sanction.

On vous donne les clés pour vous aider à créer des documents conformes et faciliter le remboursement des frais professionnels.

Il arrive (souvent) qu'un collaborateur soit amené à avancer des frais pour une dépense professionnelle dans le cadre de ses activités. L’entreprise est alors tenue de les lui rembourser. Mais à quelles conditions et sur la base de quelles preuves ? Pas facile de s'y retrouver dans la gestion des notes de frais !

On a l'habitude de penser qu'un simple justificatif ou une facture mentionnant le montant, la date, le lieu et la nature de la dépense est suffisant. Pourtant, de nombreuses règles encadrent la validité des justificatifs pour bénéficier d’un remboursement. Si ces réglementations ne sont pas respectées cela peut rapidement conduire à un contrôle de l’URSSAF.

En cas de contrôle, quels sont les documents acceptés comme justificatifs de note de frais ? (petit indice : ils vont dépendre de la nature des dépenses engagées)

Les justificatifs de notes de frais par type de dépense

L’administration fiscale ne plaisante pas avec les montants de dépenses déclarés pour exonération de cotisations sociales. Tenir une comptabilité des dépenses rigoureuse et documentée devient alors indispensable.

Qu’il s’agisse d’un document dématerialisé (cf. la fin des tickets de caisse papier) ou d’un format papier, toute activité professionnelle qui entraîne des dépenses exonérable doit ainsi être documenté.

Les frais de repas

On comprend facilement que les collaborateurs soient un peu perdus dans la complexité du système de justification des notes de frais.

On peut trouver sur les forums des questions comme « Mon employeur me demande un justificatif pour mes frais de repas. Est-ce que ce justificatif doit absolument être une note de restaurant ? Est-ce qu’il peut être un bon pour une note de boulangerie ? Ou bien une note de supermarché ? »

La réponse est oui ! L’original d’un reçu papier est suffisant pour justifier d’une note de frais lorsqu’il ne concerne que le collaborateur.

Cependant, il existe des spécificités. Comme par exemple lorsque l'on invite un client à déjeuner pour un repas d’affaire, doivent être mentionné sur la note :

• Le nom de chaque convive

• Le montant de la dépense

• La fonction de chaque convive

• Le nom de l'entreprise de chaque convive

• La date de la dépense engagée

À noter que la mention “payée” est indispensable pour que la note de frais repas soit remboursée en son intégralité au salarié. Le remboursement des notes des dépenses de restaurant pour le compte de l’entreprise peut ainsi être exonéré de charges sociales.

Notes de frais de repas vs. ticket restaurant

À chaque moyen de paiement (et de remboursement) correspond une situation et un contexte d’usage.

Lors d’un repas professionneloù les invités sont multiples et issus potentiellement de plusieurs structures différentes, une note de frais de restaurant pourra être réalisée pour l’ensemble de la tablée.

À l’inverse, lors d’un repas du quotidien entre collègues issus de la même entreprise, de simples titres restaurant suffiront, à moins que l’entreprise dispose d’une cafétéria subventionnée. Dans ce cas, la réponse va d’elle-même.

Et dans le cas où cela vous faciliterait la tâche, vous pouvez télécharger notre modèle de note de frais gratuitement !

Les frais kilométriques

La justification des frais kilométriques requiert différentes précisions. Tout d’abord, le collaborateur est tenu de fournir la carte grise de sa voiture à son employeur. Il doit également renseigner pour faire figurer ces dépenses en tant qu’indemnités kilométriques :

• Le motif du déplacement

• Le lieu de la mission

• Le kilométrage total réalisé

• La puissance fiscale du véhicule

On peut ajouter à cela les frais pouvant être liés au déplacement, comme le ticket de péage ou le ticket de stationnement. Tous ces documents ont valeur probante et sont remboursables par l’entreprise.

Les frais de transport

Il est impératif de fournir le motif précis de vos frais de déplacement, ainsi qu’un justificatif des billets de transport pour obtenir un remboursement.

L’entreprise peut également rembourser le trajet effectué entre le domicile et le lieu de départ (gare, aéroport, etc.). Cependant, elle ne rembourse pas le trajet quotidien du domicile-travail du collaborateur (sauf cas particulier).

S’il s’agit d’un déplacement réalisé avec une voiture de fonction, elle doit rembourser l’ensemble des frais de carburant et de péage sur présentation d’un justificatif.

Les frais d’hébergement

Avant même d’engager la moindre dépense d’hébergement dans le cadre d'un déplacement professionnel, veillez à vous assurer du respect de deux conditions :

• La distance entre le lieu de résidence du collaborateur et le lieu de travail doit être au moins égale à 50 kilomètres

• Il ne doit pas être possible de réaliser ce trajet en moins de 1h30 en utilisant les transports en commun

Afin d'être conformes, les justificatifs d’hébergement nécessitent une facture détaillée qui doit mentionner:

• La quantité de nuitées

• L’ensemble des frais imputés à la chambre occupée

• Un solde nul

Les frais divers

Quelles que soient les dépenses engagées, vous ne devez jamais oublier que toutes les notes de frais doivent être impérativement justifiées. Les autorités fiscales n'autorisent aucun remboursement des frais non justifiés.

Il est préférable de fournir un reçu plutôt qu’une facture. En effet, un reçu contient plus d'informations comme :

• Le nom du prestataire

• Le montant total payé

• La date de l’opération

• La nature des biens achetés

• Le mode de paiement

En cas de perte de justificatif, une déclaration sur l’honneur peut être réalisée et signée à titre exceptionnel pour attester du bien-fondé de la dépense, ou que celle-ci a été effectuée pour l’intérêt de l’entreprise.

Combien de temps conserver les notes de frais ?

Les pièces justificatives de vos dépenses doivent être conservées pour une durée de 10 ans, selon les instructions de l’autorité financière. Vous n’êtes cependant pas tenu de conserver les justificatifs papier. Le service comptable peut ainsi procéder à la dématérialisation de la plupart des documents sans crainte de sanction.

Les règles régissant la justification et le remboursement des notes de frais ne sont pas simples à exécuter, et une erreur peut vite arriver. Il arrive aussi d'égarer les justificatifs, situation très complexe pour l'entreprise, surtout vis-à-vis de la loi.

Fini les justificatifs décolorés et illisibles, l’accumulation de paperasse inutile. Il existe maintenant des solutions de gestion des dépenses telles que Spendesk pour assurer la dématérialisation de vos justificatifs et les stocker en ligne.

De plus, la conservation de l’intégralité des justificatifs papier ne sera bientôt plus obligatoire : une raison supplémentaire pour franchir le pas et simplifier la gestion de vos justificatifs de notes de frais.

À l'inverse, une facture comporte seulement le nom du fournisseur et la nature des biens fournis. Elle ne justifie en aucun cas de son paiement. Même si elle reste tolérée, elle ne constitue pas une preuve de paiement à elle seule. Seuls la mention « Payée » ou un justificatif joint constituent des preuves valables.