Logiciels de facturation : tout ce qu'il faut savoir

Un logiciel de facturation vous aide à éditer, sauvegarder, et diffuser vos factures auprès de tous vos clients et partenaires. Outil indispensable vers la dématérialisation comptable, passez à l’étape supérieure.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation fait partie des outils essentiels de finance et de comptabilité destinés à faciliter l’émission et la gestion commerciale des factures. Il s’accompagne de nombreux autres services annexes qui permettent notamment de simplifier leur édition, leur diffusion ou leur archivage dans vos systèmes comptables.

À quoi sert-il ?

Le logiciel de facturation met en relation la nature et la quantité de biens ou de services fournis à vos clients avec le montant qui doit vous être versé en retour. Il vous accompagne aussi pour la réalisation de vos documents commerciaux et vous permet de suivre plus facilement l’exécution de vos paiements.

Généralement, les services offerts sont les suivants :

• Édition des devis et des factures automatiques grâce à l’utilisation du fichier client destiné à intégrer directement tous les renseignements utiles dans vos documents. Il propose des modèles de factures pour vous guider dans leur réalisation.

• Suivi des factures, gestion des impayés et des relances grâce à une meilleure visibilité.

• Facilitation de l’inclusion d’une remise commerciale pour faciliter les relations clients, ou d’une pénalité de retard en cas d’impayé.

Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation ?

• La sauvegarde de vos factures dématérialisées sur un logiciel sécurisé, qui vous permettra ainsi de récupérer toutes vos données même en cas de panne informatique.

• La mise à jour et la génération automatique d’un numéro de facture unique pour assurer une continuité chronologique et empêcher la création de doublons. Si deux factures possèdent le même numéro, elles deviennent automatiquement caduques aux yeux de la loi.

• Les calculs sont automatiques réduisant ainsi la probabilité d’erreurs.

• La date est apposée automatiquement, ainsi que durant toute la durée du suivi de la créance client.

• Les délais de paiement et les conditions de recouvrement sont inclus de manière automatique.

Il est possible de combiner un logiciel de facturation avec une solution CRM (Customer Relationship Management), afin de toujours garder une trace de chacun des clients ayant réalisé une commande auprès de votre entreprise, même si celle-ci date de plusieurs années.

Peut-on éditer n’importe quel type de facture ?

Les logiciels de facturation ne prennent pas tous en charge les même types de factures. Le plus généralement, il est possible d’éditer :

• Une facture « pro forma » émise au moment de l’achat sur demande du client

• Une facturation intermédiaire (ou facture de provision) où l'on peut étaler une créance particulièrement importante en plusieurs échéances

• Une facture de régularisation qui permet de mettre à jour une commande, ou d’en modifier les termes initiaux

• Une facture de clôture qui met un terme à un contrat ou à une commande honorée

• La facture finale qui résume l’ensemble de la commande dans le détail

Quelles entreprises peuvent utiliser un logiciel de facturation ?

N’importe quelle entreprise peut utiliser un logiciel de facturation, sans distinction de statut juridique, de taille ou de secteur d’activité. Auto-entrepreneur, artisan, commerçant, profession libérale : il existe désormais des solutions très complètes adaptées aux besoins de chaque profession.

Quelles sont les solutions existantes ?

On distingue deux types de solution :

• Le logiciel On premise est directement implanté dans votre système informatique, ce qui garantit une meilleure sécurité des données et utilise un système de sauvegarde à distance. Mis à jour régulièrement, il n’est cependant pas possible d’y accéder à distance.

• Les logiciels de facturation en ligne, en mode SaaS, sont innovants et vous n’avez plus besoin d’effectuer vous même vos mises à jour. Aussi, vous possédez un accès direct à vos données depuis n’importe quel appareil connecté à Internet grâce à un espace sécurisé.

Quelles différences avec un logiciel comptable ?

Il s’agit de deux solutions différentes, mais complémentaires. Le logiciel comptable sert à structurer toute la comptabilité de l’entreprise. Le logiciel de facturation ne s’occupe que des factures et de la relation client qui en découle. Des solutions innovantes en mode SaaS proposent cependant l’inclusion automatique de vos données de facturation dans vos logiciels comptables.

En conclusion, le logiciel de facturation diminue très largement le risque d’erreurs pouvant engendrer d’importantes complications pour votre comptabilité, voire mettre votre entreprise en situation de redressement lors d’un contrôle de l’administration fiscale. Il s’agit d’une solution facilitant véritablement votre quotidien, tout en augmentant la fiabilité de votre système de facturation.