Les 10 fonctionnalités cardinales d'un logiciel achats

D'après le quotidien Les Echos, le service achats représente 50% à 70% du CA des entreprises françaises. Dès lors, comment faire impasse sur un logiciel de gestion des achats robuste, rapide et fiable ? Il question ici non seulement d'un ensemble d'outil, mais surtout d'une méthodologie orientée vers une gestion active des achats.

Pour y parvenir, les équipes financières doivent s'appuyer sur des outils complets.

Une gestion active des achats est essentielle pour maintenir la compétitivité et la rentabilité de votre entreprise.

Voici dix fonctionnalités que nous considérons (de manière forcément un peu biaisée) comme les points d'orgue d'une solution achat complète et bien pensée.

1. Gestion automatisée des bons commandes

Problème : La gestion manuelle des commandes est chronophage et sujette aux erreurs d'entrée.

Solution : Un bon logiciel de gestion des achats automatise l'ensemble du processus de commande, de la création à l'approbation et à la réception. Cette automatisation réduit les erreurs, accélère le processus et permet aux équipes de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Comment cela se passe-t-il concrètement sur la plateforme ? Petit tour d'horizon en images :

2. Intégration des fournisseurs

Problème : La gestion de multiples fournisseurs peut être complexe et désorganisée.

Solution : La capacité d'intégrer et de gérer les fournisseurs directement dans le logiciel permet de centraliser toutes les informations nécessaires. Les équipes peuvent ainsi suivre facilement les factures des fournisseurs, les délais de livraison et les coûts, tout en maintenant des relations solides et efficaces.

3. Gestion des dépenses en temps réel

Problème : Les équipes financières manquent souvent de visibilité sur les dépenses en cours.

Solution : La gestion en temps réel des dépenses permet de surveiller chaque transaction au fur et à mesure qu'elle se produit. Les responsables peuvent ainsi réagir rapidement en cas de dépassement de budget ou d'anomalie, assurant une meilleure maîtrise des coûts.

4. Analyses et rapports personnalisés

Problème : La prise de décision est souvent entravée par un manque de données précises et exploitables.

Solution : Des outils d'analyse et de reporting robustes permettent de générer des rapports personnalisés sur les dépenses, les performances des fournisseurs et les tendances d'achat. Ces informations précieuses aident les décideurs à identifier les opportunités d'optimisation et à élaborer des stratégies plus efficaces.

5. Gestion des contrats et des renouvellements

Problème : Le suivi des contrats et des dates de renouvellement est complexe et sujet à des oublis.

Solution : Un bon logiciel de gestion des achats inclut une fonctionnalité de gestion des contrats qui enregistre toutes les informations pertinentes et envoie des rappels automatiques avant les dates de renouvellement. Cela assure une gestion proactive et évite les interruptions de service ou les pénalités. Le paiement est également suivi grâce à des cartes d'abonnement dédiées et plafonnées, ce qui empêche mécaniquement tout dépasse de budget.

6. Intégration avec d'autres systèmes

Problème : Les données fragmentées entre différents systèmes peuvent entraîner des incohérences et des inefficacités.

Solution : Une intégration fluide avec des systèmes ERP, comptables, et autres outils d'entreprise permet une synchronisation des données en temps réel. Cela garantit que toutes les informations sont à jour et cohérentes à travers l'organisation.

7. Gestion des inventaires

Problème : La gestion des stocks et des inventaires est souvent une source de confusion et de surcoût.

Solution : La gestion des inventaires intégrée permet de suivre les niveaux de stock en temps réel, de planifier les réapprovisionnements et d'éviter les ruptures de stock ou les surplus inutiles. Cela contribue à une gestion plus efficace des ressources et à une réduction des coûts.

8. Processus d'approbation automatisés

Problème : Les processus d'approbation manuels sont lents et peuvent retarder les achats importants.

Solution : Des circuits d'approbation automatisés garantissent que toutes les demandes d'achat sont traitées rapidement et efficacement, conformément aux politiques de l'entreprise. Les responsables peuvent approuver ou rejeter les demandes à tout moment, depuis n'importe quel appareil.

9. Sécurité et conformité

Problème : Les données sensibles et les transactions financières nécessitent des mesures de sécurité rigoureuses.

Solution : Un logiciel de gestion des achats doit offrir des fonctionnalités de sécurité avancées telles que le cryptage des données, l'authentification multi-facteurs et des audits réguliers de sécurité. Cela protège les informations sensibles et garantit la conformité aux réglementations en vigueur.

10. Accessibilité mobile

Problème : Les équipes en déplacement ont besoin d'accéder aux fonctionnalités de gestion des achats en dehors du bureau.

Solution : Une application mobile dédiée permet aux utilisateurs de gérer les commandes, d'approuver les dépenses et de consulter les rapports depuis n'importe où. Cela offre une flexibilité accrue et assure une continuité des opérations.

Pourquoi vouloir une solution toute intégrée

Un logiciel de gestion achat n'est pas seulement une solution SaaS, utilisée de temps en temps pour répondre à des besoins spontanés. Il s'agit d'une des pierres angulaires de la machine administrative qui se trouve au coeur du bon fonctionnement de votre structure. À ce titre, apporter une attention particulière aux intégrations, à l'expérience utilisateur et au suivi client fait partie de nos prérogatives.

Spendesk propose une solution complète qui répond à ces besoins et bien plus encore, offrant aux entreprises un contrôle total et une visibilité sur leurs dépenses. Testez Spendesk dès aujourd'hui pour découvrir comment simplifier et améliorer votre gestion des achats.