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Publié le 12 novembre 2024
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Utiliser un logiciel OCR permet d'optimiser la gestion électronique de vos documents et ainsi fluidifier tous vos processus. Dans cet article nous allons vous expliquer ce qu'est concrètement un OCR, mais aussi quelles solutions proposent ce type d'outil.
Savez-vous ce que signifie OCR ? Reconnaissance Optique de Caractères Optical Character Recognition en version originale.
Ces logiciels sont utilisés pour dématérialiser n’importe quel document non modifiable en fichier bureautique. Cela permet ensuite de pouvoir les modifier et les exploiter. Ce peut être particulièrement utile, notamment dans le cadre du déploiement de la réforme sur la facturation électronique.
Prenons un exemple :
Vous recevez un fichier PDF par email que vous avez besoin de modifier. Vous n'allez pas perdre du temps à le réécrire au format Word. C'est là que le logiciel OCR va vous être d'une grande aide. Il vous permet de le convertir automatiquement dans ce format, puis de le travailler comme bon vous semble.
Comment fonctionne un OCR ?
Le logiciel de reconnaissance optique de caractères OCR (ou ROC) est doté d’une fonction de reconnaissance optique des caractères, plus ou moins perfectionnée, qui permet de transformer le format de tous les fichiers non modifiables. Le choix de la meilleure solution dépendra donc de ce que vous souhaitez en faire. La décision d'achat d'un logiciel doit être donc prise avec soin, car un outil finalement inadapté pourra vite devenir un fardeau pour l'entreprise.
Ces solutions ont pour bénéfice principal de faciliter la recherche et la manipulation de données. De plus, la saisie de données devient plus rapide et contribue à un gain de temps notable pour les équipes. On observe également un usage d'accessibilité puisque les personnes non ou malvoyantes peuvent ainsi déchiffrer les textes de documents scannés ou imprimés.
Vous pouvez ainsi gagner un temps précieux en évitant de devoir recopier manuellement chaque document. On note ainsi des avantages conséquents pour les équipes finance devant faire face, tous les jours, à de nombreux reçus papiers qu’il convient souvent de numériser :
La conversion en fichier bureautique vous permet de facilement ajouter des annotations, des corrections ou même de réorganiser le contenu selon vos besoins via des textes éditables.
Possibilité de traiter de nombreux documents de manière efficace et rapide.
En somme, les logiciels OCR sont de véritables alliés pour simplifier la gestion de vos documents et optimiser votre productivité.
La prise en charge des formats PDF, de documents papiers, et ce quel que soit le format de sortie, constitue une exigence formelle constante parmi tous les outils OCR. Assurez-vous donc que tous les cas de figure, qu'il s'agisse de documents A4 classiques ou de ticket de caisse, puissent être numérisés sans erreur et simplement.
Dans ce dernier cas de figure, une application mobile est le plus souvent le canal privilégié pour une numérisation sur le pouce !
L’intelligence artificielle développée spécialement à l’attention des équipes finance se nomme Marvin et permet la saisie comptable automatisée. Grâce à son aide, tous les utilisateurs de Spendesk peuvent soumettre leurs justificatifs en quelques clics. Il analyse en quelques secondes le document numérisé, puis remplit automatiquement les champs correspondants avec les bonnes informations (fournisseur, IBAN, montant TTC, TVA, etc). Laissez le travailler et gagnez un temps fou, tout en évitant la moindre erreur !
Développé par Google, Tesseract est un moteur OCR open-source aux capacités avancées. Ce logiciel est capable de reconnaître des textes dans plus de 100 langues, ce qui en fait un choix polyvalent pour les entreprises opérant à l'international. Il peut traiter des documents complexes avec des polices variées, des mises en page inhabituelles, et même des images de faible qualité.
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Et oui ! Pour les abonnés à la version premium de ChatGPT, l’intelligence artificielle conversationnelle développée par OpenAI vous permet d’analyser un document pour en restituer le contenu de texte. Par un simple Drag&Drop dans l’encart d’entrée des nouveaux messages, vous pouvez ainsi importer le document de votre choix pour qu’il soit déchiffré en direct par l’application.
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Grand classique de la bureautique moderne, Adobe Acrobat, la solution de gestion des PDF produite par l'illustre éditeur de logiciels graphiques, est encore mise à jour régulièrement. L'OCR, parmi les plus performants du marché, est ainsi une raison de plus de prendre un abonnement Adobe si le budget le permet.
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Utilisant les dernières avancées en matière d’intelligence artificielle, Google Cloud Vision OCR offre des capacités avancées de reconnaissance de texte. Il peut analyser des documents complexes et extraire des informations précises.
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OneNote est un bloc-notes numérique permettant de saisir, stocker et partager des documents textes, des images ou nombreux autres formats multimédia. OneNote dispose de son propre outil OCR permettant de convertir des images ou PDFs en texte. Il n’est cependant pas très intuitif ni vraiment simple d'utilisation.
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Rossum utilise l'apprentissage profond (ou deep learning) pour offrir une reconnaissance de documents extrêmement précise. Il est particulièrement adapté pour le traitement de factures et de documents financiers.
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FineReader PDF, développé par ABBYY, est une solution OCR de pointe qui permet de convertir des documents numérisés, des images et des fichiers PDF en formats éditables. Il est reconnu pour sa précision de reconnaissance et ses capacités de conversion multilingue. FineReader PDF offre également des outils d'édition de PDF et de comparaison de documents, ce qui le rend idéal pour les professionnels nécessitant une gestion avancée des documents.
Plusieurs critères doivent être pris en compte pour s'assurer que la solution sélectionnée répond parfaitement aux besoins spécifiques de votre entreprise. Voici les principaux critères à considérer lors de la sélection d'un logiciel OCR :
La précision de la reconnaissance des caractères est l'un des critères les plus importants. Un bon logiciel OCR doit être capable de convertir les documents avec une précision élevée, minimisant ainsi les erreurs de transcription. Il est conseillé de tester le logiciel sur des échantillons de vos documents pour évaluer sa performance.
Si votre entreprise traite des documents dans plusieurs langues, il est essentiel de choisir un logiciel OCR qui supporte ces langues. Certains logiciels OCR avancés, comme ABBYY FineReader et Tesseract, prennent en charge un grand nombre de langues, garantissant une reconnaissance précise des documents multilingues.
Les entreprises manipulent souvent divers types de documents, y compris des PDF, des images scannées, des factures et des reçus. Assurez-vous que le logiciel OCR que vous choisissez peut traiter différents formats de documents et maintenir la mise en page originale, incluant les tableaux et les graphiques.
L'interface utilisateur doit être intuitive et facile à utiliser. Un logiciel complexe peut impliquer une courbe d'apprentissage longue. Optez pour une solution qui offre une interface conviviale et une documentation claire pour faciliter l'adoption par vos équipes.
Certaines fonctionnalités avancées peuvent automatiser le traitement des documents et mettre en place des règles récurrentes. Recherchez également des logiciels offrant des options telles que la reconnaissance des zones spécifiques, l'extraction des données non formatée et la possibilité de traiter des lots de documents simultanément.
L'intégration du logiciel OCR avec vos systèmes et outils existants est essentielle pour un flux de travail fluide. Assurez-vous que le logiciel peut se connecter à vos systèmes de gestion de documents, ERP, CRM et autres applications métiers via des API ou d'autres moyens d'intégration.
La sécurité des données est une préoccupation majeure, surtout si vous traitez des informations sensibles. Choisissez un logiciel OCR qui offre des garanties de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, des contrôles d'accès stricts et la conformité aux normes de confidentialité (par exemple, GDPR).
Le coût du logiciel OCR doit être justifié par les bénéfices qu'il apporte. Comparez les différentes solutions en termes de prix et de fonctionnalités pour choisir celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix. Prenez également en compte les coûts de formation, de mise en œuvre et de maintenance.
Un bon support client peut faire une grande différence. Optez pour un fournisseur qui offre un support technique réactif et compétent, ainsi que des ressources d'assistance telles que des guides d'utilisation, des forums et des webinaires.
Assurez-vous que le logiciel OCR peut évoluer avec vos besoins. Une solution évolutive pourra s'adapter à l'augmentation du volume de documents à traiter et intégrer de nouvelles fonctionnalités à mesure que vos exigences changent.
Vous l’aurez compris, choisir un bon logiciel OCR permet de gagner un temps précieux sur la saisie des données issues de documents physiques. Améliorer l'efficacité des processus de votre entreprise passe donc par des solutions sûres, accessibles et optimisées pour vos usages.Ce constat constitue la raison d’être de Marvin. Il extrait en temps réel les données pour une gestion des notes de frais en quelques secondes.
Fermez les comptes 4 fois plus rapidement, collectez plus de 95 % des reçus à temps et obtenez une visibilité de 100 % sur les dépenses de l'entreprise.
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