Mentions obligatoires : A quoi ressemble une “vraie" facture ?

La facture est la pierre angulaire de la relation commerciale qu'entretient une entreprise avec ses clients, professionnels ou particuliers. Pour être valable, celle-ci doit comporter un certain nombre de mentions légales. Tour d'horizon.

La facture est une note détaillée des prestations ou marchandises vendues par une entreprise.

Pour être valable, elle doit comporter plusieurs mentions obligatoires, sous peine d'amende.

C'est en effet un document comptable qui constitue une preuve d'achat pour le vendeur, et une preuve de vente pour le cédant.

C'est donc une pièce à la fois juridique, fiscal et comptable, qui constitue pour le vendeur un titre de créance à l'égard de son client.

Il est donc primordial que vos collaborateurs connaissent les règles d'édition d'une facture, puisqu'ils peuvent être amenés à faire des achats au nom de l'entreprise.

Surtout, si le collaborateur demande une facture en bonne et due forme pour ses frais engagés, l'entreprise pourra récupérer la TVA sur la note de frais.

Les mentions obligatoires d'une facture

1. Les renseignements relatifs au vendeur (forme juridique et capital social, nom ou dénomination sociale du vendeur, adresse de son siège social, numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, numéro SIREN et numéro de TVA intracommunautaire).

2. Les renseignements relatifs à l’acheteur (nom ou dénomination sociale, adresse et numéro de TVA intracommunautaire).

3. La date de la facture.

4. Le numéro de la facture (doit être unique et basé sur une séquence chronologique et continue).

5. La quantité, dénomination et prix unitaires hors TVA (pour chaque bien livré ou service rendu).

6. Les rabais et remises acquis et chiffrables à la date de l’opération et directement liés à l’opération.

7. Le taux de TVA (doit figurer sur chaque ligne de facture relative aux biens ou services fournis).

8. Le prix total hors TVA et le montant total de la TVA.

9. La date limite de paiement et les pénalités encourues en cas de retard.

10. Les conditions d’escompte (s'il y a lieu).

Pour qu'une entreprise puisse récupérer la TVA, il faut impérativement que la facture soit éditée à son nom (point n°2), et ce même s'il s'agit d'une avance de frais du salarié.

A noter : il faut que les montants avec et sans TVA soient clairement indiqués.

Les mentions spécifiques pour les professionnels

Depuis 2013, une nouvelle mention a vu le jour pour faire face aux délais de paiement de plus en plus longs. Chaque facture doit désormais mentionner le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement. Cette indemnité est fixée à 40 € par le décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012.

Depuis 2014, les commerçants, les artisans ou les auto-entrepreneurs qui exercent un métier pour lequel une assurance professionnelle est obligatoire doivent quant à eux porter, sur tous leurs documents commerciaux (devis et factures) les références de leur assurance : adresse de l’assureur et couverture géographique couverte par le contrat.

Les mentions particulières d'une facture

• Mention membre d'un centre de gestion agréé pour les adhérents des centres de gestion et associations agréés qui doivent obligatoirement indiquer sur leurs factures leur qualité d’adhérent acceptant le règlement par chèque.

• Mention TVA non applicable, art. 293 B du CGI dans le cas où le vendeur a un régime de franchise de TVA.

• Mention autoliquidation en cas d'autoliquidation de la TVA. On parle d'autoliquidation quand le vendeur ne collecte pas la TVA, mais facture hors taxe. C'est l'acheteur - le client - qui se charge de reverser la TVA au Trésor Public. Ce mécanisme permet d'éviter aux sociétés étrangères de devoir s'immatriculer en France pour facturer. Il s'applique notamment aux entreprises basées en France qui achètent des biens et des services à l'étranger ou qui achètent un bien sur le territoire, mais possédé par une entreprise basée à l'étranger. L'autoliquidation s'applique également aux sous-traitants du BTP. C'est l'entreprise donneur d'ordre qui doit autoliquider la TVA.

Quel est le risque si la facture n'est pas conforme ?

La facture est une pièce comptable qui justifie juridiquement la vente de biens ou de services.

Elle doit être éditée en deux exemplaires (un pour le vendeur, un pour le client) et doit être conservée dix ans par l'entreprise émettrice.

Nota Bene: À partir du 1er octobre 2019, l'article L. 441-3 du Code de commerce relatives aux factures évolue. Les précédentes ordonnances sont remplacées par celles issues de l’ordonnance du 24 avril 2019.

Deux nouvelles mentions obligatoires sont exigées sur les factures : le numéro du bon de commande (lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur), mais aussi l’adresse de facturation du vendeur et de l’acheteur (si cette dernière est différente de l’adresse du siège social).

Tout manquement aux règles de facturation est sanctionné par une amende pouvant atteindre 375 000 € pour les sociétés, 75 000 € pour une personne physique.

Elle est obligatoire pour les ventes entre deux entreprises, pour les ventes de services entre entreprises et particuliers quand le montant de la transaction dépasse 25 euros et lors d'une vente de marchandise à distance.

L'entreprise est bien entendu tenue de fournir une facture sur demande de son client.

Sachez que l’absence de l’une des mentions énoncées ci-dessus ou d'une mention erronée entraîne, pour chacune d’elle, une amende de 15 €.

Lorsqu’une facture comporte plusieurs omissions ou inexactitudes, le montant total des amendes dues à ce titre est plafonné à 25 % du montant total de la facture.

Outre le risque d'amende, le défaut de pièces justificatives, et notamment de factures, a un impact direct sur les résultats de l'entreprise.

La comptabilité doit en effet être justifiée par toute pièce permettant le contrôle de la réalité des achats.

Si elle ne peut produire ces pièces, elle risque le rejet de la déduction de la charge, et donc sa réintégration aux résultats imposables de l’entreprise.

Éduquer votre équipe à la notion de facture et à son importance pour le bon fonctionnement de la société peut vous permettre d'améliorer sensiblement vos résultats.

Des collaborateurs sensibilisés seront plus attentifs à conserver les justificatifs. Surtout, ils adopteront les bons réflexes lors d'avances de frais en demandant une facture au nom de l'entreprise, afin que cette dernière puisse déduire la TVA.

A noter : Attention, la TVA ne s'applique pas sur les frais de déplacement. Pour les frais de bouche, il faut impérativement mentionner l'identité et la qualité des bénéficiaires.

Reste la chasse aux factures et justificatifs, épreuve douloureuse pour la majorité des départements administratifs et financiers.

Sauf pour ceux qui ont adopté la solution Spendesk, qui permet notamment de centraliser les paiements fournisseurs récurrents !