Modèle de note de frais à télécharger gratuitement

Vous avez besoin d'une note d'un modèle de note de frais pré-remplie et utilisable sur Google Sheets comme sur Excel ? Faites remonter vos dépenses en quelques clics grâce à ce modèle gratuit et prêt à l'emploi :

Pourquoi remplir une note de frais ?

Deux scénarios encadrent les dépenses professionnelles des salariés :

• Remboursement forfaitaire : sur présentation d'un justificatif et de la note de frais associée, le salarié est remboursé des dépenses avancées dans le cadre de son activité.

• Remboursement en frais réels : l''entreprise verse une allocation forfaitaire définie par l'URSSAF. L'employé n'a alors pas besoin de fournir de justificatif pour les dépenses engagées, sauf si l'allocation forfaitaire dépasse les plafonds.

Que peut-on inclure dans une note de frais ?

On peut ainsi réaliser une note de frais pour un ensemble de dépenses ayant trait aux missions des salariés :

• Des remboursements de déplacements

• Des frais de bouche (repas d'affaires, par exemple)

• Des frais de logement

• Les frais kilométriques

• Les dépenses de télétravail

• Les abonnements divers (téléphone, outils SaaS, périodiques...)

Derrière cette relative simplicité se cache pourtant un véritable casse-tête, à la fois pour les entreprises et les collaborateurs. D'après l'étude Unit4 menée dans neuf pays, en 2016, les salariés français ont renoncé à se faire rembourser environ 600 millions d'euros au total de frais engagés pour leur entreprise. Les raisons pour lesquelles les salariés y ont renoncé sont:

• Des montants trop faibles

• La perte de justificatifs

• Une procédure trop longue et décourageante

Les entreprises ont donc tout intérêt à mettre en place des procédures simplifiées pour les notes de frais en commençant par instituer une matrice uniformisée sur une simple feuille Excel.

Trois questions pour utiliser un modèle de note de frais

Une note de frais est-elle forcément accompagnée d'un justificatif ?

Qu'il s'agisse d'une facture, d'un titre de transport ou d'un simple reçu, le justificatif doit toujours être associé à la note de frais. Sans quoi, l'entreprise ne pourra pas bénéficier de l'exonération de cotisations sociales et donc rembourser le salarié.

Quelles informations indiquer dans une note de frais ?

Pour être valide et donc traitée, une note de frais doit comporter :

• L'identité du salarié (nom, prénom, matricule, mail, téléphone)

• Adresse de l'entreprise

• Date de la demande de remboursement

• Date de la dépense

• Le montant de la dépense (HT, TTC, ainsi que le montant de la TVA)

• La nature de la dépense

• Le moyen de paiement

Il arrive que des dépenses nécessitent plus de détails que d'autres, comme :

• Les dépenses de restaurant (dans le cas où un client a été invité) :  il est impératif d'ajouter une colonne "motif de l'invitation" et une autre où sera mentionné le nom de chaque invité.

• Les dépenses d'hébergement : ne sont remboursables que si le salarié est à plus de 50 km de son domicile ou que son domicile est à plus d'1h30 de trajet en transports en commun. Attention : N'oubliez pas qu'il est impossible de récupérer la TVA sur ce type de dépense !

• Les indemnités kilométriques : l'utilisation d'un véhicule personnel est sujet à remboursement à condition de préciser le motif du déplacement, le lieu de départ et d'arrivée, le kilométrage total et la puissance fiscale du véhicule. Là encore, attention : le salarié doit garder tous les justificatifs (ex: tickets de péage) !

Dois-je soumettre une note de frais pour les dépenses effectuées avec la carte de l'entreprise ?

Oui, même pour les dépenses avec la carte de l'entreprise, il est important de soumettre une note de frais pour assurer un suivi précis et une transparence financière.

Quelle est la politique de l'entreprise pour les notes de frais ?

Consultez la politique de dépenses de l'entreprise ou parlez à votre équipe finance pour comprendre les politiques spécifiques concernant les notes de frais, y compris les délais de soumission et les limites de dépenses.

Trouvez votre solution de gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais est un vrai défi pour l'entreprise et ce n'est plus envisageable d'avoir des notes de frais papiers qui circulent. Une des solutions consiste à digitaliser le process, en mettant à disposition un modèle de note de frais pré-rempli pour le collaborateur. Il pourra alors l'envoyer par mail, accompagné du(des) justificatif(s) scanné(s).

Pour l'équipe comptable, il est aussi important de se fixer un planning pour traiter le plus rapidement et efficacement les notes de frais, et ainsi déclencher les remboursements. L'idée est de ne pas avoir à traiter une avalanche de notes de frais au moment d'établir les fiches de paie. L'employé peut toutefois demander une avance sur salaire en cas d'engagement de frais importants. Sachez également que l'employeur peut, quant à lui, fixer une date limite pour la demande de remboursement par une simple note de service.

La note de frais a également pour désavantage de nécessiter un contrôle pour éviter les erreurs ou fraudes. C'est aujourd'hui un processus obsolète et archaïque, qui coûte cher à l’entreprise. Une option pour les entreprises est de proposer un moyen de paiement aux collaborateurs tout en contrôlant le process de dépenses.