Notes de frais kilométriques : comment ça marche ? (+ barème URSSAF)

Chaque kilomètre parcouru est indemnisable et chaque service financier peut récolter les frais kilométriques des salariés pour en déduire la TVA.

Comment fonctionne ce système ? Quelles sont les conditions encadrant les notes de frais pour percevoir des indemnités kilométriques ? Quels sont les barèmes en vigueur pour l’année en cours ?

Ces réponses pourront vous faire économiser de l'argent et envoyer vos salariés sur les routes sans craintes pour vos finances :

Comment calculer ses frais kilométriques 2024 ?

Différents barèmes existent en fonction du type de véhicule utilisé :

• Voiture

• Moto

• Scooter (tous les véhicules dont la cylindrée est inférieure ou égale à 50cc)

Le calcul des indemnités kilométriques n’est pas une démarche très compliquée à partir du moment où tous les éléments sont en notre possession. Pour simplifier ses calculs et accélérer ses démarches, Spendesk met à votre disposition gratuitement un simulateur permettant de calculer automatiquement vos notes de frais kilométriques.

Pour les voitures, le barème de frais kilométriques (en €) pour l'année en cours :

*d = distance

Le barème 2024 étant entré en vigueur en mars 2023, les notes de frais kilométriques pour des déplacements effectués entre le 1er janvier et le 11 mars doivent être réévaluées. En effet, le taux de 2019 (appliqué sur cette période) est différent du taux 2020. Il faut alors compléter le remboursement si besoin.

Comment percevoir des indemnités kilométriques ?

Comme pour les autres notes de frais, Juliette ne peut rembourser les indemnités kilométriques que sur présentation d’un justificatif. Il doit comporter les éléments suivants :

• La date du déplacement

• Le motif professionnel

• La distance parcourue

La personne percevant les indemnités kilométriques doit être le propriétaire du véhicule concerné (donc inscrit sur la carte grise). Cependant, les indemnités kilométriques ne sont pas cumulables avec un covoiturage entre collègues bénéficiant des mêmes indemnités par exemple.

N’importe quel salarié est éligible au remboursement d’indemnités kilométriques et quel que soit son poste.

Qu’est-ce que les frais kilométriques ?

Les indemnités kilométriques désignent les sommes versées au collaborateur ayant utilisé son véhicule personnel à des fins professionnelles. Elles couvrent l’ensemble des déplacements professionnels, c’est pourquoi les trajets quotidiens domicile-travail ne sont pas concernés.

Les montants à rembourser sont déterminés par l’administration fiscale et prennent en considération une estimation:

• Des coûts liés à l’usure générale

• Des coûts de carburant

• De l’entretien et du nettoyage du véhicule

• De l’achat de nouveaux pneus

• De l’assurance annuelle du véhicule

Leur montant dépend de :

• La longueur et le nombre de trajets mensuels

• La puissance fiscale du véhicule

D’autres modes de transport sont éligibles au remboursement d’indemnités kilométriques

Depuis peu, le gouvernement a étendu les remboursements d’indemnités kilométriques à davantage de modes de transport.

Depuis 2016, les collaborateurs se déplaçant en vélo peuvent percevoir 25 centimes par kilomètre parcouru ! Il s’agit du seul mode de transport éligible à un remboursement des trajets domicile-travail. Cette démarche s’inscrit dans le cadre de l’amélioration des politiques RSE des entreprises souhaitant prendre en considération les enjeux environnementaux.

Le traitement des notes de frais coûte cher à votre entreprise et prend beaucoup de temps pour vos collaborateurs et l'équipe finance. Mais aujourd'hui tout devient plus simple grâce à Spendesk et sa fonctionnalité de gestion des frais kilométriques (plus d'infos dans cet article du Centre d'Aide). Le collaborateur peut en quelques clics faire sa propre requête, remplir les détails du voyage et voilà ! Spendesk génère automatiquement la note de frais avec le bon taux et la transmet à l'équipe finance.