OD Comptabilité : mode d’emploi pour réduire les risques 

Le DAF d’une PME ne se charge pas lui-même de passer des écritures comptables. Pour autant, en tant que gardien du temple, il a tout intérêt à se préoccuper des opérations diverses (OD), de leur contrôle et de leur organisation dans la comptabilité. Voici quelques recommandations pour structurer les journaux des OD en comptabilité, optimiser leur lecture et leur vérification. Nous vous expliquons aussi les contrôles qui peuvent s’effectuer tant par l’administration fiscale que les commissaires aux comptes et la manière de les prévenir au mieux.

1 - Opération diverse (OD) en comptabilité : comment ça marche ?

Avant de détailler les conseils organisationnels pour la comptabilité des opérations diverses, voici un rappel du fonctionnement de ces types d’écritures.

1.1 - C’est quoi une opération diverse (OD) ?

Comme son nom l’indique, l’OD concerne divers types de charges ou de produits qui ne se classent pas dans les journaux comptables classiques. Ce ne sont donc pas des opérations relatives aux ventes, aux achats ou à la trésorerie (caisse et banque). Cela peut vite devenir un fourre-tout ! C’est pourquoi, en général, les OD en comptabilité se répartissent dans plusieurs journaux, comme des tiroirs ou des étagères.

1.2 - L’OD appartient à un journal comptable

Comme toute écriture en comptabilité, l’opération diverse se rattache à un journal comptable auxiliaire. Rappelons rapidement les obligations légales en matière de journaux.

a - Obligation de journal comptable

Pour les entreprises soumises au régime réel d’imposition, les pièces comptables obligatoires, comme le rappelle le site entreprendre.service.public.fr, comprennent :

• le livre d’inventaire ;

• le livre-journal ;

• le grand-livre.

Le livre-journal sert à l’enregistrement chronologique de toutes les opérations une à une et jour après jour, quelles que soient leurs natures. Chaque écriture comporte la date, la référence qui permet de retrouver la pièce justificative et la source de la donnée comptabilisée.

b - Les différents journaux d’OD en comptabilité

Dans la pratique, le livre-journal se décompose en journaux auxiliaires afin de classer les écritures comptables par nature. Le ou les journaux d’OD constituent donc des journaux auxiliaires tout comme ceux relatifs aux achats, aux ventes ou à la trésorerie.

Dans la plupart des PME, l’organisation de la comptabilité prévoit plusieurs journaux d’OD afin de répartir les écritures selon :

• leur origine comme pour le journal de paie ou le journal des amortissements ;

• le type d’écritures (centralisation d’écritures ou régularisations diverses d’erreurs par exemple) ;

• leur paramétrage technique dans le logiciel (journaux d’OD extournables et d’OD non extournables notamment) ;

• le niveau d’imputation comptable (OD de comptabilité générale ou OD analytiques pures) ;

• l’origine dans l’entreprise, la BU, l’activité, l’établissement, le service, etc.

1.3 - Quels sont les types d’opérations diverses en comptabilité ?

Les OD se répartissent en deux grandes catégories, les écritures centralisatrices et les réparatrices. Elles ne poursuivent pas les mêmes objectifs et n’entraînent pas les mêmes types de contrôles.

a - OD de centralisation en comptabilité

Les écritures relatives à la paie (salaires et charges sociales) se préparent dans un logiciel de paie. Elles entrent en comptabilité par transfert automatique, intégration de fichier voire parfois par une saisie manuelle. Le journal d’OD de paie correspond donc à la centralisation des informations issues de l’application RH.

Citons aussi les écritures de dotation aux amortissements. Elles proviennent de calculs réalisés dans le module immobilisations de l’ERP ou dans un logiciel spécifique. Ces mouvements comptables généralement non extournables sont des charges ou des produits calculés par opposition à des achats, des ventes ou de la trésorerie.

Quant à la TVA, à l’issue de la déclaration de la taxe, il convient d’enregistrer l’écriture correspondante. C’est également une OD centralisatrice.

Enfin, parmi cette catégorie d’opérations diverses, vous pouvez retrouver des écritures relatives aux stocks de fin de mois, des provisions pour factures à établir ou à recevoir, etc. Ce sont diverses écritures nécessaires pour les situations mensuelles comme pour le bilan de l’exercice.

b - OD de régularisation d’écritures précédentes

Ces opérations diverses, dites réparatrices, correspondent à des rectifications de mauvaises imputations comptables antérieures, à des erreurs de sens, de montant, de code comptable, etc. Elles peuvent affecter des saisies initiales tant dans les ventes, les achats, les comptes de banque ou de caisse. Leur justification et leur traçabilité revêtent d’autant plus d’importance qu’elles corrigent des anomalies.

Parfois, ces OD sont de faibles montants et générées automatiquement selon les niveaux autorisés par le paramétrage comptable. C’est le cas des écarts de lettrage des comptes de tiers.

2 - Comment optimiser la gestion des journaux d’OD en comptabilité ?

Les OD sont par définition diverses et souvent manuelles. Ce sont autant de raisons de bien structurer vos journaux comptables d’OD pour rationaliser le classement, la gestion des écritures voire leur extourne.

2.1 - Objectifs d’une structuration des écritures d’opérations diverses

En organisant de manière rationnelle et détaillée les données, vous poursuivez plusieurs objectifs intéressants pour une gestion financière sereine. En tant que DAF, prenez ce sujet en main avec le responsable comptable afin de l’aider à structurer l’information au mieux.

a - Rendre lisibles les écritures diverses par un classement par nature

La démultiplication des journaux d’OD en comptabilité sert tout d’abord à ranger les mouvements comptables de manière fine. Dans une garde-robe, vous ne mélangez pas les différents types de vêtements sur la même étagère ou tiroir. Pour les écritures diverses, il en va de même. N’hésitez pas à créer des journaux par nature, utilisation, origine, etc. Le code journal facilite l’analyse et la lecture du grand livre.

b - Automatiser les extournes d’écritures comptables

Pour les situations comptables mensuelles, vous faites saisir les stocks de fin de mois, les provisions FNP (factures non parvenues) ou FAE (factures à établir). En général, ces écritures de fin de période se contrepassent en début de période suivante. On parle d’extourne de l’OD, soit la passation d’une écriture exactement inversée au débit comme au crédit.

Évidemment, ce type de traitement s’automatise pour gagner du temps et fiabiliser aussi l’opération. Ainsi, en isolant les écritures dans un journal d’OD extournable par opposition à un journal d’OD non extournable, l’entreprise rationalise ses processus comptables. L’extourne de tout le journal d’OD s’effectue alors en quelques clics.

c - Identifier rapidement les sources des écritures au grand livre

Disposer de plusieurs journaux d’opérations diverses signifie qu’au grand-livre les écritures présentent plusieurs codes journaux. Ceci permet d’identifier immédiatement la nature de l’écriture pour les lecteurs avertis, comptables, contrôleurs de gestion ou auditeurs. La traçabilité des pièces justificatives est ainsi facilitée. N’oubliez pas que c’est un point essentiel en comptabilité, d’autant plus pour des opérations diverses.

2.2 - Démultiplier les journaux d’OD, ça se pilote

Répartir les OD de la comptabilité dans plusieurs journaux, c’est bien. Mais, cette opération exige un pilotage sans quoi le désordre risque de survenir très vite. Ainsi, chaque journal d’OD doit faire l’objet d’un paramétrage précis dans le logiciel de comptabilité. Gestion de son ouverture, de sa fermeture, comptes autorisés pour mouvementer ce journal, personnes habilitées à saisir les écritures, extourne automatique ou non, etc., voilà autant de critères à définir pour chaque journal d’OD.

2.3 - Les OD se justifient par des pièces

Comme évoqué, toute écriture comptable qui figure au grand livre doit se justifier. Assurez-vous que chaque OD fait l’objet d’une pièce dématérialisée appuyant l’écriture, y compris pour les OD rectificatives d’erreurs. Cet aspect se contrôle notamment par sondages et par l’existence d’un dossier comptable à l’appui de chaque situation de fin de mois.

2.4 - Le cas des OD de paie (exemple d’OD centralisatrice)

Généralement, le traitement consiste à intégrer un fichier en comptabilité qui provient du logiciel de paie par interface automatisé. Ce type d’opération exige aussi de bien paramétrer le processus qui se réalise parfois en traitement batch durant la nuit. Il y a lieu de surveiller les états d’anomalies et de rejets et de gérer les erreurs d’intégration en comptabilité. S’agissant de données sensibles, c’est souvent seulement le responsable comptable qui est autorisé à s’en charger.

3 - Les opérations diverses : des informations à contrôler

Les OD en comptabilité constituent souvent une manne intéressante à contrôler tant pour l’administration fiscale que pour les auditeurs légaux. Dans la mesure où une partie correspond à des rectifications d’erreurs et qu’il s’agit d’écritures parfois manuelles, le risque semble supérieur pour ces mouvements comptables.

3.1 - OD en comptabilité et audit par les commissaires aux comptes

Les auditeurs qui interviennent dans le cadre de leur mission légale effectuent diverses vérifications selon le niveau de risque estimé lors de l’analyse du contrôle interne. Les OD de la comptabilité, voilà un poste intéressant de leur point de vue.

Ils réalisent un traitement des journaux d’OD grâce à des outils spécifiques qui aident à détecter les anomalies potentielles. Par exemple, ils contrôlent particulièrement les mouvements dont le sens semble illogique. Ils tiennent compte des mots inclus dans le libellé de chaque écriture comme « erreur », « remboursement », « trop payé » ou « trop perçu », etc. Ils s’attachent aussi à vérifier les accès autorisés à la passation des OD selon les journaux ainsi que les heures et jours de saisie réelle.

3.2 - OD en comptabilité et contrôle fiscal

De la même manière, lors d’un contrôle fiscal, les écritures du type opérations diverses sont particulièrement sondées. Le FEC (fichier des écritures comptables) constitue la base de l’intervention de vérification fiscale pour l’administration. Parmi ses 18 champs obligatoires se trouve le code journal. L’inspecteur examine les mêmes types d’anomalies que celles identifiées par un commissaire aux comptes.

3.3 - OD en comptabilité, une source de contrôle en interne

Afin de réduire les risques que peuvent comporter les OD en comptabilité et d’anticiper les interventions d’auditeurs externes ou d’un contrôle fiscal, surveillez vos OD. Plus vous réalisez des vérifications et sondages périodiques, notamment lors de l’établissement des situations mensuelles, plus vous fiabilisez votre comptabilité. Assurez-vous que ces OD comptables sont toutes justifiées par un document dématérialisé aisément traçable en cas de contrôle.

3.4 - Tendre vers une limitation des OD réparatrices

Évidemment, ce sont les OD de nature rectificative qui sont susceptibles de contenir le plus d’anomalies, car elles ne correspondent pas à un traitement de flux régulier et de masse. Plus vous parvenez à réduire ces écritures, plus votre comptabilité se révèle sûre et fiable. Alors, comment procéder ?

a - Comment diminuer au maximum les OD réparatrices ?

Le contrôle des interfaces des achats, ventes et flux financiers participe à cette sécurisation. Bon nombre d’écritures du type OD rectificatives correspondent à des soucis de paramétrage dans les applications comme la gestion commerciale ou celle des achats. Les factures se déversent dans les mauvais comptes ou centres de coûts voire à des dates comptables erronées par exemple.

b - Les outils qui aident à rationaliser les flux comptables

En utilisant des applications dématérialisées qui traitent l’intégralité des dépenses de la commande au règlement, vous gagnez en fiabilité et en efficacité. Par exemple, avec la plateforme Spendesk, vous disposez d’un outil complet d’automatisation comptable. Vous pouvez le paramétrer finement tant pour la comptabilité générale qu’analytique. C’est la garantie de limiter les OD rectificatives.

Surveillez et organisez les OD en comptabilité

C’est l’assurance de fiabiliser sa comptabilité, de limiter les risques d’erreurs et de faciliter les audits et vérifications diverses. En rationalisant, automatisant et dématérialisant les flux financiers, vous réduisez aussi le besoin d’OD comptables. Spendesk se tient à vos côtés pour simplifier le suivi de vos dépenses professionnelles. Organisons une démonstration de notre plateforme, vous percevrez mieux l’apport de nos outils pour votre direction financière.