Office Manager : rôle et compétences clés

L'office manager est un rôle important, mais souvent mal compris. Ils portent de nombreux chapeaux et sont ceux qui éteignent (au sens figuré, espérons-le) les incendies au bureau au quotidien !

Cependant, une grande partie du travail du gestionnaire de bureau se fait en coulisses, ce qui entraîne parfois une confusion quant à leurs responsabilités exactes.

Si vous souhaitez embaucher un office manager mais que vous ne savez pas comment définir le rôle ou quelles compétences rechercher, continuez à lire. Cet article explorera le rôle, les responsabilités et les compétences nécessaires pour réussir dans cette position.

Qu'est-ce qu'un office manager ?

Comme leur titre l'indique, les gestionnaires de bureau sont responsables de l'espace de travail physique. Cela signifie qu'ils s'efforcent de créer un environnement de bureau agréable, mais leur priorité principale est de le rendre sûr et sain pour les employés.

En parallèle, leur autre responsabilité principale est d'aider à gérer les affaires administratives et opérationnelles de l'entreprise. Ils s'assurent que les opérations quotidiennes se déroulent sans heurts.

Les gestionnaires de bureau jouent un rôle crucial dans l'entreprise. Maintenant que les entreprises ont commencé à adopter des modèles de travail hybrides, de nombreuses entreprises comptent sur eux pour maintenir le bureau comme un environnement de travail invitant et stimulant.

Il n'y a pas de définition unique du gestionnaire de bureau. En fait, ils pourraient également être appelés :

• Gestionnaire de lieu de travail

• Gestionnaire des installations

• Hapinness Manager

• Gestionnaire du bonheur au bureau

• Gestionnaire administratif

• Gestionnaire de bureau

Avant de plonger dans les détails, gardez à l'esprit que cet article couvrira les concepts généraux de la gestion de bureau, mais ce n'est pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités potentielles associées au rôle.

Le rôle et les responsabilités de l'office manager

Les devoirs généraux du gestionnaire de bureau varient selon l'entreprise. Mais quelle que soit l'entreprise, la personne à ce poste doit être familiarisée avec les lois et réglementations locales du travail ou les exigences légales liées au lieu de travail. C'est non négociable.

Les petites entreprises comptent sur les gestionnaires de bureau pour à peu près tout, tandis que les grandes entreprises peuvent embaucher une équipe d'administrateurs de bureau qui ont chacun leur propre champ d'action distinct au sein de la gestion de bureau. Parfois, ils n'ont que des tâches administratives, et d'autres fois, l'administration n'est qu'une petite partie de leur liste de tâches.

Leurs responsabilités peuvent être réparties en deux catégories : les soft services et hard services.

• Hard services : maintenance du bâtiment, sécurité, bureaux, bureaux, téléphones, équipement, chaises, loyer du bâtiment, sécurité des employés, tout ce qui est technique.

• Soft services : collations, événements, restauration, mobilier de bureau, décorations, tout ce qui n'est pas technique.

Examinons le rôle du gestionnaire de bureau, de la petite start-up à la multinationale.

Responsabilités d'un office manager - petites entreprises

Dans les nouvelles entreprises ou les startups, le gestionnaire de bureau est souvent l'un des premiers employés embauchés. Lorsqu'il n'y a pas d'équipes Finance ou Ressources Humaines, le gestionnaire de bureau s'occupe des tâches liées à ces départements.

Dans ces cas, le gestionnaire de bureau gère bien plus que l'espace de bureau physique. Ils effectuent un mélange de tâches dures et douces telles que :

Paie

En l'absence d'un département financier complet, il est logique que la personne en charge de l'administration, le gestionnaire de bureau, s'occupe de la paie.

Beaucoup optent pour un logiciel de gestion de la paie pour rester organisé. La paie peut devenir compliquée rapidement, en particulier avec les lois fiscales qui changent chaque année. L'utilisation d'une solution de paie automatisée ou d'un logiciel aidera à gérer cette tâche chronophage et laborieuse.

Ressources humaines

Les tâches RH relèvent également du champ d'action du gestionnaire de bureau dans les petites entreprises. Cela pourrait signifier des responsabilités d'embauche, telles que le filtrage des candidatures avant de les transmettre au manager concerné, ou l'accueil des nouvelles recrues le premier jour et l'organisation de leur intégration.

Tout comme pour la paie, l'utilisation de logiciels ou de solutions RH en ligne permet de gagner du temps. Ou, ils peuvent externaliser les ressources humaines. Un bon gestionnaire de bureau saura quand il est temps de demander de l'aide.

Finance

Dans les très petites entreprises, ou avant qu'une start-up en croissance n'embauche des membres d'équipe financière dédiés, le gestionnaire de bureau gère généralement les finances de l'entreprise. Cela pourrait inclure les factures fournisseurs, le suivi des outils comptables et la comptabilité générale. Ils travaillent également souvent avec un fournisseur externe pour les besoins fiscaux ou FP&A.

Et parce qu'ils ne sont généralement pas des experts en finance ou en comptabilité formés, les entreprises peuvent embaucher un DAF à temps partiel pour s'occuper des tâches de haut niveau.

Gestion des installations

Enfin, le gestionnaire de bureau gère l'espace de bureau.

Maintenir une bonne relation et une communication régulière avec le propriétaire du bâtiment, trouver et négocier avec les fournisseurs et les entrepreneurs, superviser les installations ou les rénovations, acheter et remplacer l'équipement, planifier l'entretien de routine, se conformer aux lois sur la santé et le travail… la liste est longue. Les gestionnaires de bureau sont chargés de gérer à peu près tout ce qui concerne l'environnement de bureau.

Responsabilités d'un office manager - entreprises de taille moyenne

Dans les entreprises de taille moyenne, les tâches des gestionnaires de bureau tournent beaucoup plus autour de l'espace de bureau physique, car les tâches RH et financières sont gérées par des équipes dédiées qui sont des experts dans leurs domaines.

Néanmoins, ils ont encore beaucoup à faire. Leurs tâches pourraient inclure (mais ne sont pas limitées à) :

• Réserver des réunions et gérer la planification (interne et externe)

• Accueillir les visiteurs / organiser des visites

• Organiser des événements en bureau (fêtes, toutes mains, événements de consolidation d'équipe internes)

• Gérer tout le courrier, l'expédition, les colis et les livraisons

• Commander et maintenir les fournitures de bureau : bureaux, chaises, stylos, ordinateurs, équipements grands et petits

• Fournir un soutien administratif si nécessaire

• Intégrer de nouveaux employés, assurer une configuration informatique fluide

• Gérer les installations : gérer la maintenance et la gestion du bâtiment, décorer, trouver et négocier avec les entrepreneurs et les fournisseurs, gérer les contrats et les factures mensuelles

Il y a certainement un chevauchement entre les tâches du gestionnaire de bureau dans les petites et moyennes entreprises. Mais comme nous le verrons, la portée se rétrécit dans les grandes entreprises.

Responsabilités du gestionnaire de bureau - grandes entreprises

Dans les plus grandes entreprises, il y a plusieurs gestionnaires de bureau ou de facilities par bureau. Chaque personne est dédiée à un seul domaine au sein des catégories "dur" ou "doux". Il est moins probable qu'un gestionnaire de bureau dans une grande entreprise gère des tâches administratives qui ne sont pas directement liées au bureau lui-même.

Et bien que cela semble plus facile de se consacrer à un seul type de service, ce n'est pas le cas. Plus l'entreprise est grande, plus les bureaux sont grands et plus il y a d'espace à gérer. De plus, plus d'employés ! Avec ces grands bureaux viennent des budgets plus importants et des projets plus importants.

Compétences clés pour les gestionnaires de bureau

Comme vous pouvez le voir, la gestion de bureau peut signifier des choses différentes selon l'entreprise. Mais il existe des fils conducteurs qui unissent toutes les variations de ce rôle, et certaines compétences qui aideront les candidats à réussir.

Alors, quelles compétences devriez-vous rechercher chez un gestionnaire de bureau ?

Adaptabilité

Livraison tardive ? Fuite surprise au plafond ? Des toilettes qui débordent ? Les gestionnaires de bureau doivent être d'excellents résolveurs de problèmes qui peuvent s'adapter rapidement aux surprises qui surgissent inévitablement tout au long de la journée. L'adaptabilité est la clé !

Ce qui rend le rôle de gestionnaire de bureau excitant est aussi ce qui le rend difficile - aucun jour n'est identique et il est presque impossible de prédire ce que la journée peut apporter. Quelqu'un qui peut s'adapter à des situations changeantes sera bien adapté à ce rôle.

Bonne communication

Lorsque ces surprises mentionnées ci-dessus arrivent, le gestionnaire de bureau doit pouvoir communiquer efficacement tout changement de plan. Que ce soit via Slack ou par e-mail, ou des méthodes à l'ancienne comme l'affichage d'avis sur une porte ou un tableau communautaire, ils doivent clairement communiquer le problème.

Les messages ne doivent pas laisser les employés perplexe. Un langage simple et clair est essentiel, et il est préférable d'éviter les euphémismes ou le jargon professionnel qui n'est pas accessible à tous.

La communication doit inclure toutes les informations pertinentes tout en restant concise. Les gens sont occupés et ne veulent pas lire un roman ; le message doit aller droit au but rapidement.

Autonomie

Souvent, le gestionnaire de bureau travaille avec de nombreuses personnes dans l'entreprise, mais est un département à une seule personne. Cela signifie qu'ils sont responsables de prendre des décisions et de travailler de manière autonome.

La proactivité et l'autonomie vont de pair ; les gestionnaires de bureau ne peuvent pas attendre que les choses se produisent. Au contraire, ils doivent penser à l'avance et être proactifs dans l'anticipation des problèmes et de leurs solutions éventuelles. Souvent, cela doit être fait sans le soutien d'une équipe complète, donc les gestionnaires de bureau doivent être confiants et autonomes dans leur prise de décision.

Budget

Les gestionnaires de bureau traitent beaucoup avec l'argent. Pourtant, leur rôle ne les appelle pas à être des experts financiers ou des DAF parfaits non plus. Même s'ils gèrent la paie et un peu de travail financier léger, la budgétisation ne vient pas toujours naturellement.

L'un des moyens les plus simples de s'assurer qu'ils respectent le budget est d'utiliser un modèle de budget gratuit, comme celui que nous avons chez Spendesk. Il est beaucoup plus facile de planifier le mois et d'atteindre les objectifs s'ils ont une visibilité complète sur leur budget de bureau.

Trouvez les compétences du gestionnaire de bureau dont votre entreprise a besoin

Les gestionnaires de bureau maintiennent le bureau, et donc l'entreprise, en bon fonctionnement. Une excellente gestion de bureau fait toute la différence dans la vie des employés internes.

Si vous souhaitez embaucher un gestionnaire de bureau efficace, assurez-vous que votre annonce d'emploi et votre processus de recrutement mettent l'accent sur les candidats qui sont adaptables, autonomes, de bons communicateurs et capables de gérer un budget. S'ils remplissent ces critères, alors vous avez déjà une excellente base sur laquelle construire.