Outils BI : choisir le bon logiciel Business Intelligence

Pour piloter efficacement votre activité et prendre des décisions stratégiques éclairées, l’analyse des données de votre entreprise (CA, dépenses, produits, données clients, etc.) revêt une importance capitale.

A première vue, tout cela peut sembler complexe, chronophage et technique. Pour rendre l’ensemble digeste et exploitable, la Business Intelligence entre en jeu. Connaissez-vous ce terme et ces enjeux ? Quels outils incontournables lui sont associés ?

Coup de projecteur sur un processus technologique en croissance continue, qui pourrait bien révolutionner votre prise de décisions, et faire décoller la productivité de vos différents services.

La Business Intelligence, c’est quoi ?

Pour partir du bon pied et démêler les premiers nœuds, posons les bases avec une définition de la Business Intelligence (BI).

Le terme Business Intelligence - informatique décisionnelle, en français - désigne le processus technologique et les méthodes d’analyse des données qui visent à aider une entreprise à améliorer sa prise de décisions stratégiques, afin d’optimiser ses performances et son efficacité.

La BI englobe une grande variété d’outils et d’applications, capables de trier et d’analyser les volumes de données internes ou externes qui transitent au sein de tous les services de votre entreprise (finance, comptabilité, marketing, logistique, commercial, ressources humaines, etc).

Pour rendre toutes ces données lisibles et faciliter leur pilotage à des fins décisionnelles, un système de Business Intelligence s’appuie sur un processus en 4 phases :

• Collecte des données sur l’activité de l’entreprise, provenant de plusieurs sources comme les logiciels CRM, des données Excel, des analyses marketing, des tableaux de bord commerciaux, les données de votre service clients etc.

• Stockage des données dans un serveur informatique centralisé, appelé Data warehouse (entrepôt de données).

• Analyse des informations de l’entreprise. Les données sont modélisées en vue de leur exploitation.

• Restitution des données à l’utilisateur. Les données sont délivrées de façon visuelle et compréhensible aux différents services de votre entreprise, pour les aider à prendre des décisions éclairées. Elles peuvent prendre différentes formes : rapports, graphiques, synthèses, diagrammes, infographies, tableaux de bord etc. On parle alors de visualisation des données, ou de data visualisation.

Théorisée à la fin des années 1950, la Business Intelligence prend de plus en d’ampleur au cours des dernières années, dans un monde dominé par la data.

D’après cette étude, le marché mondial de l’informatique décisionnelle, estimé à 23,1 millions de dollars en 2020, devrait passer à 33,3 millions de dollars d’ici à 2027.

Aujourd’hui, difficile pour les entreprises de s’en passer. En 2020, 54% d’entre-elles ont indiqué que la Business Intelligence basée dans le cloud s’était révélée vitale pour leurs initiatives actuelles et futures.

Comme vous allez le constater dans la partie suivante, une entreprise peut en retirer plusieurs bénéfices majeurs.

Pourquoi les outils d’informatique décisionnelle sont-ils importants ?

La Business Intelligence peut s’appliquer à un large spectre d’entreprises, des grands groupes aux PME : pourvu que le volume de données à traiter et à analyser soit suffisant, finalement.

Pour votre activité, il existe plusieurs avantages à se servir d’outils d’informatique décisionnelle :

• Les sources de données sont analysées ensemble (et non séparément) et tout est regroupé au sein de tableaux de bord modifiables en temps réel, grâce à des KPIs (Key Performance Indicators) pertinents. Pour les dirigeants et managers, la prise de décision devient plus simple et rapide.

• Vous optimisez vos processus internes, contrôlez vos dépenses et améliorez la productivité.

• Vous pouvez découvrir de nouvelles pistes de croissance, rectifier et améliorer certains processus lorsque des problèmes surgissent.

• Vous renforcez la collaboration au sein des différents services de votre entreprise : chaque corps de métier a accès à de la data grâce à des rapports personnalisés, qu’il peut mettre en perspective.

• Vous êtes en mesure de mieux comprendre les comportements de vos clients et leurs habitudes d’achat. Grâce à cela, vous pouvez améliorer le processus de fidélisation, tout en proposant un service encore plus personnalisé.

• Vous profitez d’un avantage concurrentiel.

• Vous êtes en mesure d’anticiper et de prévoir les tendances.

• Le gain de temps est non négligeable.

Comme vous avez pu le déceler, l’ensemble des services de votre entreprise sont potentiellement des utilisateurs en puissance de la Business Intelligence.

Mais pour avoir accès à toutes ces données, il faut d’abord choisir un logiciel de BI adapté, ce qui n’est pas une mince affaire.

7 critères pour choisir un outil de BI

Sur le marché, il existe des dizaines et des dizaines de solutions BI, qui paraissent toutes plus alléchantes les unes que les autres.

La plupart d’entre-elles proposent des fonctionnalités de base (analyse des données en fonction de KPIs, consultation des données sous la forme de tableaux de bord personnalisés), et d’autres plus spécifiques propres à chacune d’entre-elles (planification, intégration à d’autres outils, analyse prédictive, alertes etc.).

Il n’est pas facile de se repérer dans cette jungle, comme il est simple de s’y perdre.

Pour y voir plus clair, et trouver l’outil informatique adapté à vos besoins, découvrez 7 critères à prendre en compte pour trouver la solution adéquate.

L’analyse de vos besoins

Pour commencer, vous devez faire le point sur vos attentes et besoins réels. Réfléchissez aux attendus et à vos objectifs finaux. Pendant cette phase de réflexion, posez-vous les questions suivantes :

• Pourquoi désirez-vous vous servir d’un outil de BI ?

• Quels résultats souhaitez-vous atteindre ?

• Quels indicateurs de performance clés souhaitez-vous contrôler ?

• L’accès aux données au sein des différents services de votre entreprise est-il simple ou complexe ?

• Quel est le degré de connaissances de vos employés : sont-ils aguerris ou non-techniciens ?

• Comment souhaitez-vous stocker vos données ?

• De quelles fonctionnalités avez-vous besoin (tableaux de bord intégrés, visualisation des données, rapports, alertes email etc.).

Le volume de données à traiter

Les données constituent le centre névralgique de toute stratégie de Business Intelligence. Un bon outil devra être en mesure de les traiter de façon simple et rapide, quel que soit leur volume.

De votre côté, il est donc important d’avoir une idée du volume à traiter, en amont. Certains logiciels Business Intelligence imposent des limitations de données, soyez attentifs là-dessus.

La facilité d’usage

Parmi les critères essentiels à garder à l’esprit au moment de choisir un outil de BI, on retrouve ensuite la simplicité d’utilisation.

Les personnes amenées à s’en servir ne seront sûrement pas toutes chevronnées. Facilitez leur la vie en optant pour un logiciel intuitif et ergonomique, qui puisse être pris en main rapidement, même sans connaissances techniques.

N’importe quel utilisateur doit pouvoir être en mesure de personnaliser tout seul ses propres tableaux de bord, avec plusieurs choix graphiques. La navigation doit également être claire et aisée.

La flexibilité et l’évolutivité de votre outil de Business Intelligence

Un outil d’informatique décisionnelle doit aussi se montrer flexible et évolutif, c’est-à-dire qu’il doit pouvoir répondre aux besoins actuels et futurs de votre entreprise.

Avant de penser à demain, regardez d’abord qu’il concentre les atouts suivants :

• Connectivité à vos logiciels existants (ex : votre CRM ou des services cloud).

• Aspect collaboratif : les fonctionnalités-clés de l’outil doivent pouvoir être utilisées par plusieurs personnes à la fois.

• Le responsive : pouvoir consulter vos tableaux de bord sur n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone) est un plus non négligeable, soit en passant par le navigateur de votre choix, soit par une application dédiée.

A ce propos, l’accessibilité et la portabilité sont également des critères à ne pas négliger. Une solution de Business Intelligence de type SaaS (Software as a Service), accessible à l’aide d’une simple connexion internet et d’un navigateur, sera déterminante si vous désirez rendre son accès aisé n’importe où et n’importe quand, à n’importe qui.

L’assistance utilisateur

Lorsque l’on découvre un nouvel outil, il y a bien souvent une courbe d’apprentissage logique à intégrer. Si vous êtes bloqué, à un moment donné, pour déployer telle ou telle action, il est agréable de compter sur une assistance utilisateur efficace et réactive, par email et/ou par téléphone.

La sécurité

La sécurité des données est bien sûr un critère à prendre très au sérieux. Tout d’abord, l’outil que vous choisirez devra se conformer aux réglementations et lois en vigueur.

Si votre entreprise a des clients en Europe, votre outil de Business Intelligence devra par exemple être conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Pour ce qui est de l’utilisateur final, une fonctionnalité pour pouvoir créer des permissions d’usage en fonction du rôle de l’utilisateur sera appréciable. Cela vous permettra de définir précisément qui peut faire quoi (créer, modifier, administrer, exporter etc.).

Le prix

Enfin, vous connaissez le célèbre poncif : “l’argent, c’est le nerf de la guerre”. Le prix de la solution constituera aussi un critère de choix fondamental.

A ce propos, pensez à définir un budget, une fois que vous aurez couché sur papier vos différents besoins.

Un bon conseil : ne vous jetez pas forcément sur la solution la moins chère. Ce n’est pas toujours un bon calcul, car elle pourra vous imposer des limitations.

Pensez à bien vérifier la présence d’éventuels frais cachés, en parcourant les Conditions générales de vente, la FAQ, ou bien en contactant le service-clients.

Vous constaterez que la majorité des outils proposent une tarification par utilisateur et par mois, avec des fourchettes allant d’une dizaine d’euros à près de 200€/mois.

Si vous hésitez à vous lancer, profitez des périodes d’essai proposées par certains outils. Si vous vous demandez lesquels sont incontournables sur le marché, direction la partie suivante pour être guidé.

Notre liste d’outils d’informatique décisionnelle à considérer

Si les solutions de Business Intelligence sont légion, il existe tout de même plusieurs mastodontes célèbres dans ce secteur, devenus incontournables.

Le cabinet de recherche indépendant Gartner en reconnaît trois comme “leaders” dans son rapport Gartner Magic Quadrant 2021 :

• Microsoft Power BI, qui s’intègre à l’écosystème Microsoft.

• Tableau, une plateforme business analytics qui se démarque par son aspect intuitif et ses visuels.

• Qlik, qui propose notamment une solution d’analytique augmentée, couplée à une architecture multi-cloud gouvernée.

Derrière ces géants, certains challengers frappent à la porte, à l’image d’Oracle, Domo, Sisense, ou Looker (qui appartient à Google).

Les outils de Business Intelligence ci-dessus sont le plus souvent des solutions Saas (Software as a Service) complètes.

A côté de cela, vous trouverez également des plateformes open-source plus abordables financièrement, mais aussi plus limitées en termes de fonctionnalités, à l’image de Superset, Redash ou Knowage.

Au moment de choisir votre outil, n’oubliez pas de vous remémorer les critères de base pour pouvoir trancher efficacement, en fonction de vos besoins !

Quel que soit le logiciel sur lequel vous miserez, vous avez pu découvrir qu’il peut constituer un atout de poids pour vous aider dans vos prises de décisions futures (business et décision font souvent bon ménage ;-)).

Pour vous aider à atteindre vos objectifs et piloter votre activité de main de maître, l’outil Spendesk propose notamment des fonctionnalités d’automatisation de la comptabilité et de reporting.

Grâce à une interface simple, complète et intuitive, vous serez en mesure de prendre les meilleures décisions pour accompagner la croissance de votre entreprise.