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Avec 700 millions de transactions B2B réalisées par an en Europe, la carte bancaire est le moyen de paiement privilégié par les entreprises pour la gestion des dépenses. Mais voilà, les comportements d’achat évoluent aussi bien pour les entreprises qui achètent de plus en plus de biens et services en ligne, ce qui n'est pas sans contraintes.
Petit florilège des dérives et des limites de l'utilisation des cartes affaires au quotidien.
Partager la carte corporate par email
Surchargé de travail ? Une réunion importante qui débute ? Qu'à cela ne tienne : pour éviter de bloquer le collaborateur en train de réserver sa nuit d'hôtel, on lui envoie les coordonnées de la carte bancaire de l'entreprise... par mail ! Les plus soucieux de la sécurité et de la confidentialité des données auront à cœur d'écrire en intitulé : "Données confidentielles - Ne pas diffuser". Imparable contre le piratage.
Se retrouver sans papiers en fin de mois
Laisser les collaborateurs faire leurs achats avec la carte bancaire de l'entreprise sans process de récupération automatique des factures, c'est savoir cultiver sa sociabilité. A chaque fin de mois, quand le relevé de compte de la banque arrive, il faut faire le tour du plateau pour savoir qui a acheté quoi et quand, et, bien sûr, récupérer la facture. Un excellent exercice pour stimuler ses capacités de mémorisation.
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Faire confiance à la réactivité de son banquier
Dans l'optique de cultiver ses relations sociales, le chef d'entreprise ou le DAF peut aussi laisser au banquier le soin de gérer les cartes bancaires et les plafonds de dépenses associés. Une belle occasion de l'appeler quand un de vos collaborateurs est bloqué à l'étranger un dimanche à 19 heures !
Utiliser la même carte pour tous vos achats en ligne
Pour rationaliser les dépenses et simplifier la chasse aux factures, pourquoi ne pas avoir une carte dédiée aux achats Internet ? Excellente idée. Cela simplifiera le travail des pirates. Un seul numéro de carte, c'est quand même plus pratique que des cartes virtuelles à usage unique, non ?
Bloquer vos logiciels SaaS
Variante de la CB unique pour régler les achats sur Internet : la CB qui sert à s'abonner aux logiciels en mode SaaS. Le meilleur moyen pour mettre toutes les équipes en chômage technique quand la carte arrive à expiration ou qu'elle est annulée. Ça laisse le temps à chacun de retrouver les codes d'accès pour réactiver les abonnements.
Faire voyager la carte corporate
Pour les voyages d'affaires, c'est simple : on donne la carte bleue de l'entreprise aux employés en déplacement, et le tour est joué ! Il suffit juste d'attendre qu'ils reviennent pour que l'on puisse à nouveau effectuer des achats et régler les factures.
Un Post-it pour ne pas oublier
Avant le départ de l'équipe commerciale pour le congrès annuel, les salariés ayant besoin de régler des achats ont bien noté le numéro de la carte bleue sur un Post-it et l'ont collé bien en vue sur leur écran. Et pourquoi leur transmettre les accès au compte bancaire tant qu’on y est.
"Veuillez présenter votre carte bleue..."
Pour préparer le congrès annuel, les services généraux ont réservé les nuits d'hôtel avec la carte bancaire de la société. Pour valider la réservation, l'équipe n'aura qu'à présenter la carte utilisée lors de la réservation. Aïe : il va sans doute falloir dormir dehors ce soir.
La carte bancaire est un outil très pratique pour régler ses achats. En entreprise, c'est un moyen très répandu, mais qui montre vite ses limites. Que ce soit pour les frais de dirigeants ou pour les dépenses quotidiennes des salariés, il existe désormais des modes de paiement bien plus adaptés qui permettent de simplifier la vie du service financier.
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Faustine Rohr-Lacoste
Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.
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