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Le progiciel de gestion intégrés, ou PGI, est un magnifique barbarisme qui désigne ce qui est plus couramment appelé “ERP”. Ces suites d’outils font office de centres névralgiques pour les chaînes de création de valeurs des entreprises de toutes tailles. Toutefois, leur implémentation peut s’avérer être une tâche majeure, voire une étape clé dans l’évolution d’une activité. Celle-ci nécessite la mobilisation d’un poste, voire d’une équipe, pour intégrer le PGI aux opérations de la structure.
À quoi sert un PGI ?
Les PGI sont donc des logiciels SaaS (Software as a Service), qui ont pour objet de relier toutes les parties de la chaîne logistique d’une activité et s’assurer que les données y sont partagées en temps réel.
En s’intégrant dans les systèmes d’information d’une entreprise, les PGIs peuvent harmoniser et standardiser les informations disponibles à chacun des services, du traitement logistique jusqu’à l’entrée de données financières.
Il s’agit donc d’un outil protéiforme et transverse, qui affecte tout autant l’équipe de gestion d’un entrepôt que les équipes de la direction financière.
En plus des apports opérationnels, les PGIs fournissent des données à la direction générale, renseignant ainsi les prises de décisions à des niveaux de granularité qui varient grandement en fonction des solutions utilisées.
En résumé, le déploiement d’un PGIs porte quelques promesses de choix pour les entreprises en pleine mue digitale :
La standardisation des données disponibles
La mise en lien de services très variés en temps réel
La prise de décision informée par des données avancées
Combien coûte un PGI ?
Le coût d’un PGI peut varier de manière significative selon l’échelle d’usage et le nombre d’utilisateurs à prendre en compte. Ces solutions impliquent des temps de développement longs, des équipes de services clients nombreuses et longues à former et une infrastructure SI conséquente.
Il faudra donc compter en moyenne sur une tranche large comprise entre 30 000 € et 300 000 €. Encore une fois, tout dépend du stade de développement de l’entreprise sollicitant les services de ce type de solutions.
1 - Sage Business Cloud 3X
L’un des standards et logiciels les plus complets du marché, Sage propose une suite complète d’outils dédiés à la gestion de la chaîne logistique et financière des entreprises.
Si cette solution s’adresse surtout à des entreprises de taille intermédiaire, les TPE pourront aussi profiter de ses fonctionnalités, sous couvert d’avoir évalué leurs besoins au préalable.
Avantages :
Période d’essai gratuite
Prix compétitif
Interface à la prise en main rapide
Inconvénients :
Pas de système de gestion de la paie
Certaines fonctionnalités avancées comme le suivi des dépenses et des entrées ne sont pas prises en charge
Impossibilité de mettre en place des paiements récurrents
Voici ce qu’en dit un utilisateur sur le site d’évaluation Capterra :
“J'utilise Sage Pastel (ndlr. version antérieure de la solution) depuis plus de dix ans. Lorsque j'ai appris qu'il existait un système basé sur le cloud computing offrant des fonctionnalités aussi puissantes, mais simples à utiliser, je me suis empressé de l'essayer. Je n'ai pas été déçu.”
Il semble donc que la solution de Sage soit particulièrement adaptée aux entreprises de taille modeste à intermédiaire, souhaitant bénéficier d’une solution de PGI certes limitée mais facile à prendre en main et au coût d’acquisition raisonnable.
2 - Oracle Netsuite
La suite Oracle propose une solution complète de systèmes de gestion pour les petites entreprises souhaitant accompagner leur croissance avec un outil flexible et scalable sur le long terme. L’expertise d’Oracle dans l’édition de logiciels et sa réputation en la matière sont ainsi mises à profit des besoins de pilotage des entreprises.
Avantages :
Prix de la solution flexible, peut évoluer avec l’usage et la taille de la structure
Une solution holistique avec un focus particulier sur les tâches comptables
De nombreuses intégrations disponibles
Inconvénients :
Support client limité
Une interface un peu old-school
Rapports personnalisés parfois difficiles à générer
Un utilisateur de Netsuite en parle sur le site d’évaluation G2 :
En nous permettant de nous éloigner des feuilles de calcul et des pratiques commerciales fragmentées, la mise en œuvre de Netsuite nous a obligés à revoir et à améliorer nos pratiques commerciales. Le fait que nous utilisions une solution commerciale unifiée permet à tous les membres de l'équipe d'avoir un meilleur aperçu de tous les aspects de notre activité.
En somme, la solution Oracle Netsuite comporte les avantages et les inconvénients de travailler avec une des plus grandes structures d’édition de logiciel au monde. La disponibilité et la réactivité des équipes clients parfois limitées est compensée par un savoir-faire précis et évolutif. Tout comme le modèle de pricing. Une solution à conseiller pour les entreprises à forte croissance.
3 - SAP Business One
SAP Business One fait figure de leader en matière de PGI. Sa solution orientée vers les équipes financières permet également la gestion d’inventaires, la configuration d’alertes automatiques configurées selon les données critiques des utilisateurs et bénéficie d’un riche écosystème d’add-ons.
Avantages :
Les logiciels tiers permettent de personnaliser l’outil pour le faire s’adapter à son activité
Le système d’alerte configurable à l’envi sur tous types de données
Les intégrations aux autres solutions SAP (comme SAP HANA), qui augmentent le potentiel de reporting et d’optimisation de Business One
Inconvénients :
Le déploiement prend du temps et l’outil accuse une longue courbe d’apprentissage
La solution doit être achetée en une fois et le budget alloué n’est pas aussi flexible que pour d’autres PGIs
Compte tenu de la complexité du progiciel, il convient de dépêcher une personne dédiée et experte afin de piloter le déploiement et la maintenance en interne
Voici ce que les utilisateurs de SAP Business One en disent sur Capterra :
SAP Business One est un logiciel de gestion très complet. Il intègre tout en temps réel, de la gestion de la relation client au service après-vente, en passant par la comptabilité et la gestion de projets. Les possibilités de l'informatique embarquée sont également assez fascinantes à considérer. Un instrument solide et fiable.
Les entreprises prêtes à investir du temps dans la formation de leurs équipes grâce à un expert de la solution dédié à son déploiement pourront tirer de nombreux bénéfices de l’usage de SAP Business One. Il convient cependant de prendre en compte ce temps d’adaptation avant d’adopter la solution.
4 - Microsoft Dynamics 365
La solution proposée par Microsoft inclut un outil au spectre très large puisqu’il peut tout aussi bien assurer des fonctions de CRM (Customer Relationship Manager) qu’un PGI. L’étiquette Dynamics 365 concerne donc de nombreuses activités au sein d’une entreprise. Concentrons-nous cependant sur son ERP, qui concentre à lui-seul de nombreuses fonctionnalités.
Avantages :
Service client utile et réactif
L’environnement Microsoft qui permet de nombreuses intégrations avec les autres produits de la marque (comme Outlook)
La possibilité d’intégrer les fonctionnalités d’I.A développées par Microsoft
Inconvénients :
Des limites de données qui peuvent être handicapantes
Certains produits Microsoft sont nécessaires pour bénéficier de fonctionnalités présentes dans la version basique de la plupart des PGI
Des lenteurs et même parfois des bugs menant à la fermeture pure et simple du progiciel
Voici ce qu’un utilisateur en dit sur Trustradius :
Nous utilisons Microsoft Dynamics 365 pour assurer le suivi de nos clients, de nos systèmes et de nos données dans toute l'entreprise. Mes supérieurs apprécient la facilité avec laquelle il est possible de garder un œil sur nos pipelines de vente et de fixer des objectifs de vente. Il nous sert à intégrer toutes les données et tous les processus du portail de notre employeur dans un système unique.
Les entreprises pouvant donc s'accommoder d’une solution généraliste seront donc satisfaites des fonctionnalités proposées par Dynamics 365.
5 - Cegid
Entreprise Française historique des systèmes informatiques professionnels, la Compagnie européenne de gestion par l'informatique décentralisée s’adresse principalement à une clientèle comptable. Avec plusieurs décennies d'expérience dans le domaine des progiciels professionnels, CEGID peut s'avérer être une option de choix pour les PME.
Avantages :
Interface ergonomique
Une bonne expérience du fonctionnement des magasins de vente physique
Les modèles de reporting déjà présents dans l’outil
Inconvénients :
Service client à souvent solliciter
Des bugs et fermetures inopinées signalés par les utilisateurs
Lenteurs au lancement de l’application
Les utilisateurs de Cegid tendant à corroborer ces éléments, sur le site G2 notamment :
J'aime la façon dont Cegid fournit une plate-forme centrale pour toutes les options d'inventaire et de point de vente d'une manière conviviale. Il est plus facile de trouver, de gérer les données du magasin, de gérer les prix et autres promotions.
On peut donc en conclure que Cegid peut tout à fait correspondre à un usage dans le cadre d’un magasin de vente au détail, pour soutenir la gestion d’inventaire et la comptabilité. Cette solution est généralement présentée comme une solution pouvant convenir à toute taille d’entreprise, de la PME à la multinationale.
Le bon moment pour choisir un PGI et accélérer sa croissance
La plupart des CFOs se posent une question centrale, dès qu’il s’agit de déployer un PGI dans leur structure, quand est-ce le bon moment ? Ai-je les ressources nécessaires pour m’assurer que le PGI pourra être utilisé et amorti dans des délais raisonnables ? Quel PGI correspond le mieux à mon activité ?
À toutes ces questions, il convient d’apporter une réponse nuancée. Comme évoqué plus haut, selon la taille de la structure, le déploiement d’un PGI peut impliquer le temps plein d’une personne ou d’une équipe entière. Ce travail se concentre sur la formation et l’adaptation du progiciel aux différentes strates et sphères d’activité de la société.
Par exemple, une entreprise de logistique de grande envergure devra solliciter l’usage d’un PGI dédié et une équipe de développement permettant d’adapter les fonctionnalités aux besoins des utilisateurs.
Comme il s’agit d’un outil transverse, les directions impliquées dans le déploiement de la solution seront donc tenues de se mettre d’accord et de collaborer de manière étroite. La direction financière, celle des systèmes d’information
Aussi imposante qu’elle puisse paraître, cette tâche présente des bénéfices certains pour les entreprises prêtes à s’accorder ce temps d’optimisation. On peut notamment citer :
Une productivité accrue grâce à la facilité d’entrée des données (comparé à des logiciels internes souvent lents et difficiles à utiliser)
Des informations de terrain plus précises et plus fiables
Une maîtrise des coûts et des sorties financières plus poussée
Pour tirer encore plus de valeur de votre processus digitalisé de gestion, choisissez, en complément de votre ERP, une solution vous permettant de garder une visibilité totale sur les sorties financières de votre entreprise. Spendesk augmente encore plus les capacités de traitement et de reporting des équipes financières en lui donnant toutes les clés et outils pour optimiser, automatiser et responsabiliser la gestion des dépenses à tous les niveaux de la structure.
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Gabriel Autran
Chez Spendesk, Gabriel a pour mission de transformer la finance d'entreprise en sujet du quotidien. Après plus de 5 ans à écrire pour divers secteurs de la tech française, Gabriel s'est spécialisé dans l'assur-tech et la fintech, dans le but de mettre en valeur les courants profonds à l'œuvre dans les méthodes et outils de gestion des ressources, observables dans les grandes structures comme pour les plus modestes entités.
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