Remboursement notes de frais : règles, astuces et modèle

Chez Spendesk, nous avons fait de la note de frais papier un monstre à terrasser, une croisade pour votre croissance, dévouée à l’efficacité de votre structure financière et comptable. Pour cela, il convient souvent de revoir les bases. Par quoi passe le remboursement des notes de frais, sous quels délais et selon quels barèmes ? 

Explorons tout cela à travers le guide complet qui suit :

Comment faire et quoi indiquer dans une note de frais en 2024 ?

Rappel salutaire mais bienvenu, les informations fondamentales et fonctionnelles à ajouter sur les notes de frais sont simples mais indispensables :

• Date de la dépense

• Nom du salarié

• Description de la mission

• Lieu du déplacement

• Montant engagé, avec TVA

Modèle de note de frais : votre manuel utilisateur

Notre modèle de note de frais vous permettra de faire remonter vos dépenses et d’en garder trace aussi longtemps que nécessaire. Vous noterez qu’il est possible de se faire rembourser une note de frais jusqu’à 3 ans après que la dépense ait été effectuée, comme l’indique l’article L3245-1 du Code du Travail. Si vous vous trouvez sur cette page, il n’est peut-être pas trop tard pour se faire rembourser, même si vous avez quitté l’entreprise ayant la charge de cette note.

Même si vous ne reprenez pas le modèle tel quel (il est quand même utilisable comme présenté), vous pourrez toutefois vous assurer d’un prompt remboursement en vérifiant quelques informations clés. La forme peut également être reprise à votre compte, nous ne sommes pas territoriaux.

Après la note de frais envoyée, votre employeur pourra vous rembourser directement via le RIB servant de destination à votre salaire. Le délai de paiement varie entre les entreprises, mais est le plus souvent de 30 jours. N’hésitez pas à consulter la politique de dépenses de votre entreprise pour en savoir plus.

Que peut-on se faire rembourser via note de frais ?

La sempiternelle question est de savoir si la dépense à engager est remboursable via note de frais. Il convient donc de prendre acte si c’est le cas ou non, selon la politique de dépenses en vigueur dans votre structure, que vous pourrez croiser avec le listing ci-dessous :

Transports

• Transport en commun : Billets de train, d'avion, de bus ou de métro pour des déplacements professionnels.

• Frais kilométriques : Remboursement des déplacements effectués avec un véhicule personnel, avec possibilité d'utiliser un barème kilométrique fixé par l'administration fiscale.

• Péages et parkings : Frais liés à l'utilisation de l'autoroute et aux parkings payants lors des déplacements professionnels.

Frais de bouche

• Repas professionnels : Déjeuners ou dîners d'affaires pris dans le cadre d'une réunion avec des clients ou des partenaires.

• Repas pris en déplacement : Repas pris lors de déplacements professionnels, souvent soumis à des plafonds de remboursement définis par l'entreprise.

• Repas pour les salariés en situation exceptionnelle : Repas pris hors des horaires habituels de travail, par exemple pour des réunions tardives.

Frais d’hébergement

• Nuits d'hôtel : Remboursement des nuits d'hôtel pour les salariés en déplacement professionnel lorsque le retour à domicile n'est pas possible.

• Airbnb et autres locations : Hébergement temporaire réservé via des plateformes de location pour des déplacements professionnels.

• Conditions de remboursement : Mention des plafonds et règles de remboursement en fonction de la localisation géographique (Paris, Province, international).

Téléphonie et Internet

• Abonnements téléphoniques : Remboursement des forfaits téléphoniques utilisés à des fins professionnelles.

• Abonnements internet : Frais d'abonnement à Internet ou forfaits de données pour le travail en déplacement ou en télétravail.

• Frais de télétravail : Remboursement des dépenses liées au travail à domicile, comme l'accès à Internet ou les équipements de bureau.

Frais de représentation

• Cadeaux d'entreprise : Cadeaux offerts à des clients ou partenaires pour entretenir une relation commerciale (avec des plafonds et règles fiscales à respecter).

• Réceptions et événements : Frais pour des événements d'entreprise, des cocktails ou des réceptions visant à promouvoir l'entreprise.

Matériel et équipements

• Matériel informatique : Achat, location d'ordinateurs portables, tablettes, ou autres équipements technologiques nécessaires à l'exécution des missions professionnelles.

• Fournitures de bureau : Stylos, cahiers et autres outils du quotidien pour les employés en déplacement ou en télétravail.

Formation et inscription à des événements

• Frais d'inscription : Participation à des conférences, séminaires, formations ou salons professionnels.

• Frais annexes : Frais de transport, hébergement et restauration liés à la participation à ces événements.

Autres frais professionnels

• Assurances professionnelles : Remboursement des primes d'assurance spécifiques souscrites pour des missions professionnelles (exemple : assurance annulation pour un voyage d'affaires).

• Frais administratifs : Coûts administratifs liés à l'exécution de missions, comme l'envoi de courrier recommandé ou l'achat de documents administratifs.

Limites et exclusions

• Dépenses personnelles : Clarification que seules les dépenses strictement professionnelles peuvent être remboursées. Les frais à caractère personnel (par exemple, un repas avec des amis pendant un déplacement professionnel) ne sont pas éligibles au remboursement.

• Plafonds et justifications : Importance de respecter les plafonds de remboursement imposés par l'entreprise et de fournir tous les justificatifs en bonne et due forme pour chaque note de frais.

En cas de perte de justificatif, le processus peut-être un peu plus complexe et implique une déclaration sur l’honneur. Il se trouve que nous avons également un modèle pour ça.

Modalités de remboursement et régime fiscal

Les employeurs disposent de deux principales options pour le remboursement des notes de frais :

Remboursement au forfait

L'URSSAF définit les barèmes, règles, documents attestant de la dépense d’un salarié au nom de son entreprise.

Nous observons tout de même que cette exonération permet à l'entreprise de compenser les salariés pour les frais engagés dans l'exercice de leur fonction sans générer de charges sociales supplémentaires.

Avantages :

• Simplicité administrative : Le remboursement au forfait réduit la charge administrative, car il n'y a pas besoin de vérifier chaque justificatif individuel.

• Prévisibilité des coûts : Les montants sont fixes et prévisibles, ce qui simplifie la gestion budgétaire pour l'entreprise.

• Exonération de cotisations sociales : Tant que les plafonds URSSAF sont respectés, les remboursements ne sont pas soumis à cotisations sociales, réduisant ainsi les coûts pour l'employeur.

Inconvénients :

• Potentiel de sous-compensation : Les montants forfaitaires peuvent ne pas couvrir les dépenses réelles des salariés, ce qui peut entraîner une frustration.

• Rigidité : Les plafonds URSSAF peuvent ne pas refléter la réalité des coûts dans certaines situations spécifiques (par exemple, les déplacements internationaux ou les zones à coût de vie élevé).

Remboursement au réel

Le remboursement intégral des frais engagés offre une plus grande souplesse, mais implique une charge administrative accrue pour justifier chaque dépense.

Du point de vue de l'entreprise, ces remboursements restent déductibles fiscalement. Ils sont généralement exonérés de cotisations sociales, sauf exceptions.

Du côté des salariés, les remboursements de frais professionnels ne sont pas imposables sur le revenu, ceci étant vrai pour le forfaitaire comme pour le réel.

Avantages :

• Couverture complète des dépenses : Les salariés sont remboursés à hauteur exacte des dépenses engagées, ce qui garantit qu'ils ne subissent aucune perte financière.

• Flexibilité : Le remboursement au réel permet de s'adapter à des situations spécifiques, comme des déplacements dans des zones où les coûts sont plus élevés que la moyenne.

Inconvénients :

• Charge administrative élevée : La collecte, la vérification et l'archivage des justificatifs demandent plus de temps et de ressources de la part de l'entreprise.

• Complexité de gestion : L’entreprise doit gérer et suivre individuellement chaque dépense, ce qui peut ralentir le processus de remboursement et alourdir le travail du service comptabilité.

Les règles à suivre pour le remboursement des notes de frais

Pour garantir la validité de vos notes de frais et faciliter leur remboursement, il est essentiel de respecter les conditions suivantes :

• Caractère professionnel : La dépense doit être directement liée à votre activité professionnelle.

• Proportionnalité : Le montant de la dépense doit être raisonnable et proportionnel à la mission concernée.

• Justificatifs : Vous devez fournir les justificatifs appropriés (factures, reçus, etc.) pour chaque dépense.

De plus, certaines exigences légales spécifiques peuvent s'appliquer, comme l'utilisation de barèmes kilométriques ou le respect des plafonds URSSAF.

N'oubliez pas que l'entreprise est tenue de conserver les justificatifs de notes de frais pendant une durée déterminée, généralement de trois ans.

Des règles particulières peuvent également s'appliquer dans certains cas, comme pour les bénévoles, les auto-entrepreneurs ou les professions libérales.

Comment accélérer le traitement des notes de frais ?

La gestion des notes de frais peut rapidement devenir un processus chronophage, surtout si elle est réalisée manuellement. Plusieurs solutions permettent d'accélérer et de simplifier ce processus, tout en améliorant la visibilité et le contrôle des dépenses.

Mise en place de processus généralisés

Commençons par l'établissement de règles claires sur les types de dépenses remboursables, les plafonds applicables, et les documents justificatifs à fournir.

Un guide des dépenses professionnel bien défini et accessible à tous les employés peut réduire les ambiguïtés et les erreurs, tout en facilitant le travail des équipes comptables. Ce processus généralisé doit également inclure des délais de soumission des notes de frais et de traitement des remboursements, garantissant ainsi une gestion fluide et transparente.

Les principaux avantages de la mise en place de processus généralisés incluent :

• Une réduction des erreurs et des oublis.

• Une meilleure conformité aux politiques internes et réglementations fiscales.

• Une amélioration de l'efficacité des équipes administratives et comptables.

• Une visibilité accrue sur les dépenses, permettant un contrôle budgétaire plus précis.

Automatisation de la gestion des notes de frais

En dématérialisant la collecte des reçus, la saisie des données, et l’approbation des dépenses, vous pouvez réduire les tâches manuelles et chronophages, et ainsi gagner du temps et de l’efficacité.

Des solutions logicielles dédiées, comme celles proposées par Spendesk, permettent aux employés de soumettre leurs notes de frais directement depuis leur smartphone, en prenant simplement une photo de leurs justificatifs. Ces systèmes utilisent souvent des technologies d'OCR (reconnaissance optique de caractères) pour extraire automatiquement les informations des reçus, minimisant ainsi les risques d'erreurs de saisie.

Les avantages de l'automatisation sont nombreux :

• Traitement plus rapide des notes de frais.

• Diminution des tâches administratives répétitives pour les équipes financières.

• Traçabilité en temps réel des dépenses, facilitant les contrôles internes et les audits.

• Expérience utilisateur simplifiée pour les employés, avec des remboursements plus rapides et une meilleure satisfaction globale.

Votre équipe finance peut ainsi non seulement améliorer son efficacité opérationnelle, renforcer sa conformité aux réglementations fiscales, tout en offrant aux salariés une expérience plus fluide.