Processus de clôture mensuelle comptable : comment s’organiser

Mettre en place un processus de clôture mensuelle comptable demande un peu d’organisation. Être efficient c’est mieux, si vous souhaitez utiliser rapidement les données et ne pas y consacrer la moitié du mois.

Voyons de quoi il s’agit et quels sont les objectifs poursuivis par cet arrêté périodique.

Vous découvrirez ensuite dans cet article 4 clés pour le maximum d’efficacité ainsi que 6 pièges à éviter.

Enfin, avec l’exemple de nos outils Spendesk, vous comprendrez comment ce type d’application aide à rationaliser la démarche.

1 - Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?

Vous entendez parler de clôture comptable mensuelle, mais en réalité ce terme est impropre. Le vocabulaire plus approprié serait « situation mensuelle ». Malgré cet abus fréquent de langage, voyons ce que recouvre cette expression.

1.1 - Définition du processus de clôture comptable mensuelle

La loi impose de clôturer les comptes à la fin de chaque exercice, c’est tout. Pour autant, selon la taille de l’entreprise ou l’appartenance à un groupe, vous êtes amené à effectuer le point sur votre comptabilité à la fin du mois. C’est une pratique de bonne gestion plus qu’une règle comptable.

Souvent, votre logiciel comptable ou votre ERP découpe l’exercice en périodes mensuelles. Les journaux se ferment alors sur ce rythme, les achats, les ventes, la trésorerie, etc. En ajoutant quelques écritures d’ajustement du type « OD » en fin de mois, vous disposez d’une balance comptable à date. Vous pouvez donc dresser un compte de résultat et un bilan.

1.2 - Différences entre une clôture annuelle et une clôture mensuelle de la comptabilité

Le travail de l’équipe finance s’apparente à celui réalisé pour l’arrêté de l’exercice. Toutefois, comme nous verrons dans les recommandations, il s’allège pour plus d’efficacité.

Parfois, certains logiciels comptables utilisent des écritures dites de simulation. Elles ne font pas partie du grand livre annuel. En cas de contrôle fiscal, l’inspecteur n’y accède pas. Dans les autres cas, toutes les saisies comptables de fin de mois se contrepassent en général le premier jour du mois suivant. Souvent, l’impôt mensuel fait l’objet d’un calcul simplifié contrairement à l’approche fiscale de fin d’exercice.

1.3 - Objectifs d’une clôture comptable chaque mois

Pourquoi mettre en place un processus de clôture mensuelle comptable dans votre entreprise ? Les motivations sont multiples et les atouts indéniables. Bien sûr, avant de vous lancer, analysez bien le besoin dans votre société ainsi que la manière de réaliser la mise en œuvre le plus simplement possible. C’est une démarche volontaire qui doit vous apporter et non pas vous coûter. Inutile de créer une procédure « usine à gaz » et d’y consacrer trois semaines par mois !

1.3.1 - Permettre de dégager le résultat comptable du mois

Tout d’abord, pour les dirigeants et managers, disposer de données réelles issues de la comptabilité constitue un plus pour le pilotage de l’entreprise. Les reportings commerciaux ou tableaux de bord qui émanent des applications métiers apportent des informations intéressantes. Cependant, rien ne vaut leur confrontation avec le juge de paix que représente la compta.

1.3.2 - Faciliter le suivi budgétaire de l’entreprise

Vous avez établi le budget prévisionnel de l’exercice en cours ? C’est le moment de s’en servir réellement et d’en faire un outil de gestion. Idéalement, le budget se mensualise pour plus de réalisme avec l’exploitation, notamment en présence de facteurs saisonniers. En disposant d’un processus de clôture comptable mensuelle, vous pouvez vraiment évaluer l’atteinte des objectifs financiers budgétés.

1.3.3 - Faciliter le processus de la clôture comptable annuelle des comptes

C’est assurément un point non négligeable pour les entreprises qui ont acquis de l’expérience en matière d’arrêtés comptables mensuels. Notamment, lorsque les délais pour sortir le bilan annuel sont très courts, plus vous préparez en amont les données et l’analyse, plus vous réussissez à respecter la deadline.

Or, le fait de réaliser des arrêtés mensuels contribue à fluidifier le dossier de clôture comptable. Vos comptes sont vérifiés, au moins par roulement, et vous détectez les anomalies. Vos procédures de provisionnement des factures non parvenues, factures à établir, etc. sont calées et fonctionnent.

2 - Nos 5 clés pour un processus de clôture mensuelle plus efficace

Voici quelques points d’organisation de base si vous souhaitez déployer ou améliorer les situations mensuelles comptables dans votre entreprise. Vous avez recours à un intervenant externe pour la clôture comptable ? Cela n’empêche pas de mettre en place quelques actions de bon sens, en concertation avec lui, afin de disposer de vos résultats mensuels.

2.1 - Utiliser le budget prévisionnel pour la gestion des abonnements et provisions comptables

La gestion du budget représente un réel outil de pilotage. En comparant avec la comptabilité de la période, vous analysez les écarts et réfléchissez aux actions correctives. Le prévisionnel sert également aux écritures comptables, notamment pour les charges à lisser sur l’exercice comme les contrats de maintenance, les locations, les honoraires, etc.

Préparez la saisie de vos OD en début d’année en partant du budget. La plupart des logiciels comptables permettent l’automatisation des abonnements. Chaque mois, ils incrémentent la situation mensuelle. Plus vous utilisez cette méthode, plus vous accélérez votre processus de clôture mensuelle comptable. Veillez toutefois à contrôler périodiquement vos comptes d’abonnement au regard du budget. Ajustez si nécessaire sans attendre la clôture comptable.

2.2 - Clôturer très vite les comptes du mois

Mettre en place un processus mensuel de clôture comptable signifie aussi une charge de travail supplémentaire. La plupart des grandes PME s’y collent, surtout quand les sociétés appartiennent à un groupe. Le rôle de la DAF consiste alors à organiser ces travaux pour ne pas y passer deux à trois semaines chaque mois. Oui, clôturer sa comptabilité générale à J +5 voire J +3 c’est possible et pour tout le monde.

Ainsi vous dégagez du temps à vos équipes pour analyser les données et travailler sur d’autres dossiers après l’arrêté. Raccourcir le délai d’établissement des comptes mensuels exige de s’investir dans la conduite du changement. Avancez étape par étape. Fixez des objectifs progressifs de réduction en nombre de jours. Parfois, l’analyse vous entraîne à simplifier les approches mensuelles de certains postes ou à revoir les fonctionnements informatiques, notamment sur le plan du cut-off.

2.3 - Le calendrier de clôture mensuelle

Tout comme pour la préparation du bilan en fin d’année, établissez un planning mensuel, mais plus simplifié et allégé évidemment. Fixez les étapes, les tâches principales, les personnes dans chaque service ainsi que les dates de réalisation, jour par jour.

Le respect de la deadline mensuelle exige bien sûr de commencer autant que possible avant la fin du mois. Nommez un responsable du suivi. Le DAF, le chef comptable ou le contrôleur de gestion peuvent s’en charger. Relancez en cas de moindre retard. Surveillez la marmite au moins deux fois par jour.

2.4 - S’appuyer au maximum sur les données des ERP ou applicatifs métiers

Afin de fluidifier le processus de clôture mensuelle comptable, nous vous recommandons d’exploiter au mieux les fonctionnalités de vos ERP ou applications logicielles métier. La gestion des achats, de l’inventaire, de la facturation client, de la paie, des immobilisations, etc. voilà des éléments qui s’interfacent avec la comptabilité. Ils sont précieux pour le process mensuel de clôture comptable. Pour les provisions de factures non parvenues ou de factures à établir par exemple, les logiciels permettent de paramétrer des états. Vous disposez rapidement des données à comptabiliser.

2.5 - Associer tous les services opérationnels de l’entreprise

Tout comme pour la clôture annuelle, le contrôle de gestion occupe une place de choix auprès du service comptabilité pour établir les situations périodiques. Mais il n’est pas le seul.

La compta est le réceptacle de tous les flux financiers. Elle reflète la vie de l’entreprise du début à la fin du mois. Les échanges avec les services opérationnels permettent de ne pas passer à côté de l’essentiel. Par ailleurs, parfois certaines provisions exigent de se rapprocher du terrain pour obtenir les bonnes informations.

3 - Les 6 erreurs à éviter pour sortir les comptes du mois

Quelques attitudes ou méthodes sont à proscrire si vous souhaitez réussir votre processus de clôture mensuelle comptable. Voici notre analyse des points à éviter absolument pour sortir rapidement une situation financière mensualisée fiable.

3.1 - Se noyer dans les détails

C’est juste une situation mensuelle. La tenue de la compta s’effectue tout au long de l’année en vue d’enregistrer tous les flux financiers. La clôture de l’exercice et la production des documents annuels exigent de la précision et des contrôles poussés. Chaque mois, gardez en tête un objectif de fiabilité des comptes en pensant aux données significatives.

Tant pis si la provision congés payés se calcule avec moins de perfection qu’en fin d’année. L’important, c’est de ne pas l’oublier dans les écritures du mois ! Établissez une check-list des charges et produits comptabilisés sur la base d’une approche et qui exigeront un calcul affiné pour la clôture de l’exercice.

3.2 - Oublier de vérifier les interfaces et de traiter les états d’anomalie

Votre logiciel comptable s’alimente en automatique tant pour les factures de vente que pour les factures d’achat ? La présence d’interfaces contribue à rationaliser le process des situations mensuelles comptables. Pour autant, omettre de vérifier chaque mois, voire chaque jour, les états de rejets et d’anomalies constitue une erreur de débutant. On la rencontre malheureusement assez souvent dans les services financiers.

Formalisez le contrôle du rapprochement entre les différents systèmes. Le commissaire aux comptes vous le réclamera à la clôture comptable de toute façon. Avec ce type de vérification, vous détectez les écarts. Il peut s’agir de factures qui manquent en compta. Provisionnez-les dans ce cas.

3.3 - Établir les inventaires physiques sans procédure claire

L’inventaire physique des stocks, surtout s’ils ne sont pas informatisés, ne doit pas être négligé non plus. En laissant les opérateurs procéder comme ils veulent et quand ils veulent, vous risquez quelques soucis. En prenant le temps de rédiger et communiquer sur une procédure mensuelle simplifiée avec un planning détaillé, vous évitez les problèmes.

Par exemple, l’inventaire physique doit se programmer précisément en liaison avec la gestion des achats de matières et des ventes de produits. Compter par exemple un article livré par le fournisseur alors que la réception en stock n’est pas enregistrée côté achat, revient à majorer le résultat mensuel :

• article comptabilisé en stock ;

• omission de la provision « factures non parvenues ».

3.4 - Vouloir intégrer tous les flux de la période dans les journaux d’achats et vente

Plus vous voulez être précis et juste, plus vous perdez du temps. Si la compta attend que le collège de l’administration des ventes ait fini d’émettre tous ses avoirs ou factures, la première semaine du mois suivant peut s’écouler.

La recommandation consiste à stopper la facturation client le soir du dernier jour du mois, voire le lendemain. Surveillez en fin de mois l’état de la facturation, des commandes livrées en attente, etc. Relancez les services. Pour la situation, effectuez une saisie de provision de tout ce qui n’est pas facturé à date.

3.5 - Omettre la mise en place d’un mini-dossier de révision mensuelle

Même si votre clôture mensuelle s’effectue avec des écritures de simulation, se dispenser de conserver un minimum de documents et de justificatifs des OD constitue une erreur. Comment retrouver lors des analyses, parfois plusieurs mois après, ce qui a entraîné le passage de vos écritures ? Notre conseil consiste à préparer un dossier de révision minimaliste ainsi qu’une check-list de clôture comptable mensuelle.

3.6 - Mélanger les écritures de situations avec les autres, sans journaux ad hoc

Rien de pire que d’avoir sa compta en bazar. C’est une matière carrée et qui exige de la rigueur. Même si c’est dans les gênes de votre équipe au service comptabilité, assurez-vous par précaution qu’ils utilisent des journaux dédiés aux situations mensuelles. Vous facilitez la lecture du grand livre quand les OD de fin de mois se repèrent par des codes journaux spécifiques.

4 - Clôture comptable mensuelle : créer un processus simple avec Spendesk

Pour illustrer comment vous pouvez organiser votre clôture mensuelle comptable, voici la manière dont Spendesk vous conseille de travailler, grâce aux applications proposées à ses clients.

4.1 - Visualiser les dépenses et les achats de l’entreprise en temps réel

Avec notre logiciel hébergé sur le Cloud et accessible de partout, même sur mobile, vous consultez toutes les achats, factures fournisseurs et notes de frais. Les données sont disponibles immédiatement, de la commande au paiement de la facture. Vous disposez aussi du suivi budgétaire en ligne par donneur d’ordre. Tous ces éléments contribuent à fluidifier l’information pour les services financiers qui préparent la situation comptable du mois.

4.2 - Disposer de processus automatisés sur notre plateforme

Chez Spendesk, nous avons conçu nos applications pour vous simplifier au maximum la vie. De nombreuses opérations s’effectuent en automatique pour une tenue de la compta optimisée.

4.2.1 - Des journaux comptables à jour sans travail supplémentaire

Grâce à l’organisation d’interfaces entre notre plateforme et votre logiciel de comptabilité, les journaux s’alimentent en automatique. Le service comptabilité ne s’occupe plus de la saisie des factures fournisseurs. Il se contente de vérifier le processus et de gérer les anomalies. Il relance les valideurs qui traînent pour donner leur approbation malgré les notifications et rappels envoyés par notre application.

4.2.2 - Une automatisation des rapprochements bancaires de chaque mois

Notre logiciel comporte aussi la réconciliation automatique des comptes de banque avec la compta. Le système relance les salariés qui n’ont pas communiqué les justificatifs de dépenses par carte bancaire.

4.3 - Documenter toutes les écritures par la capture numérique des reçus et factures

Récupérer une facture sur notre logiciel s’avère très simple. Vous recherchez un justificatif ? Connectez-vous à la plateforme de Spendesk. En quelques clics vous tracez l’information et accédez aux documents dématérialisés.

Un processus de clôture comptable mensuelle comptable efficace exige d’utiliser les bons outils

Si vous voulez sortir vos comptes mensuellement rapidement et correctement, équipez-vous d’applications intelligentes et dématérialisées. Chez Spendesk, nous vous proposons une démonstration du fonctionnement de notre plateforme en ligne. Contactez-nous !