Processus de traitement des factures fournisseurs : quelle efficacité ?

Le circuit parcouru par une facture fournisseur papier dans l’entreprise s’avère parfois complexe, chronophage et sujet à risque. Les formats de la facturation se multiplient depuis plusieurs années et la digitalisation est en marche.

Comment organiser le processus de traitement des factures fournisseurs pour plus d’efficacité ? Faisons le point dans cet article.

Détaillons en quoi consiste ce type de process et quels sont les différents objectifs poursuivis. Examinons comment la dématérialisation du traitement apporte de l’efficience aux diverses opérations réalisées. Enfin, découvrons les avantages pratiques de la solution logicielle proposée par Spendesk.

Qu’est-ce qu’une procédure de traitement des factures fournisseurs ?

Les factures qui émanent de vos fournisseurs se présentent sous des formes multiples et arrivent par plusieurs canaux. Dans tous les cas, le process visant à les traiter comprend toujours plusieurs phases identiques. Avant d’examiner comment l’optimiser, prenons le temps de décomposer les étapes, d’analyser les formats autorisés ainsi que la notion de digitalisation de la chaîne achat.

Traitement des factures fournisseurs : principes généraux et objectifs

Quelle que soit l’activité de votre société, toute pièce en provenance du fournisseur se comptabilise, se vérifie, se paye et s’archive pendant la durée requise par la loi.

Réceptionner les pièces comptables fournisseurs

Tout d’abord, le processus de traitement des factures fournisseurs commence par la gestion de la réception des pièces. Pour tous les modes de facturation fournisseur, papier, EDI, facture scannée arrivée par mail, etc. cette étape s’organise. Qui reçoit les documents ? Comment se matérialise cette arrivée au courrier ou par fichier ? L’improvisation n’est pas de mise si vous voulez éviter la perte des factures.

Enregistrer correctement les factures en comptabilité générale et analytique

Petit rappel souvent utile, notez bien que toute facture reçue d’un fournisseur se comptabilise. Peu importe que vous la validiez ou pas. L’enregistrement dès l’arrivée permet de tracer le flux financier. En cas de désaccord sur la pièce émise, un avoir sera demandé ultérieurement.

1.1.3 - Contrôler et approuver les factures fournisseurs

L’étape suivante du processus de traitement des factures fournisseurs consiste à contrôler le contenu de chaque pièce comptable, puis à approuver le paiement ou pas. La vérification des quantités facturées et des tarifs appliqués s’effectue par le rapprochement avec les bons de commande et les entrées en stock le cas échéant. L’accord équivaut à un bon à payer à échéance de la facture. Dans le cas contraire, la facture demeure en attente de l’émission d’un avoir partiel ou total par le fournisseur.

Payer les factures fournisseurs dans les délais

La chaîne des paiements constitue un procédé propre à la comptabilité fournisseur. Il se lance périodiquement. Les factures à échéance et détentrices du bon à payer ressortent pour être mises en paiement. Pour un contrôle interne de qualité, le comptable qui émet les règlements n’a pas l’autorisation d’accéder aux données du référentiel comme l’IBAN, ni en création ni en modification.

Classer et archiver les pièces comptables de manière sécurisée

Enfin, le dernier objectif d’un processus de traitement des factures fournisseurs consiste à stocker et archiver correctement ces pièces comptables. Dans tous les cas, les documents doivent être conservés durant 10 ans conformément à l’article L123-22 du Code de Commerce.

Les différents types de factures fournisseurs à traiter dans une entreprise

Bien sûr, le mode de traitement des factures fournisseurs diffère selon les formats des pièces entrantes. Voici un état de ce qui est autorisé actuellement et des évolutions réglementaires prévues.

Les formats de factures fournisseurs entrantes en 2024

Toute entreprise est confrontée actuellement à de multiples formats de factures fournisseurs. Qu’elles soient sécurisées selon le mode RGS (référentiel général de sécurité), du type EDI (échange de données informatisées), papier avec numérisation à l’arrivée ou pas, reçues en PDF RGS ou PDF ordinaire, toutes sont valables. Sauf pour les deux premiers formats cités, la législation fiscale oblige toutefois depuis 2013 à disposer d’une PAF (piste d’audit fiable).

L’évolution de la législation et de la digitalisation des flux fournisseurs

La France, comme les autres pays, avance vers le tout numérique. La première étape de la facturation électronique est effective pour les clients relevant de l’administration publique. On parle des relations BtoG, business to government.

L’ordonnance du 15 septembre 2021 fixe le calendrier pour le passage obligatoire à la facture électronique en cas de relations BtoC entre entreprises situées en France. Ainsi, l’acceptation des factures fournisseurs numériques deviendra incontournable au 1er juillet 2024.

Digitaliser le processus de traitement des factures fournisseurs

À l’ère du tout numérique, la digitalisation des factures représente un pas en avant essentiel pour la sécurisation et la fluidification des opérations comptables. Ce serait dommage d’attendre l’obligation légale en 2024 !

Anticiper la facture électronique

En commençant par dématérialiser vos flux fournisseurs entrants, par leur scan à l’arrivée, vous entamez le travail. Dans les prochaines années, quand les fournisseurs pourront vous imposer leurs factures électroniques, vous disposerez déjà d’une organisation interne avancée dans la digitalisation. Restera alors à vos applications à s’adapter au numérique entrant. Elles respecteront ainsi les obligations en matière de plateformes agréées pour l’e-invoicing.

Choisir des outils pour piloter le traitement des factures fournisseurs

Des applications en mode SaaS permettent aujourd’hui de piloter simplement le traitement des factures fournisseurs. Elles poursuivent divers objectifs, de la réception à l’archivage du document, en passant par la comptabilisation, l’approbation et la génération des paiements. Elles s’intègrent aux principaux ERP du marché.

Les clés d’un processus de facturation fournisseur plus efficace

Opération souvent chronophage et fastidieuse, la gestion du flux fournisseur peut pourtant s’organiser intelligemment dans l’entreprise. Voici les principaux apports d’un traitement des factures fournisseurs digitalisé.

Réduire le risque d’erreurs

Par rapport à un traitement tout manuel des factures fournisseurs, de la saisie au paiement, une automatisation de la gestion des achats apporte de la sécurité.

Éviter les erreurs de saisies

Avec la dématérialisation des factures fournisseurs entrantes, les logiciels lisent chaque document automatiquement. L’absence de saisie manuelle diminue les sources d’erreurs. Le rapprochement de la pièce avec les bons de réception valorisés au tarif de la commande d’achat y contribue également.

Le logiciel récupère les informations comme le montant, la TVA, les quantités achetées ou le prix unitaire. Il lit aussi le taux de réduction du produit le cas échéant, les codes des articles, la date de la facture voire de la livraison. N’oublions pas le numéro du BL ou de la commande ainsi que les données relatives au fournisseur.

Repérer les doublons

L’automatisation du traitement des factures fournisseurs permet aussi de contrôler l’absence de doublons au niveau des pièces. En évitant de comptabiliser deux fois un document, vous réduisez les erreurs de double paiement.

Empêcher les paiements indus : exemple de l’avoir saisi comme une facture

Une erreur humaine classique en comptabilité consiste à saisir un avoir fournisseur à l’envers, donc comme une facture. Un outil dédié à la digitalisation du traitement des factures fournisseurs permet de vérifier la nature de la pièce avec précision. Vous supprimez ainsi le risque de validation du paiement d’un avoir à votre fournisseur. C’est mieux pour la trésorerie !

Réduire la fraude à la facture fournisseur

Depuis une dizaine d’années, quelle entreprise n’a pas rencontré au moins une fois à des tentatives de fraude sur ses paiements fournisseurs ? L’arnaque classique intervient sur la chaîne des paiements. Un tiers envoie à l’entreprise cliente une information relative à un changement de coordonnées bancaires. Quelque temps après, le service comptabilité du fournisseur revient vers vous en se plaignant de l’absence de paiement. L’IBAN utilisé pour effectuer le virement n’était pas celui du fournisseur, mais du fraudeur.

Le renforcement du pilotage du référentiel fournisseur fait partie des solutions. Avec les logiciels d’automatisation de la dématérialisation, des rapprochements s’opèrent entre les factures et les données du référentiel. La mise à jour comme la création des tiers fait l’objet de procédures rigoureuses et sécurisées.

Limiter les risques fiscaux

Un bon processus de traitement des factures fournisseur digitalisé contribue à réduire aussi les risques sur le plan fiscal. Deux aspects notamment peuvent être mis en avant.

Aider à l’établissement de la piste d’audit fiable

Pour pouvoir déduire la TVA sur une facture fournisseur, le justificatif doit s’avérer conforme à la réglementation comptable et selon le format, la piste d’audit fiable est requise. Les applicatifs qui gèrent le traitement des factures dématérialisées effectuent les contrôles et contribuent à la mise en œuvre de cette PAF.

Identifier les factures fournisseurs non conformes

Quant aux mentions obligatoires sur les factures, un processus automatisé du traitement de la chaîne fournisseur vérifie leur présence sur chaque document. Si nécessaire, la pièce est refusée et le fournisseur doit la modifier. Vous évitez ainsi les pénalités pour mentions manquantes ou erronées en cas de contrôle fiscal.

Fluidifier le processus de l’arrivée de la facture à son paiement

Un des axes clés pour un processus de traitement des factures fournisseurs efficace réside dans la fluidification des opérations. Elle contribue à réduire le temps et à gagner de l’argent. Elle sécurise les achats des entreprises afin de garantir la production économique des biens ou des services.

Gagner du temps et payer les factures dans les délais

Plus de manipulation de papier, plus de perte de factures entre l’arrivée courrier et la génération du paiement, voilà des avantages organisationnels immédiats. Dématérialiser le processus de traitement des factures fournisseurs aide à régler les tiers dans les délais. C’est donc une réduction des risques de pénalités pour paiement tardif notamment.

Diminuer le coût de traitement de chaque pièce comptable

Ces gains de temps constituent aussi des économies sonnantes et trébuchantes. L’automatisation de la préparation de la comptabilisation, de l’approbation, de la gestion des paiements et de l’archivage revient environ à 4 ou 5 euros par facture. Le coût moyen de traitement se divise par trois par rapport à celui d’un document papier.

Sécuriser la chaîne fournisseur pour garantir la production de l’entreprise

N’oubliez jamais que le processus de traitement des factures fournisseurs revêt un caractère souvent stratégique pour l’entreprise. Un fournisseur non réglé dans les délais contractuels peut suspendre ses livraisons futures de matières premières par exemple. Ce comportement peut mettre en péril toute la supply chain d’une entité de production comme une usine. Le respect du paiement fournisseur prend alors toute son importance au-delà de l’aspect trésorerie.

Processus de traitement des factures fournisseurs par Spendesk

Proposer des solutions efficaces pour le traitement des factures des fournisseurs, c’est bien le métier de Spendesk. Tant pour gérer les notes de frais que les factures fournisseurs, nos outils comprennent des fonctionnalités d’automatisation essentielles pour réussir la digitalisation chez nos clients.

Un téléchargement rapide des factures fournisseurs sur la plateforme

Le portail de Spendesk, c’est la solution pour centraliser rapidement toutes les factures de vos fournisseurs. En quelques clics, les pièces se téléchargent sur la plateforme puis se stockent. Une photo du document suffit pour le salarié qui ne dispose pas de carte Spendesk physique ou virtuelle.

Un process de validation des factures fournisseurs simple et en ligne

L’application stocke tous les documents. Le bon de commande et la facture restent accessibles en ligne. La personne responsable de l’approbation de la facture dispose de toutes les données sur le Cloud, y compris les budgets d’achats de chaque équipe. En un clic, même sur mobile, elle valide la facture ou non. Le système gère les automatisations comme l’envoi de notifications aux approbateurs.

Un système d’information accessible et complet pour l’équipe finance

Avec l’application Spendesk, les équipes des services comptabilité ne courent plus après les factures en attente de validation, surtout quand le fournisseur appelle pour réclamer son paiement. En quelques clics, elles disposent de l’information en temps réel et identifient immédiatement où se situe la facture dans le traitement. Elles gèrent les anomalies de l’automatisation. Elles surveillent avec des reportings l’avancée des bons à payer tout comme la consommation des budgets d’achats par exemple.

Ces tâches nouvelles prennent la place de la saisie rébarbative des écritures comptables.

Une fluidité du traitement sans communication externe au système

Ce process de traitement digitalisé des flux fournisseurs garantit une lisibilité de chaque étape sans avoir à aller chercher l’information dans les autres services. Déranger ses collègues par téléphone ou par mail devient inutile. Toute la documentation est accessible sur le portail de gestion des factures.

Pour générer les paiements, les approbations des factures s’interfacent également avec le système comptable. Le lancement du paiement s’effectue en toute autonomie par la comptabilité fournisseur. Enfin, la direction financière valide les ordres de virement.

Disposer d’un traitement fluide et efficace des factures fournisseurs, c’est possible !

Avec les outils modernes comme vous propose Spendesk, la digitalisation du process achats devient un jeu d’enfant. N’hésitez pas à nous contacter pour une démo si un projet de dématérialisation vous tente dans votre entreprise.