Quand et comment structurer un département finance ?

A la création d'une startup, on fait souvent avec les moyens du bord, i.e. les effectifs et la ressource-temps disponible. Les founders ne savent plus ou donner de la tête pour gérer toutes les priorités, et changent facilement de casquette en fonction des besoins.

Sauf que certaines startups accèdent plus rapidement que les autres au succès. On se retrouve vite confronté au besoin de structurer certains départements indispensables à la pérennisation des acquis, au sein desquels la Finance tient une place d'honneur. Ces tâches incombant naturellement à la direction générale appuyée par un cabinet d'expert-comptable au départ, doivent nécessairement se concentrer en un département structuré quand la croissance fait "boum !". Le risque, c'est de ne pouvoir maîtriser, et capitaliser, sur cette explosion du CA, et les recrutements en pagaille qui en découlent.

Quand, comment, et pourquoi structurer son département finance ?

Tour d'horizon des questions à se poser en priorité !

I - Quand créer un département finance ?

Le recours à un directeur financier n'est pas un évènement à prendre à la légère. D'ailleurs, l’urgence d’un recrutement se fait assez souvent sentir dans des cas de figures bien identifiés.

D'abord, la question se pose au moment de faire le tour des financements. Avec un directeur financier dans l'équipe, c'est un fort signal de solidité et de structuration qui est envoyé aux capital-risqueurs et aux banques. L'unique représentation de cette profession dans l'équipe permet en effet de gager sur une gestion consciencieuse de la trésorerie et de la profitabilité de l'entreprise. Bon point !

Par la suite, inutile d’afficher des envies d'introduction en Bourse, sans pouvoir compter sur la technicité du nombre en interne. Ces opérations au plus haut point complexes ne sauraient se dérouler sans la présence d'un directeur financier à la baguette. Recrutement = top priority !

II - Quelles sont les missions du département finance ?

Bien évidemment, il existe des missions plus "classiques" que pourrait remplir un directeur financier, avant même de chercher à se donner les moyens de conquérir un marché. Tout fraichement recruté, le rôle d’un directeur financier est relativement large, et le sera encore plus si la structure est de petite taille. Aux missions traditionnelles de nature opérationnelle (gestion des paies et de la comptabilité) viendront s'agréger des prérogatives à forte incidence stratégique. On aime pouvoir compter sur l'avis du directeur financier pour la stratégie générale de l'entreprise, mais ses observations se feront encore plus pertinentes au moment de négocier certains contrats au côté des commerciaux. Sans oublier de mentionner le poids que revêt son avis pour les décisions tenant à l'IT de la boîte, à la faisabilité d'un recrutement, ou plus généralement au contrôle de gestion. Trouver des profils polyvalents (et volontaires) pour toucher à tout lors d’un démarrage n'est pas chose facile !

Par la suite, quand une recherche de fonds est une priorité, on comptera sur un directeur financier en mesure de tout prévoir pour convaincre des business angels, investisseurs privés ou bien préparer une campagne de crowdfunding par exemple. Après tout, il ne faut pas oublier que trouver et générer des liquidités sont des priorités pour un Directeur financier.

Et à ce titre, il devra mettre en place très rapidement les process et les outils lui permettant de contrôler au mieux les flux de trésorerie, afin de gagner en efficacité et être à même de bien conduire les missions évoquées au paragraphe précédent. Pour le process, sa tâche principale consistera à générer les données financières qui constitueront les fondations des business plans de l'entreprise ou plus directement les prévisions de CA et le besoin en fonds de roulement. Il devra donc définir les indicateurs de performance, procédures de reporting et tout autre élément qui lui permettra de disposer des informations nécessaires à l'analyse exhaustive et argumentée des situations actuelles et futures. Ces process et outils du Directeur Financier devront d’ailleurs être actualisés au fil de la croissance de la startup pour bien couvrir tous les besoins.

III - Comment structurer un département finance ? Faut-il internaliser ou externaliser ?

À chaque phase de croissance, ses process et outils, donc. Ceci implique de pouvoir s'adapter régulièrement pour accompagner le changement.

Par exemple, au départ, face à un faible volumes de factures, un logiciel comptable simple et de bons vieux Excels peuvent amplement faire l'affaire. Plus tard, il faudra songer à investir dans un logiciel plus performant de gestion, et trouver un bon CRM pour centraliser l'information.

Puisque nous avons observé que la mission comptable inclut la gestion des flux de validations des opérations, une bonne procédure impliquant l'aval d'un manager des achats et ventes devrait suffire. Plus tard, ces flux devront nécessairement être automatisés pour ne pénaliser l'activité ni des uns, ni des autres.

L'élément commun aux deux situations présentées plus haut, c'est la nécessité d'avoir recors à une solution prête-à-l'emploi. Et les avantages sont plus que faciles à lister :

• Si les ressources ne sont pas disponibles en interne, est-il plus intéressant d'engager de nouveaux coûts salariaux ou de trouver une solution en externe ?

• Est-ce d’ailleurs une priorité stratégique ?

• Quid si l'entreprise est présente dans plusieurs pays ?

• Les dernières innovations en termes de logiciels et d'outils ne permettent-elles pas de clore les débats levés aux questions précédentes ?

À l'inverse, une avancée plus prononcée sur le chemin de la croissance implique de reconsidérer certaines problématiques. En effet, en premier lieu, plus l'entreprise devient imposante en termes de taille, plus le besoin d'internaliser se fera ressentir. La question mérite également d'être posée au regard de certains éléments tels que la nature des dirigeants de l'entreprise : des actionnaires demanderont immanquablement plus de reporting, et disposer d'une ressource dédiée en interne permettra d'accéder à temps à leurs demandes. Notamment en cas de rachat de l'entreprise, par exemple, où tout l'équipage devra se présenter sur le pont pour mener au mieux la mission. Pour des besoins très spécifiques auquel aucun externe fiable ne pourra répondre, humain ou technologique, c'est en interne que les solutions devront être trouvées. Quant à l'accession à une phase de développement international, la démarche mérite plus de contrôle et de réactivité que seule une équipe en interne sera en mesure de proposer.

Donc avant de songer à recruter un directeur financier si le besoin s'en fait sentir, il est indispensable d'effectuer cette prise de perspective quant aux différentes variables à prendre en compte au moment de discuter le projet. Le niveau de maturité de votre entreprise, ses ressources et les besoins qui naissent doivent nourrir votre réflexion quant au profil parfait pour le job, et aux moyens à lui attribuer pour mener ses missions à exécution.

Posez-vous les bonnes questions pour savoir s'il est vraiment urgent de recruter un directeur financier, et surtout quelle sera sa fiche de poste. S'il ne s'agit que de lui demander de se porter garant de la bonne gestion des finances ; des solutions telles que Spendesk pourraient in fine faciliter la vie des dirigeants et optimiser le travail des experts-comptables, retardant ainsi logiquement l’urgence d’un besoin en directeur financier.