Rapprochement bancaire : organisation pour un processus efficace

Le rapprochement bancaire, ou lettrage, reste un outil essentiel pour le contrôle interne en entreprise. Il est temps de dépoussiérer le concept. Il conserve souvent une image vieillotte du comptable qui réalise le pointage de chaque ligne de comptes. Voici un tour d’horizon du fonctionnement et des avantages que comporte le processus de rapprochement bancaire.

Nous aborderons ensuite la manière de l’automatiser et de le faciliter sur le plan organisationnel. Enfin, vous comprendrez comment Spendesk aide à fluidifier les contrôles entre comptabilité relevés bancaires.

1 - Rapprochement bancaire : définition et fonctionnement pratique

En tant que DAF, vous disposez dans vos équipes d’une personne chargée d’établir le rapprochement bancaire compte de banque par compte de banque. Voici un rappel de la définition du processus et des tâches à réaliser, y compris pour le directeur administratif et financier de l’entreprise.

1.1 - Définition du rapprochement bancaire

Avant tout, c’est un outil de contrôle interne puissant. Vous avez souvent entendu dire qu’un rapprochement bancaire doit être juste à l’euro près. La direction financière a pour mission l’enregistrement comptable de tous les mouvements de trésorerie de l’entreprise, encaissements comme décaissements. Aussi, quelle que soit l’activité, elle doit refléter parfaitement toutes les opérations qui figurent sur chaque relevé bancaire. Pour autant, il peut exister des décalages temporels.

Le rapprochement bancaire vise donc à s’en assurer en identifiant tous les écarts entre le solde du compte et celui en banque. Ensuite, le travail consiste à vérifier l’apurement de chaque montant en écart. Ceci s’effectue généralement par l’établissement du rapprochement bancaire de la ou des périodes suivantes.

1.2 - Composantes d’un état de rapprochement bancaire

En tant que DAF, vous visez théoriquement tous les rapprochements bancaires de votre entreprise. Les commissaires aux comptes vérifient souvent que ce contrôle s’effectue régulièrement. Lorsque vous le réalisez périodiquement, vous devez disposer des 3 documents suivants pour chaque compte 512 de la balance comptable :

• copie ou scan de l’extrait de compte bancaire à la date du rapprochement ;

• solde du compte de la banque édité à la même date ;

• état de rapprochement bancaire à proprement parler.

Le tableau de rapprochement constitue une table de passage entre le solde bancaire et le solde comptable avec :

• d’une part, le détail des sommes comptabilisées et non passées en banque (exemple : les chèques émis non débités) ;

• d’autre part, la liste des montants constatés en banque et sans saisie comptable de chaque opération (exemple : des prélèvements ou des frais bancaires et agios).

1.3 - Contrôles de cohérence et signature du rapprochement bancaire par le DAF

Vérifiez la cohérence des sommes restant en suspens et leur antériorité. En cas de doute, réalisez un mini audit. Interrogez le service trésorerie pour mieux comprendre. Si c’est utile, faites comptabiliser ce qui manque pour l’arrêté de votre situation mensuelle. Il peut s’agir de provisions ou d’écritures complémentaires du journal de banque. Si nécessaire, demandez à ressortir les documents corrigés du rapprochement bancaire de la période. Signez ou visez le tableau final. Enfin, archivez votre contrôle pour le dossier de bilan comptable.

2 - Les avantages du rapprochement bancaire dans une entreprise

Ce processus comporte plusieurs avantages concrets pour le pilotage financier d’une société. Ce n’est pas une opération bancaire à prendre à la légère. Elle mérite toute votre attention en tant que DAF.

2.1 - Un outil de base pour le contrôle interne comptable

Comme évoqué, les commissaires aux comptes prêtent attention aux états de rapprochement bancaire. Le fait que le processus soit bien géré et sous contrôle au niveau de la DAF contribue à les rassurer. Chaque flux financier, encaissement comme décaissement, doit trouver sa justification dans une pièce comptable. Aussi, il importe de vérifier que chaque montant se retrouve bien en comptabilité et dans le grand livre des comptes.

2.2 - Identification des erreurs et omissions en comptabilité

Par la réconciliation des données issues de la comptabilité et celles enregistrées en banque, vous pouvez détecter divers types d’irrégularités ou d’oublis. Le problème peut provenir de la comptabilité avec une écriture saisie à tort ou omise. Inversement, en cas d’erreur de la banque, il convient d’effectuer des recherches et d’obtenir la correction de l’établissement financier.

Si un client vous vire le paiement d’une facture sans prévenir, vous retrouvez l’information sur le relevé de compte. Vous attendez la perception d’une subvention ? C’est souvent la lecture du relevé bancaire qui vous apporte la bonne nouvelle. Un chèque émis à un fournisseur depuis un an et non débité en banque n’a plus de valeur et peut être annulé.

2.3 - Un support pour la prévision et gestion de trésorerie

Les prévisions de trésorerie doivent partir en permanence de la position réelle du jour ou de la semaine. Si vous utilisez les soldes bancaires de la comptabilité, vous risquez de générer des décalages. C’est la banque qui vous fournit cette information.

Pour préparer vos prévisions d’encaissements et de décaissements, vous exploitez souvent les échéanciers proposés par votre logiciel de comptabilité. Toutefois, n’oubliez pas d’ajouter à ces sommes les montants de l’état de rapprochement bancaire côté comptabilité. Effectivement, les encaissements et décaissements comptabilisés, qui n’apparaissent ni au débit ni au crédit du relevé de compte bancaire sont à prendre en compte. En effet, ils ne figurent plus dans les échéanciers issus de la comptabilité utilisés pour la prévision.

3 - Comment automatiser et faciliter son rapprochement bancaire ?

L’établissement du rapprochement bancaire constitue donc une tâche essentielle pour la bonne tenue de la comptabilité de l’entreprise. Comme pour beaucoup d’autres fonctions comptables, la technologie a bien évolué. Elle permet aujourd’hui d’envisager ce travail plus sereinement, de manière moins chronophage et fastidieuse. Voyons comment.

3.1 - Périodicité et organisation du rapprochement bancaire

Indirectement, le rapprochement bancaire constitue une obligation même si elle n’est pas inscrite dans la loi. En effet, si vous voulez obtenir la certification de vos comptes par les commissaires aux comptes, vous n’y couperez pas.

Nous recommandons de l’effectuer au minimum chaque mois, en particulier si vous réalisez des situations comptables mensuelles. C’est la garantie de disposer de contrôles de base en matière de trésorerie et de détecter le cas échéant des erreurs de saisie qui peuvent impacter la comptabilité.

Pour les entreprises qui présentent une quantité de flux importante, le rythme hebdomadaire est approprié. Plus votre équipe établit régulièrement le rapprochement bancaire de chaque banque, plus elle trouve facilement les explications concernant les écarts ou anomalies. C’est exactement comme le compte d’attente. Laisser les choses en suspens plusieurs mois constitue rarement une bonne idée.

3.2 - Les outils et logiciels pour simplifier la réconciliation de la banque et de la comptabilité

Il est révolu le temps où l’état de rapprochement bancaire se montait sur un tableau Excel à l’issue de multiples pointages ligne à ligne entre comptabilité et banque. La tâche s’automatise et peut se confier à un salarié non expert en débit et crédit. La plupart des logiciels de comptabilité ou de gestion de trésorerie en PME proposent aujourd’hui une fonctionnalité de rapprochement bancaire.

Vous récupérez par interface les informations détaillées de la banque. En définissant des règles de rapprochement précises, vous demandez au logiciel de dégrossir au maximum le mariage des données bancaires avec celles de la comptabilité pour faciliter la rédaction du compte de résultats. Il reste alors à analyser les montants non rapprochés de part et d’autre et à effectuer les compléments d’écritures comptables le cas échéant.

3.3 - Les opérations qui facilitent la gestion du rapprochement

À côté du logiciel de rapprochement bancaire, notez que certains outils informatiques de gestion des dépenses aident aussi au processus. Il s’agit de modes de pilotage nouveaux qui tracent les opérations de dépenses à partir des moyens de paiement.

De cette manière, c’est l’acte de décaissement qui va générer les écritures comptables, ce qui évite donc tout écart entre la comptabilité et la banque. Nous allons vous expliquer ce modèle de fonctionnement en détaillant dans la partie qui suit l’application Spendesk.

4 - Spendesk épaule ses clients pour rapprocher banque et comptabilité

Le métier de Spendesk consiste à fluidifier les dépenses professionnelles des PME, tant pour les collaborateurs amenés à les réaliser que pour l’équipe finance de l’entreprise. Dans ce cadre, notre logiciel en ligne contribue à simplifier l’établissement du rapprochement bancaire et à tracer les pièces justificatives et opérations comptables de dépenses en temps réel.

4.1 - La plateforme Spendesk : une solution pour faciliter la gestion des dépenses professionnelles

Notre logiciel de gestion en ligne, disponible de partout y compris sur mobile, est une plateforme unique hébergée sur le Cloud. Grâce à cette application, les PME disposent d’un seul outil de gestion de leurs dépenses professionnelles.

Vous y retrouverez tous les documents comptables : Notes de frais dématérialisées, factures fournisseurs, achats en ligne ou physiques avec des cartes bancaires plafonnées et affectées nominativement, les collaborateurs ont le choix. Réaliser leurs achats et organiser leurs déplacements devient simple tout en étant sécurisé pour le management.

Avec un suivi budgétaire intégré, un système d’autorisation et de validation, un reporting et une précomptabilisation, nous apportons un service de logiciel comptable complet. Nous assurons ainsi la traçabilité totale des flux et des pièces justificatives pour faciliter les missions des experts-comptables et accélérer la clôture du bilan comptable.

4.2 - Génération de paiements dans Spendesk : simplification du rapprochement bancaire

Avec Spendesk, vous autorisez des dépenses et validez différents types de décaissements financiers directement dans l’application :

• remboursement de notes de frais par virement ;

• paiement de factures fournisseurs dématérialisées par virement ;

• règlement d’achats sur le Web par cartes bancaires virtuelles ;

• paiement de dépenses professionnelles par cartes bancaires physiques.

Toutes ces dépenses génèrent donc des fichiers d’écritures comptables afin de mouvementer les comptes de banque. Dans le même temps, les opérations de virement et de cartes bancaires sont envoyées à la banque. Au vu des moyens de paiement utilisés, ces montants n’engendrent donc aucun écart avec l’état de la banque ce qui simplifie le rapprochement bancaire. En outre, les justificatifs de toutes ces sommes qui impactent la trésorerie demeurent disponibles à un seul endroit, sur notre plateforme.

Optimisez l’établissement de votre rapprochement bancaire avec les bons outils,

vous en ferez un moyen de contrôle interne simple à manier pour le plus grand bonheur de votre service finance et trésorerie. Spendesk vous accompagne et contribue à alléger le processus en entreprise grâce à son application en ligne. Contactez-nous pour organiser une démonstration de notre produit.