Reforecast : tout savoir sur ce concept de gestion en entreprise

Le Reforecast, un mode de pilotage à connaître pour votre entreprise

Vous recherchez des outils plus souples que le budget et adaptables à la réalité de l’entreprise ? Le processus budgétaire traditionnel présente de nombreuses limites. Aussi, la reprévision ou atterrissage, appelée reforecast en anglais fait partie des concepts intéressants dans une direction financière. Découvrez comment ce procédé de prévisions complète judicieusement les dispositifs de pilotage de l’entreprise. Avec nos conseils pratiques, mettez-le simplement en œuvre. Enfin, interrogez-vous sur la pertinence du rolling forecast, une autre alternative à la gestion budgétaire traditionnelle.

SOMMAIRE :

1 - Les limites du budget classique en entreprise

2 - Le reforecast : une solution complémentaire pour le pilotage des entreprises

3 - Déploiement des reprévisions : trucs et astuces

4 - Une alternative au reforecast à connaître : le rolling forecast

1 - Les limites du budget classique en entreprise

Qui n’a jamais été confronté un jour aux lourdeurs du budget, voire à son manque de pertinence juste quelques mois après son établissement ? Le monde de la finance vit une époque compliquée. La réactivité toujours plus grande s’impose pour accompagner les dirigeants au plus près.

1.1 - Une prévision budgétaire calée sur le timing de l’exercice comptable

Le budget s’établit au minimum pour l’exercice prochain alors que souvent le travail de budgétisation commence bien avant la clôture de celui en cours. Même s’il se mensualise en général, c’est une période longue pour percevoir correctement le futur. Ce travail comporte forcément un degré d’incertitude important quant au réalisme des hypothèses budgétaires retenues.

1.2 - Un mécanisme long à mettre en œuvre notamment dans les groupes

C’est d’autant plus vrai dans les groupes de sociétés aux multiples entités, filiales, business units, etc. La préparation des données du budget, de l’échelon le plus fin jusqu’à la compilation et la consolidation groupe prend du temps.

Souvent, les équipes du contrôle de gestion et le DAF s’attèlent à l’élaboration du budget N+1 dès le mois de juin de l’année N. Les différents niveaux de présentation des budgets fonctionnels et opérationnels imposent ce calendrier avant d’arriver à une validation par la direction du groupe. Parfois, les entités doivent même revoir leur copie un mois avant le début du nouvel exercice afin d’intégrer les ajustements exigés par leur hiérarchie.

1.3 - Des tableaux prévisionnels figés et intégrés dans les outils de reporting

En général, le budget de l’entreprise une fois validé se déverse dans une application informatique pour son suivi, voire dans la comptabilité ou l’ERP. C’est alors une donnée figée pour tout l’exercice. Lorsque le budget devient inadapté pour raison structurelle ou conjoncturelle, ce mode de fonctionnement perd en pertinence pour la gestion d’entreprise. Le compléter prend alors tout son sens.

1.4 - Le suivi budgétaire, générateur de démotivation pour les opérationnels

Lorsque le budget s’établit très tôt et que la conjoncture contrecarre les projets, le management opérationnel risque de rejeter cet outil de pilotage. En période de pandémie de la COVID-19 ou de guerre aux portes de l’Europe en 2022, beaucoup d’entreprises rencontrent cette difficulté. Que valent les hypothèses budgétaires retenues un an avant ? Comment recaler les prévisions avec un processus aussi figé ? Il devient urgent d’offrir des solutions plus souples aux opérationnels pour les aider à établir leurs projections et leurs réactualisations.

2 - Le reforecast : une solution complémentaire pour le pilotage des entreprises

Reforecast, reprévision, révisé, atterrissage ou estimé, le vocabulaire des financiers est riche en matière de révision du budget. Derrière chaque notion, se cache la volonté de mettre à jour la donnée budgétaire avec plus ou moins de précisions et selon une fréquence décidée au départ.

2.1 - Définition du reforecast ou reprévision budgétaire

La terminologie anglaise de reforecast s’impose de plus en plus dans les milieux financiers même si la traduction existe dans le dictionnaire français. Ainsi, ce procédé correspond à une reprévision, soit l’établissement de données prévisionnelles après avoir construit le budget une première fois.

Cette révision s’opère pour un exercice comptable déjà entamé. Aussi, elle s’appuie logiquement sur les résultats réalisés des premiers mois. Par exemple, courant juin, vous préparez un reforecast basé sur 5 mois enregistrés en comptabilité et 7 mois de prévisions. On parle alors d’un 5 +7. Les 7 mois de prévisions ne correspondent pas exactement à ceux du budget initial. Ils se corrigent selon les actions nécessaires pour garder le cap des objectifs budgétaires et le contexte économique connu dans le moment.

2.2 - Les avantages des reprévisions pour la gestion en entreprise

Le budget reste un exercice exigeant et rigide orienté sur les données économiques à atteindre par l’entreprise ou le groupe. Il se construit par l’empilement de multiples sous-budgets par services, activités, sites, etc. Sa mise à jour détaillée s’avère souvent impossible sous cette forme. Le fait de disposer d’un reforecast en parallèle apporte cette souplesse nécessaire aux dirigeants pour piloter et décider.

a - Prise en compte des changements conjoncturels grâce au reforecast

La période 2020-2022 constitue un excellent exemple. Beaucoup de secteurs d’activité ont subi brutalement la crise sanitaire. Ils prennent aussi de plein fouet la flambée des énergies, matières premières ou emballages avec la guerre provoquée par la Russie en Ukraine. Avec le reforecasting, les entreprises peuvent mettre le budget annuel au second plan.

En réalisant une reprévision plus proche du nouveau contexte économique, au moins pour le calcul des marges brutes, vous ajustez la cible financière de fin d’exercice. Vous pouvez même l’effectuer à plusieurs reprises au cours de la période si nécessaire.

b - Adaptation de reforecasting face à des hypothèses budgétaires caduques

Votre société avait budgété une forte croissance basée sur le lancement d’une nouvelle activité ou gamme de produits ? Malheureusement, pour diverses raisons techniques, le projet prend un an de retard.

Optez pour un reforecast en cours d’exercice, voire chaque trimestre afin de corriger l’estime de fin d’année. Vous supprimez le chiffre d’affaires, la marge et les charges directes de cette activité pour les mois budgétés à venir. Vous disposez d’un atterrissage financier ajusté plus réaliste. Il vous évite de justifier chaque mois l’écart significatif au budget.

c - Éviter de se réfugier derrière des prétextes face à un budget déphasé

L’entreprise qui pratique le reforecasting dispose de données chiffrées plus réalistes et moins contestables. Elle corrige les écarts significatifs au budget, notamment pour les éléments économiques indépendants de la volonté des managers. Ces derniers ne peuvent plus se contenter d’un commentaire simpliste comme « le budget est faux ou inadapté ». Ainsi, ils doivent tenter d’atteindre un résultat financier révisé plus cohérent. C’est leur responsabilité d’y parvenir sans se cacher derrière la conjoncture, l’inflation ou la perte d’un marché.

d - Rester dans l’action et la réaction, au plus proche du terrain

En ajustant la prévision ainsi, vous affinez la vision financière et l’atterrissage de fin d’année. Cette démarche aide à identifier les actions à mettre en œuvre pour garder le nouveau cap et atteindre les objectifs revus. Les opérationnels s’intéressent plus aux résultats et ils collaborent plus facilement à l’analyse, la recherche de leviers ou solutions, par rapport à un budget figé et inadapté.

3 - Déploiement du reforecasting : trucs et astuces

Comment s’y prendre pour mettre en place la reprévision périodique dans votre entreprise ? Évidemment, sauf si votre groupe l’impose régulièrement, rien n’oblige à la systématiser. C’est un outil de gestion à utiliser avec clairvoyance.

3.1 - Le reforecast, un processus léger et rapide quand c’est utile

Demandez-vous d’abord si le reforecast s’impose ou pas. Si vos résultats réels restent en phase avec ceux budgétés, ne vous lancez pas dans ce type de révision budgétaire. Analysez avec les principaux managers le contexte économique, la concurrence, la capacité de production, etc. Identifiez les éléments qui compromettent l’atteinte des objectifs initiaux. En l’absence de tels facteurs, la reprévision n’est d’aucune utilité.

Concentrez-vous sur ces postes macros pour votre processus d’atterrissage. Il ne doit pas demander beaucoup de temps et d’énergie aux équipes. Faites modéliser des maquettes ou des tableaux de restitution des données réactualisées. Simplifiez le travail à effectuer au maximum.

3.2 - Raisonner macro et ajuster les reforecast par écart

Imaginez le reforecast comme un filet « grosse maille ». Fixez le niveau des corrections en dizaines de milliers d'euros, voire en millions d’euros selon la taille de votre entreprise. Travaillez avec la méthode des écarts pour chaque business unit. Plutôt que de rebâtir des prévisions complètes, identifiez dans une colonne « écarts » les postes significatifs du compte de résultat dont la modification s’impose.

Indiquez-y les montants et le sens de la correction à opérer sur le budget des mois restants à réaliser. Pour un 5+7, en additionnant les 5 mois réels, les 7 mois du budget et la colonne « écarts » vous obtenez aisément votre reprévision ligne à ligne.

3.3 - Associer les opérationnels et en particulier le commerce et marketing

La reprévision financière ne peut se réaliser tout seul, dans le bureau du DAF ou du contrôleur de gestion. Exercice qui consiste au contraire à identifier les éléments de l’activité qui semblent en déphasage avec le budget, il implique les opérationnels. En première ligne, sollicitez la direction commerciale et celle du marketing. Le chiffre d’affaires et la marge constituent en général les premiers postes concernés par l’atterrissage.

3.4 - Automatiser les reprévisions dans l’entreprise

Idéalement, si vous réalisez des reforecasts régulièrement au cours de l’exercice comptable, mieux vaut automatiser le processus. Appuyez-vous sur vos applications informatiques existantes autant que possible. Par exemple, si vous disposez d’un outil décisionnel comme Qlickview, Anaplan ou Tableau, vous pouvez bâtir des maquettes pour les commerciaux, soit en saisie directe soit en chargement d’un fichier bureautique.

Avec la plateforme Spendesk qui gère les dépenses professionnelles de vos collaborateurs, vous bénéficiez aussi d’outils fins de reporting sur les dépenses réelles comparées au budget initial. L’analyse de ces données permet ensuite d’automatiser une reprévision sur cette base d’écarts constatés sur les premiers mois de l’exercice.

3.5 - Aller au-delà du pilotage du compte de résultat avec le reforecast

Quand vous pensez révision du budget, vous imaginez surtout de passer en revue les charges et produits afin de corriger le résultat prévisionnel de fin d’année. Pourtant, le reforecast concerne d’autres aspects du pilotage financier des entreprises.

a - La gestion du cash et le reforecast

S’il existe un domaine confronté à la révision permanente dans l’entreprise, c’est bien la trésorerie. Par définition, les prévisions financières se recalent constamment avec le solde réel de trésorerie journalier, hebdomadaire ou mensuel. Les retards de paiement des clients comme les modifications des échéanciers fournisseurs issus de la comptabilité s’intègrent dans la reprévision du cash. Une bonne maîtrise des ressources financières passe par un procédé de révision dynamique et régulier.

b - L'exercice de reforecasting des budgets d’investissement

En période troublée par des phénomènes conjoncturels notamment, aucune entreprise ne peut considérer son budget d’investissement figé dans le marbre. L’évolution de la rentabilité, la situation du cash comme la position des éventuels investisseurs ou banquiers peuvent contraindre à revoir ce budget ou à le limiter. Certains indicateurs comme le free cash flow, flux de trésorerie disponible en français, aident à déterminer le niveau acceptable d’investissements.

4 - Une alternative au reforecast à connaître : le rolling forecast

Dans le dictionnaire des termes financiers en anglais ou en français, à côté des synonymes, reprévision, reforecast, révisé, atterrissage, se glisse un presque faux-ami, le rolling forecast.

4.1 - Définition du rolling forecast

Comme sa traduction littérale l’indique, c’est une prévision glissante. Il s’agit en quelque sorte d’actualiser le budget de manière continuelle ou très régulière. La plage de mise à jour peut dépasser la période annuelle et s’étaler par exemple sur 8 trimestres glissants. Cette planification financière permanente apporte plus de pertinence aux dirigeants confrontés à des évolutions constantes de leur environnement. Ils peuvent rapidement prendre de nouvelles orientations ou adapter l’organisation et le management.

4.2 - Différence entre reforecast et rolling forecast

Les reforecasts correspondent à des révisions des résultats estimés pour la fin de l’exercice, réalisés en général une à deux fois dans l’année. Le rolling forecast s’avère glissant sur une périodicité définie à l’avance, mais sans date de fin. Il se calcule généralement chaque mois par le contrôleur de gestion et exige des process d’automatisation importants pour éviter de consommer trop de ressources internes.

4.3 - Et si le rolling forecast remplaçait définitivement le budget ?

Dans certains groupes, la construction budgétaire classique prend beaucoup de temps. Elle occupe bien trop de ressources dans l’équipe financière. La question se pose alors de s’en passer et de se contenter d’une prévision glissante éprouvée. N’omettez pas toutefois d’y adjoindre des objectifs financiers annuels ou trimestriels pour le management des équipes notamment.

Vous risquez cependant de vous heurter à une difficulté. Certains partenaires de l’entreprise restent attachés au format du budget traditionnel. Citons les banquiers, les actionnaires et les commissaires aux comptes. Pourtant ce système glissant apporte de la pertinence et de l’agilité aux dirigeants en recherche d’anticipation et de réactivité.

Le reforecast, un outil pertinent et complémentaire au budget

Les services financiers consacrent beaucoup d’énergie et de ressources tant à la construction du budget qu’au suivi budgétaire l’année d’après. Avec les incertitudes économiques et le besoin grandissant d’ajustements et d’anticipation, établir une reprévision fait partie des bonnes pratiques.